Bedste mobildokumentstyring: eFileCabinet Review

Vores 2018-analyse og analyse af dokumentstyringssystemer får os til igen at anbefale eFileCabinet som det bedste dokumentstyringssystem for virksomheder med en ekstern arbejdsstyrke.

Vi valgte eFileCabinet fra de snesevis af dokumentstyringssystemer, vi overvejede. For at læse vores fulde metodologi og en mere omfattende liste over dokumentstyringssystemer, besøg vores bedste pick-up-side.

Hvorfor eFileCabinet?

eFileCabinet giver brugerne mulighed for at logge ind på systemet fra enhver computer eller mobilenhed, der er tilsluttet internettet . Desuden tilbyder systemet næsten alle de funktioner, som små virksomheder ønsker fra et dokumentstyringssystem.

Fjernadgang

Hvad gør eFileCabinet til en ideel dokumenthåndteringsløsning til små virksomheder med en ekstern arbejdsstyrke, er at du kan få adgang til det fra hvor som helst . I modsætning til lokalsystemer, der skal konfigureres specielt til at logge på dem uden for kontoret, er denne skybaserede løsning nem at klare fra enhver computer eller mobil enhed med internetforbindelse. Dette giver medarbejderne fuld adgang til systemet, uanset om de arbejder fra dit kontor, hjemme eller på et andet sted.

Fjernbetjeninger har total brug af systemet, ikke bare dele af det. Mens de fleste af de andre systemer, som vi analyserede tilbyder fjernadgang, giver ikke alle dem fuld funktionalitet uden for kontoret. Dette system fungerer ens, uanset hvor du arbejder.

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der hjælper dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsters websted, BuyerZone, gratis at give dig oplysninger fra forskellige leverandører:

Dette system har også en imponerende mobilapp til iOS- eller Android-enheder. Med appen kan du forhåndsvise filer før du downloader dem, downloade og åbne dokumenter i andre apps, uploade dokumenter fra andre apps, dele filer via e-mail, udskrive dokumenter og se filstørrelsen for hver downloadet genstand. Du kan også fotografere dokumenter med et mobil kamera og uploade dem direkte til systemet. Dette er et værktøj de fleste af de andre dokumentstyringssystemers mobilapps, vi analyserede, ikke tilbyder.

Vi fandt også mobilappen meget nem at bruge. Det er hurtigt og giver hurtig adgang til de dokumenter, du bruger mest. Hjemmesiden viser de filer, du har arbejdet for nylig, og dem, du har markeret som favoritter. Derudover er der en menufan, der indeholder en søgelinje for hurtigt at finde noget dokument i systemet og et link, der giver dig mulighed for at se alle dine skabe, skuffer og mapper.

Da dette er et skybaseret system, eFileCabinet tager flere sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at filer altid er beskyttet. Alle dokumenter er gemt i virksomhedens sikkerhedscertificerede datacentre, der er niveau 1 PCI-kompatible. For maksimal beskyttelse bliver dokumenter krypteret, mens de sendes.

Planer og priser

eFileCabinet Online tilbyder flere planer for små virksomheder, som adskiller sig i lager og funktioner og faktureres årligt. Fuldstændige detaljer kan findes på firmaets prisside.

Grundlæggende

• Opbevaring: 25GB
• Funktioner: Sikker fildeling
• Pris: $ 15 pr. Måned, pr. Bruger

Fordel

• Opbevaring: 1TB
• Funktioner: Sikker fildeling plus eFileCabinet DMS, SideKick, tilbageholdelse, brugerdefinerede og færdige skabeloner, tofaktorautentificering, softwareintegrationer, mobiladgang og mere.
• Pris: $ 30 pr. Måned pr. Bruger (kræver minimum 3 brugere)

Forretning

• Opbevaring: 5TB
• Funktioner: Alle fordelingsplanfunktioner, plus forretningsprocesautomatisering, OCR-indfangning, automatiseringsbibliografi, onboarding-værktøjer, godkendelser, dataspecifik fildirigering og mere.
• Pris: $ 55 per måned, pr. Bruger, faktureret årligt

For større virksomheder er der en Enterprise-plan, der indeholder en webstedslicens og mere end 5 TB opbevaring afhængigt af dine behov. Prissætning er tilpasset til hver virksomhed og kræver et citat fra eFileCabinet.

Funktioner

En af de mest værdifulde funktioner eFileCabinet tilbyder er tilladelsesfunktionen, som lader dig begrænse, hvem der kan se og redigere bestemte filer. Tilladelser kan tildeles af individuelle medarbejdere eller grupper af brugere, såsom ledere eller salgsteams. Dette giver dig mulighed for at sikre, at kun de arbejdstagere med tilladelse kan få adgang til bestemte dokumenter.

Dette system giver dig også mulighed for at oprette skabeloner i systemet. Disse skabeloner fungerer som en ramme for dokumenter, du plejer at bruge, såsom fakturaer eller brevpapir. Skabeloner kan genereres med nogle oplysninger, der allerede er udfyldt, f.eks. Din virksomheds navn og adresse, mens dokumentets krop er tomt.

Andre funktioner omfatter en zonisk optisk tegngenkendelse (OCR-værktøj), som bruges når du scan dokumenter i systemet; den Sidekick desktop app, som giver hurtig adgang til dine filer; SecureDrawer, som giver dig mulighed for elektronisk at sende fortrolige filer så store som 1 GB til kolleger eller klienter; og eSignature, som lader dig sende dokumenter til andre for at blive digitalt underskrevet og gemmer alle dine digitalt signerede filer på et sikkert sted.

eFileCabinet integreres med Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage og Foxit og tilbyder API-integration på Advantage-niveau og højere.

Kundeservice

Vi var meget tilfredse med den kundeservice, vi modtog fra eFileCabinet. Under vores første opkald talte vi til en repræsentant, der tog sig tid til at sikre, at vi havde en klar forståelse af systemet. Vi diskuterede prissætning, hvordan cloud-løsningen er tilgængelig, dens funktioner, hvordan mobilappen fungerer, mængden af ​​inkluderet opbevaring og datacenterets sikkerhedsforanstaltninger.

Brugere af systemet kan kontakte supportteamet via live chat, telefon eller email fra 7:30 til 18:00 (MST) mandag til fredag En indbygget brugervejledning svarer til spørgsmål som f.eks. Oprettelse af filskabe og mapper, samt hvordan man deler og gemmer dokumenter. Derudover indeholder hjemmesiden flere videoer om, hvordan du bruger systemet og en omfattende FAQs sektion.

Begrænsninger

Mens eFileCabinet indeholder næsten alt, hvad du kunne ønske fra et dokumentstyringssystem, kommer det med en relativt høj pris . Dette skybaserede system er også et af få, vi har fundet, der opkræver et installationsgebyr. Hvis eFileCabinet er for dyrt for dig, opfordrer vi dig til at overveje vores valg til det bedste billigt dokumenthåndteringssystem, som også er en skybaseret løsning. Selv om det er betydeligt billigere, har det ikke så mange funktioner og værktøjer som eFileCabinet gør.

Klar til at vælge et dokumentstyringssystem? Her er en sammenfatning af vores komplette dækning:

• Dokumenthåndteringssystemer: En købers vejledning
• Bedste dokumentstyringssoftware og -systemer 2018
• Bedste dokumentstyringssystem Samlet
• Bedste billedstyringsdokumentation
• Bedste dokument Ledelse for små virksomheder

Redaktørens note: Leder du efter et dokumenthåndteringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der hjælper dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterside BuyerZone til at give dig oplysninger fra forskellige leverandører gratis:

Skype for Business Review: Bedste billig videokonference-service

Vi anbefaler Skype for Business som den bedste billig videokonference-tjeneste. Hvorfor Skype for Business? De fleste videokonferencetjenester kræver dig at vælge mellem at betale højere priser for at få mere robuste egenskaber eller forgå dem til en billigere pris. Skype for Business er imidlertid et overkommeligt og effektivt værktøj, der bevarer sine mest værdifulde aktiver.

(Løsninger)

Bedste løsning til mobilkortbehandling

Efter meget forskning og analyse af kreditkortprocessorer anbefaler vi Square som den bedste mobile kreditkortprocessor for små virksomheder i 2018 . Square? Brugervenlighed Små virksomheder, der bruger Square rave om, hvor nemt det er at bruge. Fra opsætning til udstyr og software tilbyder Square en af ​​de hurtigste måder at acceptere kreditkort på mobile enheder.

(Løsninger)