Sådan vælger du en e-mail-service til virksomheder

Email er en uundværlig del af at drive enhver lille virksomhed . Det er ofte den bedste - og mindst påtrængende måde - at kommunikere med medarbejdere, kolleger og samarbejdspartnere. Men hvis e-mail er så vigtigt, vil du hellere tænke hårdt, inden du vælger en e-mail-tjeneste til din virksomhed. Ikke alle e-mail-platforme er skabt ens, så det er vigtigt at vælge en med de funktioner, du har brug for. Samtidig vil du undgå at overbetale for funktioner, som du ikke har brug for. Her er fem faktorer, der skal overvejes, inden du afvikler en e-mail-platform til din virksomhed.

1. Gratis eller betalt?

Den eneste ting, du ikke kan få med en gratis webpost-tjeneste, er evnen til at bruge dit varemærkes navn som en del af din e-mail-adresse. Hvis du f.eks. Registrerer dig for en gratis Gmail-konto, får du en mailadresse som [brugernavn] @ gmail.com; men ved at abonnere på Google Apps for Business kan du sikre en e-mail-adresse, der læser [brugernavn] @ [din virksomhed] .com. I de fleste tilfælde skal du allerede eje dit eget webdomæne for at kunne bruge det som en del af din e-mail-adresse, men registrering af et domæne kan koste så lidt som $ 10 om året. Andre tjenester, som f.eks. Microsoft Office 365, giver dig dit eget domænenavn uden at skulle betale ekstra hostinggebyrer.

Hvorvidt det er vigtigt for dig (og enhver medarbejder) at have en branded e-mail-adresse, er i sidste ende op til dig . En e-mail-adresse, der indeholder dit eget domænenavn, kan muligvis øge den opfattede troværdighed i din virksomhed. På den anden side kan en generisk emailadresse være fint for de mindste virksomheder, især hvis du er eneejer.

2. Opbevaringsplads

Selvfølgelig er en branded e-mail-adresse ikke den eneste fordel ved en betalt e-mail-tjeneste. Betalede platforme tilbyder masser af andre frynsegoder, såsom udvidet skylagring til e-mail og andre filer. Mange gratis e-mail-tjenester tilbyder begrænset lagerplads og tvinger dig til at slette beskeder, når din indbakke bliver fuld. Hvis du driver en lille virksomhed, der afhænger meget af e-mail, og du foretrækker at arkivere beskeder snarere end at slette dem, kan din indbakke fylde travlt. Ved at abonnere på en betalt tjeneste kan du få adgang til en meget større indbakke.

Der er et par andre relaterede spørgsmål at overveje. For eksempel varierer den maksimale størrelse af en vedhæftet fil meget forskelligt mellem forskellige tjenester, med nogle tjenester, der klipper vedhæftede filer ved 10 GB, og andre gør det muligt at sende store filer op til 300 GB eller mere, så længe filen allerede er uploadet til skyen.

3. Sikkerhed

Uanset om du betaler for e-mail eller bruger en gratis tjeneste, vil du have en stram sikkerhed for din virksomhedsindbakke - især hvis du kører din virksomhed, indebærer udveksling af private klientdata. Og andre følsomme data kan vedhæftes til din e-mail-konto, f.eks. Bankkontonumre og afkast. Endnu mere end med din personlige e-mail, er det vigtigt at holde cyberkriminelle ude af din virksomhedskonto.

Før du afvikler en e-mail-tjeneste, skal du kontrollere sikkerhedsforanstaltninger som f.eks. Spam- og phishing-filtre. Støtte til tofaktorautentificering er også vigtig; Funktionen hjælper med at holde udenforstående ude af din indbakke ved at kræve, at brugerne har to oplysninger om at logge ind. Den første er din almindelige adgangskode, og den anden er en ny genereret kode, der sendes til enten din mobiltelefon eller en anden e-mail-adresse. Andre sikkerhedsfunktioner, der skal kontrolleres, omfatter indbyggede antivirusforanstaltninger for at holde malware fra din computer, hvilket er særligt vigtigt, hvis du henter mange vedhæftede filer.

4. Samarbejdsværktøjer

En god forretnings e-mail-platform gør det lettere for dig at arbejde sammen med dine medarbejdere eller kolleger. De bedste platforme omfatter værktøjer til at hjælpe dig med at samarbejde. For eksempel omfatter tjenester som Gmail og Outlook en indbygget kalender som en del af din e-mail-indbakke. Og i nogle få enkle trin kan du dele din kalender med andre, så de kan se og redigere den på farten. Det kan virkelig hjælpe med planlægning og samarbejde.

Email threading er en anden funktion, der kan hjælpe dig med at arbejde sammen med kolleger. Trådede e-mails gør det lettere at følge lange udvekslinger, fordi svar vises efter hinanden i en enkelt tråd, i stedet for at blive spredt i din indbakke i den rækkefølge, de blev modtaget.

5. Bonusfunktioner

Når du har fundet en e-mail-tjeneste, der dækker alt det grundlæggende, skal du kontrollere yderligere funktioner, som kan øge din produktivitet. For eksempel omfatter nogle platforme som Gmail og Outlook integreret videochat. Det betyder, at du kan bruge en enkelt tjeneste til både at udveksle meddelelser og møde eksternt, hvilket gør din daglige drift enklere og mere effektiv.

Nogle e-mail-platforme omfatter også instant messaging-funktionalitet. Instant messaging er bedre end e-mail til real-time diskussioner, da du kan udveksle mange korte meddelelser i hurtig rækkefølge. Og det kan være bedre at sende en chatbesked til at sende en email, hvis indholdet af din besked ikke er så vigtigt.

10 Måder at Crowdfund din opstart

Crowdfunding lyder måske nemt, men heldigvis er det ikke lykkedes ulykker. Startups, der er mest succesfulde ved crowdfunding, har som regel mange ting for dem, ifølge Scott Steinberg, en crowdfunding-ekspert og forfatter til den nyligt udgivne "The Crowdfunding Bible", en gratis downloadbar bog. For eksempel, Steinberg sagde, at succesfulde crowdfunded projekter normalt starter med en solid idé og salgbar vision for produktet eller tjenesten.

(Forretning)

4 Nøgler til en vellykket salgsstilling

Salg er livsnerven for enhver virksomhed: Uanset hvor fantastisk dit produkt eller din tjeneste er, hvis kunder eller kunder ikke køber det, kan det lige så godt ikke eksistere. Derfor fremstiller en effektiv salgsstigning er afgørende for virksomhedens vækst. Bob Circosta, den oprindelige vært for Home Shopping Network og tv's "Billion Dollar Man", ved meget om, hvad der kræves for at lukke et salg.

(Forretning)