Forhindre medarbejdersamfældelsesproblemer med en smart time-off-politik

Har du en medarbejder, der konstant kalder "syg" eller tager for meget tid? Selvom mange afværgede medarbejdere er legitime, kan tilbagevendende uafskediget fravær virkelig forstyrre en virksomhed - især hvis medarbejderen tager lønnet tid.

Dit første instinkt kan være at disciplinere medarbejderen, beskylde dem for at udnytte eller endda truet med at skyde dem. Men hvis deres grund til manglende arbejde kvalificerer sig som et lovligt beskyttet fravær, kan du lande dig selv i varmt vand.

Tricia Meyer, grundlægger og administrerende advokat i Meyer Law, bemærkede, at det er vigtigt for arbejdsgiverne at forstå føderale eller statslige love om medarbejderlov så de skaber ikke ulovlige politikker eller stiller urimelige krav til deres arbejdstagere. Her er hvad du behøver at vide om at skabe en smart off-line-politik og håndtering af medarbejders fravær.

Redaktørens note: Leder du efter oplysninger om tids- og tilstedeværelsessystemer? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores sælgerpartnere kontakter dig for at give dig de oplysninger, du har brug for:

Hvad skal du medtage i din politik

Uanset om du skriver din første time-off-politik eller opdaterer din eksisterende, Vores kilder anbefales, herunder nogle få vigtige ting.

Arbejdstagerens arbejdstid: Definer forventede arbejdstider og antal arbejdede timer pr. uge samt en ind / ud-procedure for at sikre, at medarbejderne opfylder disse krav

Udbetalt betalt og ubetalt orlov: Udover almindelig betalt fritid (herunder sygedage, personlige dage og feriedage) skal du oplyse betalte (eller ubetalte) helligdage, forlade perioder (f.eks. Aflønning eller jurypligt) , og føderalt beskyttede fravær som fMLA og handicaplovgivning.

"Skriv en klar beskrivelse af, hvad løn og ubetalte orlover er tilgængelige for medarbejdere, herunder hvornår og hvordan de kvalificeres til orlov og hvor meget ferie de tilfalder hver uge, lønperiode, måned eller år, "s hjælp Jaime Lizotte, HR-løsninger manager hos ComplyRight.

Indkaldelsesprocedure: Hvad er proceduren for at blive syge eller anmelde selskabet, når en medarbejder ikke vil være i? Skal nogen blive underrettet, hvis en medarbejder bliver forsinket? Er medarbejderne ansvarlige for at finde en erstatning for uplanlagt fridage?

"Sørg for at forklare politikken for anmodning om orlov, herunder frister for ferieanmodning og blackout-perioder," sagde Lizotte til Mobby Business.

Din politik skal være delt blandt alle medarbejdere, vejledere og ledere. Derudover bør ledere trænes om, hvordan man anvender det retfærdigt, ifølge HRhero.

Konsekvenser for overtrædelser: Den sidste del af din politik skal udklare følgerne, hvis en medarbejder ikke følger politikken.

"Skriv ned de trin, der skal træffes for forskellige overtrædelser, for at beskytte din virksomhed mod ladninger af favoritisme eller diskrimination ned ad linjen," sagde Lizotte.

Forbliv juridisk kompatibel.

Som arbejdsgiver har du en juridisk forpligtelse til at behandle medarbejdere retfærdigt, når det kommer til din orlovspolitik. Forsknings føderale love som FMLA, American Acts for Disabled People (ADA), Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) og afsnit VII i Civil Rights Act fra 1964. Du bør også gøre dig bekendt med din stats arbejdstageres erstatningslove , ifølge HRhero.

"Du skal sørge for, at du ikke reprimanderer eller endog nægter manglen på en medarbejder af enhver beskyttet grund," sagde Lizotte. "Sørg også for at du behandler hver medarbejder ens, så du ikke ender med en diskrimination eller en fejlagtig opsigelseskrav."

Det er altid bedst at have en erfaren advokat gennemgå dine politikker for at sikre, at der ikke er nogen problematisk sprog eller regler.

"Arbejdsgiverne bør konsultere fagfolk for at sikre, at de overholder forskellige føderale og statslige love med hensyn til deres politik og gennemfører bedste praksis," fortalte Meyer Mobby Business. "En arbejdsgiverpolitik bør klart skrives og sendes til alle medarbejdere til deres gennemgang / bekræftelse."

Sporing og håndtering af medarbejderfravær

Medarbejder fravær er mere end blot en compliance problem, og hvordan du håndterer dem påvirker virksomhedens omkostninger, rentabilitet, kultur, medarbejdermoral og mere, sagde Raj Narayanaswamy, medstifter og medformand for Replicon.

"Måden du vælger at overholde disse fraværskrav kan have en vidtrækkende indflydelse på mere end blot din juridiske afdeling, så tag dig tid til fuldt ud at forstå, hvordan tiden bliver implementeret i din virksomhed, "sagde han.

Lizotte bemærkede, at arbejdsgivere nemt kan spore medarbejdernes fravær ved enten at skabe en proces i deres firma, hvor de dokumenterer fravær regelmæssigt, f.eks. med papir eller finde en elektronisk løsning, der gør det muligt for dem nemt at komme ind på medarbejderfravær, når de opstår.

"Hvis arbejdsgiveren har til hensigt at skalere virksomheden, vil jeg anbefale at bruge et tredjeparts softwareprodukt til at spore det er typisk mindre administrativt belastende sammenlignet med sporing i et regneark, er mindre tilbøjelige til at indeholde fejl og giver arbejdsgiveren mulighed for lettere at sikre overholdelse af statslige og føderale love, "sagde Meyer.

Før du nærmer dig en medarbejder om kronisk fravær, er det klogt at foretage en intern revision for at afdække roden af ​​problemet, sagde Lizotte. Er din medarbejder vælger at ringe ud af arbejdet, fordi de føler sig stressede og pressede og har brug for lidt tid til at dekomprimere? Ringer de på grund af en familiesituation (f.eks. Omsorg for børn eller ældres forældre)? På grund af sundhedsrelaterede adfærd på egen hånd?

Næste sagde Lizotte at se på din virksomheds holdning til unscheduled fravær. Tolererer du det, fordi alle har brug for fritid nu og da? Føler du, at det er misbrugt, fordi du ikke ved, hvordan du skal klare det anderledes? Eller er det forvirret, og medarbejderne ved det, men det sker stadig?

"Ved at gennemføre denne revision og besvare disse spørgsmål vil du være i stand til at identificere ... [og] forstå eventuelle fraværende problemer, som din virksomhed måtte have, og [da] implementere en plan, "siger Lizotte.

Inden der træffes disciplinære foranstaltninger mod en medarbejder, anbefaler vi at konsultere en HR-professionel og / eller en advokat for at sikre, at du overholder lovmæssigt lov.

Hvad små virksomheder skal vide om varer og tjenesteydelser Skat

Indien har for nylig udarbejdet en vare- og serviceskat (GST) for en "nation, en skat" mentalitet. En GST er en merværdiafgift på de fleste varer og tjenesteydelser, der sælges til husholdningsforbrug. GST betales af forbrugerne, men pengene går derefter til regeringen fra virksomheder. Ifølge Clear Clear var Frankrig det første land til at gennemføre en GST.

(Forretning)

5 Salgsstyrketips til små virksomheder

Når det kommer til kundereledelse (CRM) software, Salesforce er konge. Det giver masser af funktioner og muligheder for at hjælpe dig med at erhverve og beholde kunder, øge salget og administrere kontakter, men dets kompleksitet kan også miste dig. Anvendes korrekt, kan Salesforce imidlertid være enkel og nem at bruge til små virksomheder.

(Forretning)