Dokumentstyringssystemer: En købers vejledning

Hvis du er på markedet for et dokumenthåndteringssystem, er et af de første spørgsmål du skal svare på, om du vil huse systemet i din virksomhed eller være vært for det i skyen . Mens begge muligheder giver rammer for opbevaring og organisering af dine elektroniske dokumenter, har hver deres egne fordele og ulemper.

Vores guide hjælper dig med at forstå forskellene mellem selvhostede og cloud-hostede dokumentstyringssystemer samt funktionerne de omfatter og de fordele, de tilbyder. Plus, vores guide giver tips om, hvad man skal kigge efter, når man vælger et dokumenthåndteringssystem.

Hvad er et dokumenthåndteringssystem?

• Dokumenthåndteringssystemer er elektroniske arkivskabe, der skaber rammer for tilrettelæggelse af alle digitale og papirdokumenter.
• Disse systemer fungerer sammen med scannere, som konverterer papirdokumenter til digitale versioner.
• Ved hjælp af sofistikerede søgemaskiner giver dokumentstyringssystemer hurtig adgang til ethvert dokument eller en fil.

Funktioner af disse systemer:

• Lagring af forskellige dokumenttyper, herunder tekstbehandlingsfiler, e-mails, PDF-filer og regneark
• Søgning på et helt bibliotek af filer efter enkelt søgeord
• Begrænsning af adgang til bestemte dokumenter
• Overvågning af hvem der ser dokumenter og når
• Sporingsredigeringer til dokumenter
• Henter tidligere versioner af redigerede dokumenter
• Kontrol og regulering, når forældede dokumenter kan slettes
• Adgang til, redigering og deling af dokumenter via mobile enheder

Edito r's note: Leder du efter et dokumenthåndteringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der hjælper dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsters websted BuyerZone til at give dig oplysninger fra forskellige leverandører gratis:

Hvad eksperterne siger: Jeff Pickard, administrerende direktør for Lucion Technologies, leverandør af dokumenthåndteringsløsninger, sagde, at disse systemer hjælper virksomheder med at organisere alle deres papir- og digitale filer på en central placering, hvor alle på kontoret har adgang.

"Det er en udfordring for virksomhederne til at følge med med alle papirarbejde og elektroniske filer, der kommer ind i et hjemmekontor eller forretning hver dag, "sagde Pickard til Mobby Business. "Det starter generelt langsomt - en email her, en kvittering der, indgående fakturaer og kundekorrespondance - og før du ved det, har du et bjerg papir og ingen måde at finde de dokumenter, du har brug for."

Nu hvor du ved, hvad et dokumenthåndteringssystem er, bør du bestemme hvilken type der passer bedst til dine behov - en selvbetjent eller skybaseret løsning. Begge systemer tilbyder de samme funktioner, men de har flere vigtige forskelle.

Selvstyret dokumentstyringssystem

• Alt softwaren lagres i din virksomhed på virksomhedens egne servere.
• Du kan gemme så mange dokumenter og filer som din server tillader.
• Softwaren har en engangspris baseret dels på antallet af brugere. Selvstændige systemer koster typisk mindst tusind dollars. Nogle systemer opkræver et startgebyr for softwaren, samt licensgebyrer for hver bruger. Derudover opkræver nogle et installationsgebyr.
• Der er et valgfrit årligt gebyr for løbende support og softwareopgraderinger.

Fordele: Den største fordel ved et selvstyret dokumenthåndteringssystem er, at du altid er i kontrol med dit system og ikke stole på nogen andre for at holde den i gang. Du er heller ikke afhængig af internettet. Hvis din onlineforbindelse går ned, har du stadig adgang til alle dine dokumenter.

Ulemper: Ulempen kommer i de store upfront-omkostninger samt den ekstra årlige udgift af softwareopdateringer. Derudover er det op til dig at sikre dig, at du har et ordentligt backup-system på plads, da dine filer ikke automatisk gemmes i skyen. En anden mulig negativ er, at ikke alle self-hosted systemer arbejder sammen med både Windows og Mac computere; mange er kompatible med kun den ene eller den anden.

Cloud-Hosted Document Management System

• Alle software er hostet af din udbyder og tilgængelig online.
• Du kan logge ind på disse systemer fra enhver computer eller mobil enhed, der er tilsluttet internettet.
• Du betaler et månedligt gebyr for hver bruger. Omkostningerne spænder fra et par dollars til tæt på $ 100 pr. Bruger afhængigt af udbyderen, antallet af funktioner, du vælger, og mængden af ​​lagerplads du ønsker.
• Systemleverandøren håndterer softwareopgraderinger og vedligeholdelse uden ekstra omkostninger .

Fordele: De største fordele er, at du ikke har brug for et it-team til at installere softwaren og holde den kørende korrekt, og at der ikke er nogen store upfront-omkostninger. Du kan også trykke på disse systemer fra hvor som helst der har onlineadgang, og du behøver ikke sikkerhedskopiere dine filer, da de automatisk gemmes i skyen.

Ulemper: Du er nådig af din udbyder for at holde systemet i gang. Hvis din udbyder har et problem med sit datacenter, kan det forhindre dig i at få adgang til dine filer, indtil situationen er løst. Desuden kan du ikke få adgang til dine filer, hvis din internetforbindelse fejler.

Sara Sutton Fell, CEO og grundlægger af FlexJobs, sagde, at hun kan lide at gemme alle sine filer digitalt og i skyen tillader hende at hente hendes dokumenter hvor som helst hun er, hvilket er særligt vigtigt, fordi hun arbejder fjernt. "At have adgang til al vores dokumentation, uanset hvor vi fysisk arbejder fra, er fantastisk," sagde Sutton Fell. "Jeg ved, at hvis jeg går til en konference eller endda bare kaffebaren til at arbejde om eftermiddagen, kommer alle mine dokumenter med mig."

Ofte stillede spørgsmål om dokumentstyringssystemer

Stadig usikker på, hvad et dokumenthåndteringssystem gør? Intet problem. Her er nogle spørgsmål og svar, der kan give mere klarhed.

Q: Er dokumentstyringssystemer kun værdifulde for store organisationer, eller kan små virksomheder også få gavn af dem?

A:

Selvom de måske ikke har det store antal filer, som større organisationer gør, kan små virksomheder stadig få gavn af dokumentstyringssystemer, siger Jesse Wood, CEO for eFileCabinet. "Et dokumenthåndteringssystem er en fantastisk måde for virksomhederne at blive mere effektive i deres respektive brancher , uanset virksomhedens størrelse eller hvor mange kunder det har, "sagde Wood.

Q: Jeg ser ofte referencer til dokumenthåndteringssystemer, dokumenthåndteringssoftware og dokumenthåndteringsløsninger. Hvad er forskellene?

A:

Til trods for de forskellige navne udfører de alle de samme opgaver. Mary Williams, marketingchef for DocuWare, sagde forskellene er et spørgsmål om semantik. "Vores industri gør et godt job forvirrende offentligheden, fordi der er mange vilkår derude, der er udskiftelige," sagde hun.

Q: Hvad er forskellen mellem cloud storage og cloud-baserede dokumenthåndteringssystemer?

A:

Mens skylagring simpelthen fungerer som et sted at huse dokumenter i skyen, er cloud-baserede dokumentstyringssystemer meget robuste løsning, der hjælper virksomhederne med at håndtere deres vigtige dokumenter, sagde Wood. "Som et lageropbevaringssted mangler skydeopbevaring samarbejde, sikkerhed og diverse automatiseringsfunktioner i et dokumentstyringssystem, nemlig i form af revisionsspor, brugerrettigheder, templering, versionering og krypteret fildeling i bankkvalitet, "sagde han.

Q: Hvordan får du dokumenter gemt i systemet?

A:

Der er flere måder at tilføje filer på, f.eks. at uploade dem fra din computer og scanning papir dokumenter direkte ind i systemet. Pickard sagde, at scanningsfunktioner er en stor del af et system. "Scanning tager nu kun få sekunder, og hvis du får den rigtige teknologipakke, kan du automatisk oprette redigerbare søgeordssøgbare filer i et universelt format som PDF, mens du scanner, "sagde han. "En god scanningsløsning gør det også nemt at scanne masser, genkende hvor separate dokumenter begynder og slutter i en stak og sender dem til den rigtige mappe som en virtuel filklerk."

Q: Hvordan finder du dokumenter i systemet, efter at de er afsendt?

A:

Disse systemer tilbyder mange måder at hurtigt finde på dokumenter, herunder ved at søge filens titel, forfatterens navn og hvornår det blev tilsat i systemet. Derudover giver mange af disse løsninger dig mulighed for at søge efter indhold inden for hver fil. "Hvis du finder en løsning med integrerede søgefunktioner, kan du blot foretage en søgeordssøgning for at trække dokumenter op på sekunder [og modtage] en forhåndsvisning for at sikre, at du har den rigtige fil, før du åbner den, "sagde Pickard.

Q: Har dokumentstyringssystemer arbejdet med andre programmer, som jeg allerede bruger?

A:

Mens de fleste systemer har integrationer til Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks og flere andre populære programmer, og nogle indeholder også en applikationsprogrammeringsflade (API), der muliggør tilpassede integrationer. "En dokumentstyringsteknologi med en åben API udvider denne tilpasningsevne til organisationer, der ønsker yderligere at skræddersy dokumenthåndteringssystemet til deres specifikke initiativer ", sagde Wood.

Q: Ud over at holde dig mere organiseret kan dokumentstyringssystemer hjælpe dig med at få arbejde udført på andre måder?

A:

Ja og en vej er med workflow værktøj s, som hjælper virksomheder med at holde opgaver og projekter på sporet. Disse værktøjer, som er inkluderet i nogle systemer, giver medarbejdere besked, når det er deres tid til at arbejde på bestemte opgaver og medvirke til at sikre, at opgaver aldrig går tabt i en medarbejders indbakke, siger Errick Anthony, projektleder for LSSP Corporation, et dokumenthåndteringssystem udbyder . "Workflow betyder evnen til at lade en person eller gruppe mennesker vide, at handling skal udføres på en fil for at fuldføre processen," siger Anthony. "Workflow Management indeholder også evnen til at spore og styre disse filer af en administrator."

Q: Med dokumenthåndteringssystemer har alle brugere adgang til hver fil?

A:

De fleste dokumentstyring systemer har sikkerhedsrestriktioner, der kan styre, hvilke medarbejdere der har adgang til hvilke filer. Dette sikrer, at medarbejderne kun ser de dokumenter, de skal. "Sikkerhed har en så vigtig rolle i dokumentstyringssystemet," sagde Anthony.

Q: Hvad sker der, hvis en katastrofe rammer min virksomhed? Er de filer og dokumenter, der er gemt i systemet, tabt for godt?

A:

En stor fordel ved de skybaserede løsninger er, at dine data er gemt sikkert på stedet. "Dokumentstyringssystemer muliggør en øjeblikkelig forretnings beredskabsplan, da dine sikkerhedskopier er lagret udenfor i det sjældne tilfælde af beskadigelse eller ødelæggelse af din placering", siger Anthony. Brugervilkår for dokumentstyringssystemer

Virksomheder vi talte med rapporterede et par fordele ved at bruge disse systemer. Her er nogle af de største plusser, de pegede på.

Nem adgang:

• John Bustrum, CEO og grundlægger af My 403b Coach, sagde at have sådan software på plads betyder, at han ikke længere er tvunget til at lagre masser af filer på sit skrivebord . I stedet, når kunderne ringer, kan han straks finde de dokumenter, han har brug for på sin computer. Nem at søge
• : At kunne let søge gennem firmaets dokumenter er en stor fordel, siger Karen Walker, grundlægger af One Team Consulting. Hun sagde evnen til hurtigt at søge efter og hente præsentationer og noter er uvurderlig. Bedre samarbejde:
• At slippe af med kopier af dokumenter gør det nemt for medarbejderne at arbejde sammen, siger Gary Tuch, grundlægger af professor Egghead Science Academy. Når flere medarbejdere arbejder på et dokument, og der sker konstant redigering, sikrer dokumenthåndteringssystemerne, at arbejdere altid har den mest opdaterede kopi. Medarbejdere spilder ikke tid til at udskrive revisioner eller dobbeltklikker for at sikre, at de har den nuværende version, tilføjede Tuch. Sparer plads:
• Udveksling af papirdokumenter til digitale versioner kan spare en enorm mængde fysisk plads, siger Randy Jourgensen , ejer af Digital Office Solutions. Siden omdannelsen af ​​sit kontor til et papirløst miljø for mere end 15 år siden har Jourgensen været i stand til at konvertere plads, der tidligere blev brugt til fillagring i rummet, der kan generere indtægter. Hvad skal man se efter i et dokumentstyringssystem?

Vi bad vores eksperter om at fremhæve, hvad de synes er nogle af de vigtigste funktioner og funktioner, som små virksomheder skal kigge efter, når de vælger en dokumenthåndteringsløsning.

Filstruktur

• : Systemet skal tilbyde en brugervenlig filstruktur, som giver mening for brugere, f.eks. En kabinet-skuffemappe tilgang. Søgning
• : Du vil have et bredt udvalg af muligheder for hurtigt at finde filer. Du skal kunne søge ikke kun af filens navn, men også af indholdet inde i filen. Brugervenlighed
• : Systemet skal være enkelt for medarbejdere at bruge. Hvis det er for svært, får du ikke fuld indkøb fra personalet, hvilket vil gøre systemet mindre effektivt. Mobiladgang
• : Du vil have et dokumenthåndteringssystem, der er tilgængeligt via smartphones og tablets. Integration
• : Systemet bør nemt integreres med de programmer, du allerede bruger, f.eks. Din e-mail-klient og kundeforvaltningsløsning. Scanning
• : Løsningen skal være kompatibel med en lang række scannere . Sikkerhed
• : Systemet skal give dig mulighed for at begrænse, hvem der kan se bestemte mapper og filer. Du bør være i stand til at angive adgangstilladelser af medarbejderen. Nu hvor du ved, hvilke typer dokumenthåndteringssystemer der er tilgængelige, og hvad de tilbyder, skal du bestemme hvilken løsning der passer bedst til dig. For at indsnævre dine valg, skal du se vores bedste pluk-side.

Klar til at vælge et dokumenthåndteringssystem? Her er en sammenfatning af vores komplette dækning:

Bedste dokumentstyringssoftware og -systemer 2018

• Bedste dokumentstyringssoftware Samlet
• Bedste billig dokumentstyring
• Bedste dokumentstyring til små virksomheder
• Bedste mobildokument Ledelse
• Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der hjælper dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterside BuyerZone til at give dig oplysninger fra forskellige leverandører gratis:

---

Valg af Web Hosting Service: En Købers Guide

At vælge en web hosting service er en vanskelig beslutning for virksomhedsejere. Der er hundredvis af virksomheder at vælge imellem, der tilbyder flere tjenester og planer. Fra delt webhosting til dedikerede servere, hvordan ved du hvilken tjeneste du vælger? I denne vejledning racerer vi web- og cloud hosting-tjenester, som vi synes er de bedste for virksomheder i 2018, og hvorfor vi valgte dem.

(Løsninger)

Best Small Business Accounting Software 2018

I vores søgning efter den bedste regnskabssoftware til små virksomheder har vi søgt efter løsninger, der er overkommelige og nemme at bruge. Vi har også søgt efter tidsbesparende funktioner, der tager hovedpine ud af småregnskaber, som automatiske poster, fakturering, faktura betaling, omkostningsrapporter, finansielle rapporter og forsoning.

(Løsninger)