FileHold Express Review: Bedste dokumentstyringssystem til små virksomheder

Vores undersøgelse og analyse af dokumentstyringssystemer i 2018 fører os til at anbefale FileHold Express som det bedste dokumentstyringssystem til små virksomheder. Vi valgte FileHold fra snesevis af dokument styringssystemer vi overvejede. For vores fulde metodologi og en mere omfattende liste over dokumentstyringssystemer, besøg vores bedste pluk-side.

Hvorfor FileHold?

FileHold har en intuitiv grænseflade, der er ideel til små virksomheder til at få et håndtag på. Det bruger den samme arkiveringsstruktur som Windows Explorer, som gør det nemt at lære og introducere nye medarbejdere.

Nem at bruge

Hvad gør FileHold så attraktivt for små virksomheder, er, at det har samme udseende som programmer de er vant til. Arkiveringsstrukturen indeholder det samme kabinet, skuffe, mappe og undermappe tilgang, som Windows Explorer bruger. Når det er installeret, skal medarbejderne hurtigt komme op til fart.

Vi var imponerede over systemets rene interface. I modsætning til andre systemer, der er rodet med ikoner og billeder, ser du alle, når du logger ind, at dokumentbiblioteket løber ned til venstre på siden og en søgelinje øverst. Du arkiverer, søger og gennemgår dokumenter alle fra samme side. Mange af de andre systemer, vi undersøgte, tvinger dig til at skifte frem og tilbage mellem sider.

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der hjælper dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterwebsted. BuyerZone giver dig gratis information fra en række leverandører:

Systemets MyFileHold-mapper er yderst hjælpsomme . Disse er separate mapper oven på det generelle bibliotek af skabe og skuffer til dine mest brugte dokumenter, dine udcheckede filer, eventuelle advarsler eller påmindelser, de filer, du har fået for nylig, og de dokumenter, du for nylig har tilføjet systemet. Dette giver et øjebliksbillede af de dokumenter, du arbejder i øjeblikket på, og de elementer, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.

FileHold giver en god mængde tilpasning. Medarbejdere kan tilpasse dele af systemet til deres personlige præferencer. Du kan tilpasse hurtige links til forskellige opgaver, f.eks. Tilføje filer, sammenkæde dokumenter og tjekke filer. Du vælger de specifikke metadataattributter - f.eks. Dokumenttype, version, antal linkede filer og forfatter - der vises sammen med filens navn.

Du kan arkivere dokumenter i systemet på flere måder. Du kan trække og slippe filer allerede på din computer eller netværket, samt scanne dokumenter direkte ind i systemet. Microsoft Office integration giver dig mulighed for at tilføje dokumenter, du arbejder på i Word, Excel, Outlook eller PowerPoint med et klik på en knap.

En gang i systemet, et dokument i en indbakke. Her definerer du dens metadataattributter og vælger den placering, hvor du vil have den arkiveret. FileHold tilbyder et væld af attributter, som kan vedhæftes til hver fil, så du kan vælge forskellige egenskaber for forskellige typer dokumenter. Fakturaer kan for eksempel indeholde den klient, fakturaen er til, og den dato, den skal betales, mens en brochure kan have egenskaber som den, der oprettede den, og hvornår den blev tilføjet til systemet.

FileHold tilbyder flere nemme måder for hurtigt at finde de dokumenter, du leder efter. Den nemmeste mulighed er at indtaste ord eller sætninger, du leder efter i et dokument i hovedlinjen, som ligner Googles søgelinje. Dette søger i hele biblioteket med filer. Men i stedet for kun at returnere dokumenter med den nøjagtige ordlyd, du søgte efter, returnerer denne mulighed resultater, der indeholder synonymer, stemmede ord og ord, der er tæt forbundet med dine oprindelige søgeord. Når resultaterne returneres, kan du klikke på en fil, og en forhåndsvisning boks fremhæver de ord, du søgte efter, så du hurtigt kan se, om det er det dokument, du har brug for. Du kan også gennemføre avancerede søgninger, der giver dig mulighed for at søge efter filer baseret på metadataattributter.

Funktioner

Vi var især imponerede over de mange samarbejdsværktøjer, som inkluderer en check-in og checkout-funktion, der blokerer mere end én person for at arbejde på samme dokument på samme tid. Du kan også indstille advarsler, der automatisk underretter medarbejdere, når dokumenter kontrolleres ind og ud eller når der foretages ændringer til filer.

Softwaren holder en revisionslogbog over alle, der får adgang til hver fil, og når de gør det, og arbejdere kan Gennemgå tidligere versioner af dokumenter, efter at der er foretaget ændringer.

Heldigvis for virksomheder med eksterne medarbejdere er systemet tilgængeligt overalt via en internetforbindelse computer eller mobilenhed. Når du er logget på eksternt, tillader softwaren dig at søge, hente og arbejde på ethvert dokument, der er gemt i systemet. Ikke alle de selvhostede systemer, vi undersøgte, tilbyder denne grad af fjernadgang.

For at sikre, at medarbejderne kun ser de filer og dokumenter, de skulle have, tilbyder FileHold et valg af 11 sikkerhedsroller, lige fra skrivebeskyttet til system administration. Du kan også indstille specifikke adgangstilladelser for hele frysere og mapper såvel som til individuelle filer.

Andre standardfunktioner omfatter en kalender, der holder styr på ukomplette opgaver, muligheden for stort set at linke filer i systemet og scanningsoftware, der

Du kan købe valgfrie funktioner til en ekstra pris, herunder workflow-muligheder, muligheden for at oprette gæstekonti for skrivebeskyttede brugere og elektronisk signaturfunktionalitet.

Omkostninger

Da FileHold er et selvbetjent system, er de fleste af omkostningerne kun engangsgebyrer. Prisen er opdelt i flere dele med gebyrer for softwaren, brugerlicenser og installation, implementering og træning.

Systemet er tilgængeligt i to prisplaner: FileHold Express og FileHold Enterprise. Expressplanen er designet til virksomheder med 20 eller færre medarbejdere, mens Enterprise-planen rummer større virksomheder. Begge planer tilbyder den samme brugeroplevelse, funktioner og værktøjer. Forskellen er i prisstrukturen.

Dette er engangs omkostningerne til FileHold Express:

• Server software: $ 3.750 (inkluderer fem brugere og seks måneders support)
• Yderligere licenser: 200 $ hver, op til 20 brugere (inkluderer web- og desktop-dokumentfremvisere)

Den eneste tilbagevendende pris er til løbende support. Du har mulighed for at betale et årligt gebyr, der giver dig opgraderinger til softwaren og løbende teknisk support. Denne pris er 20 procent af dit oprindelige gebyr. For små virksomheder, der har brug for en omfattende dokumenthåndteringsplatform med alle de væsentlige funktioner, er Express-planen en god værdi på grund af engangsprisen.

Hvis de oprindelige omkostninger er for store for flere virksomheder, tilbyder FileHold både rentefrie finansiering og udlejning muligheder. De fleste af de andre systemer, vi analyserede, tilbyder ikke disse betalingsplaner.

Kundeservice

Generelt var vi meget tilfredse med den kundeservice, vi modtog fra FileHold. Den foretrukne måde at nå støtte på er via e-mail. FileHold svarede på vores email forespørgsel inden for 10 minutter. Repræsentanten besvarede alle vores spørgsmål i detaljer, med links til hjemmesiden med yderligere oplysninger.

Når systemet er i gang, kan du kontakte FileHolds kundesupportsteam via e-mail eller online hjælpebillede. (Telefonservice er ikke en mulighed.) Der er også omfattende ressourcer på selskabets hjemmeside, herunder en række brugervejledninger. Derudover indeholder softwaren indbygget adgang til hjælpelinjer.

Begrænsninger

Den største potentielle ulempe for FileHold er, at det primært er et selvbetjent system, så du skal have din egen server og har brug for en IT ekspert på hånden, der er vidende om at opretholde servere, hvilket kan medføre yderligere omkostninger. En sky-indstilling er tilgængelig, men den er ikke hostet af FileHold, så du skal arrangere en tredjeparts skythjælp til at være vært for det og betale omkostningerne ved at bruge det.

En anden mulig mangel er, at kundesupport kun er tilgængelig via email og online. Selv om vi modtog et ekstremt hurtigt svar, da vi mailede, kan nogle virksomheder være slukket ved ikke at kunne ringe til nogen for at få hjælp.

Det er også vigtigt at bemærke, at dette system ikke er kompatibelt med Mac-computere. Hvis dit kontor er Mac-baseret, vil vi opfordre dig til at overveje vores bedste dokumentstyringssoftware til mobil, da det giver fuld adgang fra enhver web-aktiveret enhed.

Klar til at vælge et dokumentstyringssystem? Her er en sammenfatning af vores komplette dækning:

• Dokumentstyringssystemer: En købers vejledning
• Bedste dokumentstyringssoftware og -systemer 2018
• Bedste dokumentstyringssoftware Samlet
• Bedste billigere dokumentstyring
• Bedste mobil Dokumenthåndtering

Bedste gratis indgående faxservice: FaxBetter-gennemgang

Efter at have gennemført vores 2018-undersøgelse og analyse af online-faxtjenester, anbefaler vi FaxBetter som den bedste gratis online fax service. Vi valgte FaxBetter fra en pulje af snesevis af online fax tjenester. Hvis du vil vide mere om vores fulde metodologi og en mere omfattende liste over onlinetelefontjenester, se vores bedste valgside her .

(Løsninger)

Factoring: Hvad er det, og hvordan man vælger en tjeneste

Factoring adskiller sig fra traditionel udlån, fordi den er mere tilgængelig for virksomheder med mindre end perfekt kredit og Der er ingen begrænsninger for, hvordan du bruger pengene. Det er også hurtigere: Programmerne er kortere og kræver mindre dokumentation, godkendelser er hurtigere, der ydes finansiering hurtigt og finansiering tilbagebetales inden for uger eller måneder (typisk 30 til 90 dage) i stedet for år.

(Løsninger)