Papirsti: En vejledning til, hvad du skal gemme og hvad der skal søges

Uanset om hvilken lejr du falder i, et par centrale spørgsmål vedbliver: Hvor længe har en virksomhed brug for at hænge på sine forretningsdokumenter? Og hvad skal det holde?

Ligesom mange af livets spørgsmål findes der ikke et sort-hvidt svar. Internal Revenue Service regler har længe tjent som standard, men der er andre ting, virksomheder skal tage i betragtning. Frem for alt skal små virksomheder imidlertid have en eksplicit, eksekverbar plan.

"Det er meget muligt for små virksomheder at undervurdere værdien af ​​arkiver og behovet for at bevare dem", siger Benjamin Wright, en Dallas-baseret advokat med speciale i teknologi og dokumenter.

I et omfang giver IRS en vis fleksibilitet i, hvordan virksomheder styrer deres dokumenter, herunder brugen af ​​elektroniske systemer.

"IRS'en fortæller ikke alt, hvad du skal gøre. Du skal bruge vejledning fra en CPA, "siger Wright, der blogger meget om dokumentsystemer.

IRS har imidlertid for nylig forklaret, at det vil acceptere elektroniske regnskabssystemer, såsom QuickBooks, til revision.

IRS-publikation 583 understreger, at ethvert dokumentretentionssystem skal give en skatteyder mulighed for nemt at understøtte forretningsresultater, der fremgår af en selvangivelse. I lang tid fastholdt tommelfingerregelen, at virksomheder og enkeltpersoner skulle holde skatteopgørelser og dokumenter i syv år, men publikation 583 angiver, at det ikke er sandt. Snarere gælder forskellige lovbestemmelser om forskellige skattesituationer. For eksempel, hvis en virksomhed skylder tillægsafgift, er loven om begrænsninger tre år.

IRS tilbyder eksempler på de bedste dokumenter at beholde:

Indtægter:

Kasseapparat kvitteringer, bankindskudssedler, fakturaer, 1099s

• Køb og udgifter: Annullerede checks, kreditkort kvitteringer, kontoudtog
• Alt taget i betragtning er syv år ikke en dårlig standard, selv om det er lidt mere end nødvendigt i flere situationer. Men bemærk: Der er ingen lov om begrænsninger på svigagtige eller ubeskyttede skatteopgørelser. Dokumenter tjener mere divergerende formål end at støtte afkast. Wright nævnt som et eksempel byggefirmaer, der måske skal overholde særlige miljølove. Andre føderale eller statslige myndigheder kan fastsætte, at relevante dokumenter bør opretholdes på ubestemt tid.

"Teoretisk kan du have krav, der går ud over [IRS-kravene]", siger Wright. "I så fald vil du sikkert vide om det."

Små virksomheder bør ikke antage, at en mere sofistikeret dokumentretention plan kræver avanceret udstyr og software. Faktisk kan en løsning være lige ved hånden. Wright understreger e-mail som den enkleste og nemmeste måde at opretholde understøttende dokumentation på. "Vi kan bruge e-mail som dagbog for, hvad vi gjorde, hvem vi talte til, hvordan vi gjorde noget. Det kan være meget værdifuldt, "siger Wright. Han bemærkede, at mange større e-mail-tjenester tilbyder ubegrænset opbevaring til så lavt som $ 20 om året.

I betragtning af disse omstændigheder kunne en lille virksomhed vælge at gemme mange dokumenter på et e-mail-system og registrere meget af hvordan det gør forretninger. Med prisen på harddisken og skydepladens fordybning har virksomhederne nu mange overkommelige muligheder at vælge fra.

For meget dokumentation kan dog være problematisk. "Vi lever i den elektroniske fiskeskål," sagde Wright. "Det gælder lige så meget for mor og pop, som det gør det amerikanske statssekretariat. Elektroniske poster kan vises overalt. "Med andre ord, pas på.

Nedtælling til skattedag: Hvilke virksomheder skal vide

22 Motiverende sange til erhvervsejere og iværksættere

• Social Media Savvy: En uge med tips til at hjælpe din virksomhed

---



Social Media er det hotteste emne på NYT Business Summit

"Har jeg fortalt dig det sidste, at jeg elsker dig?" Zipcar-grundlæggeren Robin Chase sluttede sin afsluttende keynote tale på torsdag's New York Times Small Business Summit med spørgsmålet - som en kunde en gang sendt til hende - at køre hjem en besked echoed i løbet af dagens taler: Iværksættere skal respektere og interagere med deres kunder, især nu på social -mediawebsites.

(Generel)



Hvorfor Mobile Phone Manners er i toilettet

Det ser ud til, at du virkelig skal skrabe bunden af ​​tønderne i disse dage for at finde nogen positive rapporter om mobiltelefon manerer. Vil du have bevis? Den gode nyhed, at en organisation kunne hente fra en undersøgelse af mobilbrug, er, at 41 procent af respondenterne sagde, at de ikke havde brugt deres mobiltelefon, mens de var på badeværelset.

(Generel)