Valg af projektstyringssoftware: En købers vejledning

Projektstyringssoftware er en alsidig måde at strømline processen med at styre et hvilket som helst projekt, uanset om det er at designe og opbygge en bygnings indre eller skabe et websted for en klient. Projektstyringssoftware hjælper med at forene processen, snarere end at tvinge teams til at arbejde på tværs af flere forskellige applikationer. I stedet konsolideres kommunikationsværktøjer, fildeling, opgaver og deadlineovervågning og rapportering til et softwareprogram.

Projektstyringssoftware fungerer som et arbejdstidsrum i realtid, der hjælper med at holde øje fokuseret på det store billede, samtidig med at det effektivt styring af daglige detaljer. De allerbedste er dynamiske, automatisk omlægning af arbejde, når en deadline er gået glip af;

Har jeg brug for projektstyringssoftware?

Det er vigtigt at anerkende, at projektstyringssoftware er designet til fulde projekter, der tager tid og samarbejde til at fuldføre. De er sandsynligvis for omfattende og dybtgående til rutinearbejde. Hvis du f.eks. Bruger projektstyringssoftware til at oprette og konfigurere et computernetværk, ville det være ret nyttigt. Brug af projektstyringssoftware til at opretholde et computernetværk ville sandsynligvis være klumpet og forvirrende.

En god tommelfingerregel for at afgøre, om du arbejder på et projekt, er at spørge: "Har jeg en endelig startdato? Jeg har en endelig frist? Har jeg en klar forståelse af mine mål mellem nu og da? "

" Et firma har brug for projektstyringssoftware, når de koordinerer mellem flere enkeltpersoner eller forretningsenheder, både internt eller eksternt, for at fuldføre opgaver, der involverer forskellige leverancer eller reklamer, "siger Conrad Magalis, marketingchef for Advance Acceptance. "Det er en god praksis, så alle oplysninger og samtaler, der er relateret til et bestemt projekt eller en opgave, kan dokumenteres og delegeres til hver involveret interessent."

De meddelelser, som en organisation har brug for projektledelse, omfatter følgende:

• Projekter forsinket på grund af overdreven email-korrespondance, hvor arbejdet bliver begravet i gruppemedlemmernes indbakke
• Forvirring omkring overdrevne og ikke-brugervenlige regneark
• Manglende deadlines, enten med individuelle opgaver eller komplette projekter på grund af manglende ansvarlighed og gennemsigtighed i processen
• Dårlig kommunikation mellem holdmedlemmer og ledere på grund af manglende rapport om status for projektet eller individuelle opgaver
• Overlappende eller overflødigt arbejde på grund af forvirring omkring hver enkelt medlems specifikke rolle
• Uklare eller ubesvarede tidslinjer som følge af dårlig planlægning eller dårlig kommunikation.

Levering af projektledelsesløsninger i den rigtige situation kan strømline hele processen, og abling dit team for at levere højere kvalitet arbejde på kortere tid. Den bedste software giver dig mulighed for at gemme og spore flere projekter samtidigt, hvilket gør det nemt at overvåge deadlines og individuelle holdmedlemmers fremskridt. I væsentlig grad kan din arbejdsbyrde gemmes på en enkelt platform, hvor hver af dine medarbejdere har adgang til al den information, de har brug for til at opfylde deres egen rolle.

Hvordan ser projektstyringssoftwaren ud?

Projektstyringssoftware starter ofte med et dashboard, der fungerer som hjemmebase og giver adgang til alle de vigtigste funktioner i softwaren. Fra instrumentbrættet kan brugere ofte oprette nye projekter samt administrere og organisere gamle. I mange projektledelsesløsninger er instrumentbrættet også et overblik over aktive og afsluttede projekter, som brugerne har adgang til når som helst. Dashboards kan ofte deles på tværs af hele hold, hvilket giver dem alle one-touch adgang til relevante projekter og opgaver.

"Projektstyringssoftware gør det muligt for brugerne at konsolidere arbejdsaktiviteter på en central platform, der gør det muligt for medarbejderne at spare tid ved at huske alle opgaveværktøjer på en grænseflade," siger John Furneaux, administrerende direktør for projektledelsesfirmaet Hive, Mobby Business. "Programvarens rækkevidde varierer fra startups - som f.eks. Hive - til veteranspillere som SharePoint. Alt projektstyringssoftware spænder i deres evner, og det er vigtigt at vurdere, hvad forretningsbehovene er, og hvordan processer kan forbedres."

Projekter og opgaver kan typisk oprettes (eller anmodes om, hvis en overordnet skal godkende projektet, inden det begynder) direkte i projektstyringssoftware. Når et projekt er oprettet, har brugerne adgang til en række værktøjer til at organisere og koordinere specifikke aspekter af hvert projekt og sikre ansvar for aktualiteten og kvaliteten af ​​specifikt tildelte opgaver.

Medarbejdere kan også planlægge og spore opgaver og projektets tidslinjer med sofistikerede værktøjer som Gantt Charts. Disse værktøjer hjælper med at holde teammedlemmer på samme side, selvom de ikke arbejder på samme fysiske sted og lette byrden af ​​at opfylde stramme deadlines. Da holdmedlemmer er i stand til at se, hvilke opgaver der er tildelt hinanden, kan de koordinere hinanden meget lettere. Nogle software har endda indbyggede chat applikationer, hvilket gør samarbejdet øjeblikkeligt og direkte.

For ledere er fuld kontrol over projektets retning nøglen. Ledere kan omfordele arbejde eller blande rundt tildelte opgaver, hvis et holdmedlem er overvældet, mens andre ikke er, mere effektivt styrer ressourcer på flugt. Med detaljerede oversigter og rapporter kan ledere også lettere holde sig ajour med nye udviklinger. Et hvilket som helst komplekst projekt har mange bevægelige dele, så det er vigtigt at holde dine beslutningstagere informeret - det er hvad projektstyringssoftware gør for dit ledelsesteam.

Valg af den rigtige projektstyringssoftware

Mens de fleste kvalitetsprojektledelsesprogrammer tilbyde alle de funktioner, der er skitseret ovenfor, er ingen to præcis de samme. Det gør udvælgelsesprocessen et væsentligt element i din organisations succes. En stor virksomhedsvirksomhed vil for eksempel have forskellige behov end en lille opstart med et lille team. Undersøg hver ansøgning nøje, og spørg de rigtige spørgsmål er nøglen.

"Virksomheder bør tage sig tid til at demo flere muligheder inden de går videre såvel som factoring i" adoption "tid for holdet og klienterne at vænne sig til at bruge ansøgningen , "Sagde magalis. "Hvis du arbejder på et højt teknisk område (f.eks. IT), kan det være mere almindeligt, end i andre industrier at have erfaring med projektstyringsapplikationer."

Det kan også være nyttigt at identificere de særlige problemer, som du i øjeblikket har ledende projekter. Ved at erkende, hvor faldgruberne ligger - måske deler de rettidige opdateringer med en klient eller måske intern kommunikation - du kan lettere fokusere på software, som styrker dine styrker og understøtter dine svagheder. Hver projektstyringsapplikation har sine egne standout-funktioner, så det er afgørende at vælge en, der supplerer dit team.

Endelig er valg af et system, som du nemt kan implementere og bruge, nøglen. Hvilken god er en løsning, der medfører en klumpet udrulning, der skaber hovedpine for dit hold og fører til en kontraproduktiv indsats bare for at få det i gang? Desuden, hvis dine medarbejdere ikke kan lære at bruge systemet, giver det i sidste ende nulfordele. Implementering og brugervenlighed bør være væsentlige faktorer for at gøre din beslutsomhed.

"Det er svært at implementere et enterprise project management system. Dette er et kulturelt, ikke et værktøjsproblem," siger Alan Zucker, der er grundlægger af Project Management Essentials. "De fleste organisationer har ikke konsekvente og standardpraksis til styring af projekter og rapportering om porteføljepræstation. Noget som tilsyneladende simpelt som at have en standarddag for rapportering af status på tværs af virksomheden kan sende shockwaves, da folk er vant til at rapportere status på en bestemt dag, sædvanligvis på grund af deres kadence for executive status. "

Staten for små virksomheder: Delaware

Som en del af vores år lange projekt "The Small Business", planlægger Mobby Business at rapportere om små virksomheder i alle stater i Amerika. I denne rate spurgte vi et par af Delaware's ca. 75.000 småfirmaer om udfordringerne og mulighederne for at operere i deres stat. Her er hvad de havde at sige.

(Forretning)

7 Bedste Business Podcasts til iværksættere

Bedste podcasts Som iværksætter skal du altid søge efter intellektuelle vækstmuligheder. At få mere erfaring og viden hjælper dig med at forbedre dig selv og din karriere. Men med en hektisk timeplan og mange ansvarsområder kan det være svært at videreudvikle din uddannelse. Men med dagens værktøjer og enheder kan vi til enhver tid få adgang til information.

(Forretning)