Ryd det op! At være produktiv på arbejdspladsen begynder med organisationen
Hvad er din største hindring for produktivitet på arbejdspladsen? For nogle mennesker er det konstant buzz af smartphone meddelelser og e-mails; for andre er det distraherende afbrydelser fra kolleger. Men for mange arbejdstagere er den eneste ting, der står i vejen for effektivitet, simpelthen ikke i stand til hurtigt at finde det, de har brug for til at fuldføre en opgave.
"At være uorganiseret koster dig tid og penge", sagde Donna David, grundlægger af organisationskonsulentfirma Donna David og Co. "[People] kan bruge timer på at kigge efter ting på deres kontor og på deres computer."
"For meget papir, teknologi, e-mails, telefonopkald, faxer osv. overvældende og hæmmer produktiviteten, som derefter påvirker andre områder af dit liv, "tilføjede John Rowley, en sundheds- og wellness-iværksætter og forfatter.
Selv om et rodet skrivebord ofte er et tegn på disorganisering, er dit fysiske arbejdsområde ikke det eneste sted rod kan pile op . Jen Cohen-Crompton, en lille virksomhedsproduktivitetsekspert og chefredaktør hos business software og serviceudbyder The Neat Company mener, at mange fagfolk i dag kæmper med "digital hammering" og holder fast på filer, fotos, e-mails og andre digitale aktiver lo ng efter at de har tjent deres formål. "[Digital hoarders] har ofte den mentalitet, at de ikke vil slippe af med noget, de måtte have af en eller anden grund," fortalte Cohen-Crompton Mobby Business. "De kan gennemgå deres dokumenter med den hensigt at afskedige, men ender ikke med at slette fordi de tænker:" Hvad hvis jeg har brug for denne dag? " [eller] de bekymrer sig om, at en slettet mail kan medføre et problem i fremtiden, når de skal hente specifikke oplysninger. I grund og grund holder de på deres digitale dokumenter, fordi de tildeler en større betydning til dokumentet end faktisk eksisterer. "
At forlade din rod betyder, at du bruger mindre tid på at søge efter det, du har brug for, og derfor kan du forbedre din effektivitet på arbejdspladsen. Hvis du vil ødelægge dine skærevaner - både fysisk og digital - og blive mere organiseret og produktiv, er der nogle få tips til at komme i gang.
Til fysisk rod
Håndter papirer hurtigt.
Rowley rådede Efter en "touch-papers-once" -regel: Så snart du har gennemgået et udskrevet dokument, skal du enten filme det væk, smide det eller gøre en indsats for at reducere din skrivebordsrør. Du kan anvende den samme regel i din email-indbakke, sagde han. For papirfiler som fakturaer og kvitteringer, der skal opbevares et stykke tid, anbefalede David scanning og konvertere dem til digitale filer, så du kan makulere og genbruge det fysiske kopier og gem skrivebordslokalet.
Ryd dit skrivebord.
Sørg for, at intet udenfor er udladet på dit skrivebord i slutningen af arbejdsdagen, sagde David. Dette betyder, at dit arbejdsområde er rent og klar til en ny start om morgenen. Lav en liste.
På trods af de mange notatbøger og digitale kalendere, der er tilgængelige, tilskriver mange fagfolk deres organisationsfærdigheder til en gammeldags , håndskrevet liste over opgaver. I stedet for at have forskellige papirer spredt over dit skrivebord, fordi du bliver nødt til at adressere dem i løbet af dagen, kan du skrive dem ned på en liste, og du kan kun få dem ud, når du er klar til at løse den opgave. "Der er noget ved at lægge en penn til papir og skrive ud en opgaveliste, der hjælper dig med at holde orden," siger Samantha Lambert, direktør for menneskelige ressourcer på webdesign bureau Blue Fountain Media. "Ved at have en håndskrevet opgaveliste med alle opgaver prioriteret med nummer, går mine opgaver for dagen aldrig tabt blandt alle de andre ting der sker på min computer i løbet af en dag. Opsætning af den håndskrevne liste i formiddag hjælper med at skitsere, hvordan dagen vil se ud og gøre det klart i begyndelsen af dagen, hvad der skal gøres. "
For digital rod
Ditch ubrugte programmer og filer.
Ligesom dit fysiske skrivebord, bør du stræbe efter at holde dit virtuelle skrivebord klart og ryddeligt, sagde Cohen-Crompton. Afinstaller eller fjern ikoner til programmer, du ikke bruger, og hold dine filer organiseret ud fra det, der er mest brug for mest. Opret et effektivt arkiv- og filnavnesystem.
Med så mange virksomheder, der bruger cloud-baseret samarbejde værktøjer og arbejder med flere versioner af det samme dokument, betaler det sig at finde et samlet system til navngivning, lagring og adgang til disse digitale filer. "Kom med et navngivningssystem til dine egne filer, eller hvis du kan, for din organisation, "sagde lambert. "Indstilling af en struktur for den måde, hvorpå filer gemmes, sparer tid på lang sigt, når du forsøger at få adgang til et dokument, du har gemt et par måneder tilbage.
Lambert anbefalede også at danse hver version af hvert dokument, du sparer, især når folk laver opdateringer og redigeringer. Undgå forvirring ogke filer organiseret efter en bestemt dato i navngivningssystemet for dine filer, sagde hun.
Brug teknologi til din fordel.
Der er utallige apps og softwareprogrammer til rådighed for folk der vil have at få deres filer og daglige to-do lister i rækkefølge. Ikke sikker på, hvor du skal starte? Se på de bedst bedømte apps på din mobilenhed eller spørg rundt om dit kontor og sociale netværk for at finde ud af, hvilke organisationsapps de vil anbefale. Hvis du leder efter et professionelt dokumentstyringssystem, skal du kigge på Business News Dailys bedste valgliste. Forbliver organiseret
Uanset om dine aktiver er fysiske eller digitale, er nøglen til at få (og holde) dem organiseret er at lære at iden Fortæl hvad der kræves til dit daglige arbejde, og hvad er det ikke, sagde Cohen-Crompton. Hun anbefalede at gennemføre en revision af alt på dit skrivebord og enheder og overveje, hvilket formål hver enkelt ting eller fil rent faktisk tjener.
"Find ud af hvad der er nødvendigt at holde - og sørg for, at det er nødvendigt, klart defineret - og hvad der kan gå, og så faktisk slippe af med ting, "sagde cohen-crompton. "Evaluer hvert dokument. Fjern øjeblikkeligt dubletter, slippe af med ting, der er forældede, og slet [filer], der ikke længere tjener dig."
For digitale filer kan arkivering være en god løsning til e-mails eller dokumenter, som du ikke ' t har brug for lige nu, men vil have brug for i den nærmeste fremtid. Cohen-Crompton rådede til at flytte filer til et arkiv for at få dem "ude af syne", hvilket vil skabe mindre rod i din aktive indbakke eller dokumentmappe. David indvilligede i at notere, at dit digitale arkiveringssystem skal afspejle dit papirarkiveringssystem med bestemte mapper, der er farvekodet, hvis det er nødvendigt for at hjælpe dig med at finde arkiverede dokumenter hurtigere, når du har brug for dem.
I sidste ende er det bedste du kan gøre at holde sig organiseret er at gøre en vane med at håndtere alt med det samme, som det kommer op.
"Læs det, svar så, slet [eller] arkiv," sagde Cohen-Crompton. "At adressere den potentielle rod på vej i eliminerer at skulle håndtere det senere og forsøge at tvinge det tilbage."
Hvilke arbejdsgivere ønsker: 38 Efterspørgselsfærdigheder
Hvis du har teknisk ekspertise, bør du ikke have nogen problemer med at finde arbejde: Computer programmering og design færdigheder dominerer listen over de kompetencer arbejdsgivere søger mest i medarbejdere, ifølge tre separate nyligt udgivne placeringer fra LinkedIn, Upwork og Opportunity. Den mest efterspurgte færdighed for andet år i træk er ifølge Linkedins data cloud og distribueret computing.
5 Måder at forbedre dit arbejdsbalance i dag
Arbejde er en forventet samfundsnorm: Gå i skole, få et job. Men din karriere behøver ikke at være så streng og tilbageholdende. Arbejde er ikke bare en måde at tjene penge på; det skulle tjene jer både økonomisk og følelsesmæssigt. " " Succes er efter min mening at leve et liv ved at træffe valg, der styrer dine mål for at være dit bedste, "sagde Dr.
Populære Indlæg