Sådan vælger du medicinsk praksishåndteringssoftware

Din medicinsk praksis styringssystem kan enten forbedre din praksis effektivitet eller skabe et mareridt for dine medarbejdere. Om det er en velsignelse eller en buste, afhænger af hvilken løsning du vælger.

I denne vejledning undersøger vi, hvilke praksisstyringssystemer der gør og hjælper dig med at gennemgå beslutningsprocessen. Hvilke funktioner skal du overveje? Hvilke spørgsmål skal du spørge, når du handler rundt? At vælge det rigtige praksishåndteringssystem kan hjælpe dig med at strømline din daglige drift og øge dit cash flow, men det forkerte system kan formindske din praksis til et næsten stop. Hvis du leder efter denne type software i 2018, skal du sørge for at vælge en sælgerpartner, der vil være der for dig hvert eneste skridt.

For det første bør du vide hvorfor du har brug for et praksisstyringssystem. Her er nogle fordele ved at have en:

• Effektivisering: Det er nøglen til at koordinere nogle af de mest økonomiske og logistiske aspekter af din praksis, herunder planlægning, fakturering og finansiel analyse.
• Automatisering: Et praksishåndteringssystem, der indeholder en patientportal, kan også tage nogle af byrden fra din reception, så patienterne kan anmode om aftaler og udfylde blanketter online. Valg af det system, der passer bedst til din specialitet og arbejdsgang, vil spille en stor rolle i din kliniske og økonomiske succes.
• Fakturering: Hvis du beslutter dig for at holde din medicinske fakturering internt i stedet for at outsource den til en medicinsk faktureringstjeneste , vil dit praksishåndteringssystem hjælpe med at sikre, at kravet bliver sendt til betalerne rettidigt og korrekt. Sammen med et flittigt personale kan praksisstyringssystemer medvirke til at øge antallet af krav, der accepteres af betalere på første pass. Medarbejdere kan også bruge softwaren til at reagere på benægtelser og afvisninger, samt generere finansielle rapporter og trække data for at analysere din praksiss skattemæssige sundhed. Det er vigtigt at bemærke, at du også har brug for en certificeret medicinsk koder på personale, hvis du har til hensigt at fakturere gennem dit praksisstyringssystem, især med den seneste ændring til ICD-10.
• Patientkommunikation: Et praksisstyringssystem kan også bruges som et værktøj til at generere og sende patienters balanceopgørelser, samt forudbestemme, om patienterne skylder noget uden for lommen før deres udnævnelse, hvilket gør det lettere at indsamle betalinger på plejepunktet.

Allerede ved Alt om praksis styringssystemer? Se vores anbefalinger til de bedste praksis styringssystemer for småpraksis og ny praksis.

Redaktørens note: Leder du efter mere information om styringssoftware til medicinsk praksis? Udfyld spørgeskemaet nedenfor, og vores sælgerpartnere vil kontakte dig for at hjælpe dig med at træffe din beslutning.

Sådan vælger du et praksisstyringssystem

Mens læger sjældent skal interagere med deres praksisstyringssystem direkte, er softwaren en uundværlig daglig partner for medarbejdere. Mellem at engagere sig med patienter og understøtte din indtægtscyklus, har det praktiske styringssystem, du vælger, en stor rolle at spille i succes eller fiasko i din praksis. Med dette i tankerne talte Mobby Business til eksperter og konsulenter for at finde ud af de rigtige spørgsmål at spørge, når man overvejer, hvilket praksisstyringssystem der skal købes.

Omkostninger: Omkostningerne til ethvert praksisstyringssystem er meget variable afhængigt af dine behov, de funktioner, du vælger, og størrelsen på din praksis. De fleste virksomheder vil kun kunne give dig et ballparkoverslag uden at sætte sig ned og gennemgå specifikationerne for det, du beder om. Og når det kommer til at øve styringssystemer, kan der være mange skjulte omkostninger og valgfrie funktioner, som hurtigt kunne øge basisprisen.

Nederste linje: Gå ind i samtalen, ved at vide, hvad det er, du har brug for, og hvad du ikke gør. Din højeste prioritet gennem denne proces bør være at få en skriftlig liste over hvilke funktioner du får for præcis, hvad omkostningerne, før du accepterer at blive partner med en sælger. Uden klar skriftlig bekræftelse kan det være svært at vide, hvad der er inkluderet, og hvad der koster ekstra, og du kan ende med at betale et ekstra gebyr for en funktion, du kunne have boet uden.

Brugervenlighed: Implementering af en ny system og tilpasning til det er svært nok som det er, så det er vigtigt at sikre sig på forhånd at de mennesker, der vil bruge den nye software, er behagelige at navigere igennem. Alle arbejder forskelligt, så sørg for at konsultere med dine medarbejdere og medtage dem i beslutningsprocessen. De skal i det mindste være moderat komfortable med systemet, og sælgeren vil ideelt set tilbyde dig en repræsentant for virksomheden til at guide dem gennem læringskurven.

Bottom line: Hvert praktikstyringssystem er organiseret på en anden måde , så det er vigtigt at vide, hvad dine medarbejdere er på udkig efter. Nogle praksishåndteringssystemer bruger for eksempel et centralt dashboard til at organisere softwareens forskellige funktioner, mens andre bruger mange drop-down-menuer og flere pop-up-vinduer. At vide, hvad der er mest effektivt til din praksis er workflow er nøglen til en vellykket overgang. Ethvert nyt system vil naturligt sænke produktiviteten en smule i starten, men det bør ikke slibe din praksis til en skrøbelig stop.

Cloud-based eller Local Hosting: Der er to primære måder at hoste på virksomhedens servere fås gennem skyen eller på lokale servere købt og vedligeholdt af din praksis. Hvis du foretrækker at være vært for systemet lokalt, skal du betale for serverne, hvilket kan være dyrt, og derefter skal du have IT-personale dedikeret til at opretholde og opdatere systemet. Hvis dine servere går ned, kan du blive overladt uden adgang til dine data. Endnu værre, hvis systemets sikkerhed er kompromitteret, kan følsomme patientdata gå tabt. Med den skybaserede løsning er disse bekymringer sælgerens. Systemopdateringer er virksomhedens ansvar, og du kan være rimeligt sikker på, at dine data er sikre. Den forrige pris er også mindre; I stedet for at købe servere er cloud-opsætningen ofte et månedligt abonnementsgebyr. Men hvis du vælger at gå med cloud-hosted-optionen, er det vigtigt at sikre, at virksomheden har effektive sikkerhedsforanstaltninger på plads.

Nederste linje: Du vil få skriftlig bekræftelse på, at din praksis ejer de lagrede data i skyen Du skal også sikre dig, at hvis du skifter systemer, vil sælgeren ikke holde dine data i gidsler. Det er ikke ualmindeligt, at et firma forsøger at opkræve praksis for at tage deres egne data, når de forlader et nyt system. I så fald skal du muligvis vælge mellem at betale op eller tabe alle dine hårdt tjente data, hvilket betyder at du skal starte fra bunden af ​​et nyt system.

Erfaring med specialiteter: Du vil også Ønsker at sikre, at det praktiske styringssystem du vælger, anvendes bredt inden for din specialitet. Der er nuancer til forskellige specialiteter, der simpelthen ikke kan afspejles af et generelt system, så du skal vide, om sælgeren har taget højde for din specialitet, når du designer systemet. Ellers kan du ende med et barebones system, der ikke er optimeret til de funktioner, du har brug for. For eksempel varierer en lægeens behov meget fra en dermatologs, og for optimal ydelse vil du være sikker på, at dit praksisstyringssystem kan tilpasses dine behov.

Nederste linje: For at finde ud, hvor godt hver virksomhed udfører i den henseende, kan det være værd at nå ud til andre læger, som du kender at operere i dit felt og spørge dem, hvordan de kan lide deres praksisstyringssystem.

Interfacing: En anden stor betragtning, når du vælger et praksishåndteringssystem skal være, hvor godt det vil grænsefladen med det elektroniske journalsystem (EHR), som din praksis bruger. Interfacing refererer til, at begge systemer kan kommunikere med hinanden og dele relevante data. Hvis du bruger to systemer, der kan fungere godt, kan du reducere den tid, det tager dig og dine medarbejdere at indtaste og overføre data. Hvis du planlægger patienter og registrerer demografiske oplysninger, skal disse data automatisk indtastes i EHR-systemet, når patienten kommer ind for et besøg. Ligeledes skal EHR-systemet, efter at en patient er blevet taget hånd om, automatisk sende praktikstyringssystemet de relevante faktureringsoplysninger baseret på de ydelser, du har leveret.

Nederste linje: Selv et godt praksisstyringssystem kan blive et mareridt for din praksis, hvis det ikke virker godt sammen med din EHR. Hvis de to systemer ikke kan kommunikere korrekt, kan dine medarbejdere selv indtaste og genindtaste de samme data igen og igen og fjerne dem fra mere presserende opgaver.

Tilpasning: Det system, som din praksis bruger, skal være lydhør over for dine behov. Uanset om det er at tilpasse udseende og udseende af skabelonerne, skal du indtaste data om eller længden af ​​aftaler i planlægningsfunktionen, er lethed og bredde af tilpasning noget, du skal forstå, før du logger på den stiplede linje.

Bundlinje: At vide, hvad du har brug for, er vigtigt, før du engagerer en sælger; hvis du ikke er sikker på, hvad et system kan gøre, bede om at blive vist, hvor meget du kan ændre det. Find også ud af, om tilpasning af bestemte funktioner betyder en ekstra omkostning til din praksis. Bare fordi det kan gøres, betyder det ikke, at det bliver gjort gratis.

Patientportal: En patientportal er en stor del af et praksisstyringssystem, der kan lette masser af stress fra dine medarbejdere og fremskynde patientbesøg. Portalen giver dine patienter mulighed for at logge ind fra deres egne computere og udfylde det papirarbejde, som de ellers ville have brug for at gennemføre ved ankomsten til deres udnævnelse. Med demografi, forsikringsoplysninger og planlægningsanmodninger udfyldes eksternt, kan din praksis tage de næste skridt, der er nødvendige før tiden. I det bedste tilfælde, når en patient går gennem døren, er deres forsikring blevet bekræftet, alle nødvendige vedbetalinger er blevet bestemt, og alle deres personlige oplysninger er ajourførte. Det er dog vigtigt at tage et kig på patientportalen, før du kalkler det som et plus. En forvirrende eller klumpet patientportal kan frustrere dine patienter og gør det faktisk vanskeligere at få de nødvendige oplysninger.

Nederste linje: Mens portalen er et glimrende værktøj, skal du sørge for, at enhver leverandør viser dig denne funktion i detaljer, og husk at overveje komponenten ud fra et pasientperspektiv, som måske ikke er bekendt med behovet hos en lægepraktik.

Rapportering og dataanalyse: Ud over at udføre faktureringsopgaver, vil du have en øvelse styringssystem, der kan skabe robuste rapporter og analysere data, så du ved præcis, hvor din praksis står økonomisk. At administrere din indtægtscyklus er ikke nok til at forblive levedygtig; detaljerede rapporter og analyser kan gå langt for at hjælpe dig med at projektet og endda forbedre dit cash flow. For eksempel vil du være i stand til at identificere, hvilke læger der er mest produktive til din praksis, eller du kan se, hvilke kvarterer hovedparten af ​​dine patienter kommer fra.

Nederste linje: Ved at identificere gennem disse rapporter, hvad virker og hvad der ikke gør, kan du holde din praksis på en sikker fods vej mod succes og rentabilitet. Og hvis et praksisstyringssystem giver dig mulighed for elektronisk at dele disse rapporter med andre medlemmer af din praksis, er det endnu bedre.

Træning: Selvom systemet er utrolig nemt at bruge, vil der altid være en læringskurve. Overvej også de forskellige grader af teknisk egnethed blandt dine medarbejdere. Ligegyldigt hvor intuitiv, når dine medarbejdere tilpasser sig til et nyt software, skal de igen og igen have brug for vejledning. En virkelig engageret leverandør vil tilbyde omfattende træning, enten på stedet eller en-til-en via internettet.

Bundlinje: Det er vigtigt at modtage skriftlig træningsprocessen, som virksomheden deltager i og eventuelle yderligere omkostninger til personaleuddannelse i implementeringsperioden. God træning betyder, at dit personale hurtigt kan blive vant til og komfortabelt med træningsstyringssystemet, og det vil reducere mængden af ​​din produktivitet, som din praksis gør overgangen fra dit tidligere system.

Leverandørstøtte: A sælger-partner forventes at være der for dig, når noget går galt. Det er uundgåeligt, som det er med alle komplekse systemer, at du i sidste ende vil støde på et problem, og sælgeren skal være tilgængelig for at hjælpe dig med at gendanne fra eventuelle problemer. Yderligere, hvis et problem opstår ved deres ende, skal du vide, at de vil være lydhør og ansvarlige for fejlen. I nogle tilfælde kan et firma give din praksis en direkte forbindelse. Det er en nyttig ressource for enhver øvelse, da denne person ville være bekendt med dit særlige system og den måde din praksis fungerer på. Andre virksomheder har dog simpelthen et teknisk support callcenter; Det kan være sværere at løse et problem, hvis den person, der tager opkaldet, ikke er fortrolig med dit praksisstyringssystems opsætning. Desuden er det vigtigt at vide, om støttetjenester fungerer 24/7, eller hvis du kun kan kontakte teknisk assistance i løbet af normale arbejdstider.

Nederste linje: Et godt forhold til en praktikforhandler er baseret på tillid, og det er nødvendigt fra starten. Hvad slags support du kan forvente og eventuelle ekstra omkostninger til denne support er nogle få mere vilkår, du bør få skriftligt fra starten.

Tips fra eksperterne

Eksperter og fagfolk, der er blevet konsulteret om disse tips, inkluderer: David Zetter, hvem er grundlægger og ledende konsulent for Zetter Healthcare , såvel som medlem af National Society of Certified Healthcare Business Consultants ; Adina Friedman, medicinsk systemanalytiker ved CTS Guides ; og Joseph E. Glaser, nuklearmedicinsk læge baseret på Radiologic Associates PC .

Køb eventuelt en komplet softwarepakke.

Hvis din praksis lige er begyndt, kan det være umagen værd at købe alt hvad du behøver på en gang. Ideelt set kan du få både et praksishåndteringssystem og et EHR-system fra den samme leverandør, som også er producenten. På den måde kan du være sikker på, at systemerne kan kommunikere optimalt, og fremtidige opdateringer vil blive gjort med hvert system i tankerne. På den måde har du også en one-stop-kontakt til tekniske problemer, support og træning for begge systemer.

"Bundlinjen er at gøre det så smertefrit og simpelt som muligt," sagde Glaser. "I betragtning af hvor omfangsrige disse systemer kan være, og at du stoler på disse ting, betyder det meget, at de skal arbejde rigtig godt. Hvis du starter fra bunden, skal du få alt på én gang og sørg for, at du har alt, du har brug for. "

Demo mindst tre systemer.

Det er ikke nok at simpelthen demo et system og bestemme, at det ser godt ud. Du skal få en referenceramme for dine sammenligninger, og derfor anbefaler Zetter at møde mindst tre til fem leverandører og stille dem kritiske spørgsmål om de produkter, de tilbyder.

"Mange mennesker vil bare se et system ... og sig: "Åh, jeg kan lide denne," sagde Zetter. "I stedet demo tre til fem forskellige systemer, så du virkelig kan forstå, hvad det bedste er."

Større er ikke altid bedre.

Mange gange er større virksomheder fokuseret på virksomhedspraksis og hospitaler. Deres systemer vil i disse tilfælde blive skræddersyet til de slags enorme operationer, og måske ikke egnet til en lille praksis. Nogle store virksomheder tilbyder også små og mellemstore muligheder, men der er masser af pålidelige leverandører, der udelukkende fokuserer på mindre praksis. Når det kommer til at øve ledelsen, betyder større ikke altid bedre.

"Jeg ville være meget forsigtig med de store virksomheder for den lille praktiserende læge," sagde Friedman. "For dem der er mellemstore til større praksis, er det et andet spørgsmål."

Installer dit PM-system først.

Ved at installere praksishåndteringssystemet først kan du få dit cash flow til et stabilt niveau, og dine medarbejdere er komfortable med systemet før man begynder den skræmmende proces med implementering af EHR. At have den praktiske styringsmotor kører problemfrit kan gøre det uundgåeligt ujævne tur med overgangen til et nyt EHR-system lidt lettere at håndtere.

"Jeg anbefaler at implementere praksishåndteringssystemet først og have det på plads i ca. seks måneder" Zetter sagde. "Alle vender sig til planlægningen, og du opbygger dit cash flow, og på den måde når du implementerer EHR, påvirker du ikke hele kontoret."

Ring lokale referencer inden for din specialitet.

Eksperterne vi talte at være enstemmigt i denne afgørelse: Søg efter dine egne, lokale referencer, der opererer inden for din specialitet. Du skal ikke bare afregne for listen over referencer, et firma giver dig; Disse er nok kun deres lykkelige kunder og er måske ikke relevante for dine interesser.

"Du vil ikke få et perfekt system, så når du ringer til referencer, er det gode spørgsmål at spørge," sagde Zetter. "Der er altid problemer med installationen, men nøglen er, hvordan sælgeren håndterede det og hvor hurtigt. Spørg om de ville tage samme beslutning igen og gå med samme leverandør."

"Du skal bare bare vide, hvad du vil," sagde Glaser. "Ibland er det lige så enkelt som at spørge andre mennesker, du kender. Gå til de andre mennesker på dit felt og diskutere det."

"Det er meget vigtigt for en lille lægeøvelse at få meget lokale vidnesbyrd," sagde Friedman. "Reglerne inden for hver forsikringsstat fungerer forskelligt. Det er meget vigtigt at tale [med andre udbydere] om forsikringsindsendelse."

For mere information om praksisstyringssystemer, se vores anbefalinger til software til småpraksis og software til ny praksis .

Redaktørens note: Leder du efter mere information om styringssoftware til medicinsk praksis? Udfyld spørgeskemaet nedenfor, og vores sælgerpartnere vil kontakte dig for at hjælpe dig med at træffe din beslutning.

Skype for Business Review: Bedste billig videokonference-service

Vi anbefaler Skype for Business som den bedste billig videokonference-tjeneste. Hvorfor Skype for Business? De fleste videokonferencetjenester kræver dig at vælge mellem at betale højere priser for at få mere robuste egenskaber eller forgå dem til en billigere pris. Skype for Business er imidlertid et overkommeligt og effektivt værktøj, der bevarer sine mest værdifulde aktiver.

(Løsninger)

Bedste professionelle arbejdsgiverorganisationer 2018

For at hjælpe dig med at finde den rigtige professionelle arbejdsgiverorganisation i 2018 undersøgte vi og analyserede snesevis af muligheder. Her er en oversigt over de PEO'er, vi synes er bedste, og en forklaring på, hvordan vi valgte dem. I bunden er en liste over PEO'er, som du måske vil overveje i din søgning efter den rigtige service.

(Løsninger)