Fordelene ved papirløs lønningsliste

I stedet for at skulle udskrive lønningsrapporter, betale medarbejdere med papirkontrol og registrere tid og tilstedeværelse via et papirblad, kan online-lønprogrammer håndtere alle disse opgaver elektronisk.

"Papirløs lønningsliste er et begreb, der beskriver, hvordan en hel lønning kan behandles uden at generere papir." Eric Wade, en papirløs lønkonsulent for payroll systemudbyderen Paychex, fortalte Mobby Business.

Der er flere komponenter i en papirløs lønningsliste, herunder optagelse af medarbejderes tid elektronisk, medarbejdere betales via elektroniske betalingsmetoder (i forhold til en omsætningspapircheck), leverer paystubs til medarbejdere elektronisk, lønningsrapporter bliver genereret elektronisk og leverer W-2'er til medarbejdere elektronisk ", sagde han.

Redaktørens note: Søger du information om lønningssystemer? Udfyld spørgeskemaet nedenfor, og du vil blive kontaktet af lønmodtagere, der er klar til at diskutere dine lønningsbehov.

Mens du har alle disse opgaver gennemført online, kan nogle småfirmaer være nervøse, er der mange fordele ved at køre en papirløs lønningsliste. Det er især en ekstrem grøn praksis, siger Wade.

"Skift til papirløs lønning er miljøvenlig, hvilket kræver mindre papir- og printressourcer," sagde han.

Fordelene er dog langt fra begrænset til miljømæssige fordele. Der er også enorme omkostningsbesparelser. Wade sagde, at forskning fra Electronics Payments Association og American Payroll Association (APA) fandt, at virksomheder spare mellem $ 2,87 og $ 3,15 per løn, der drives ved at betale medarbejdere elektronisk, f.eks. Via direkte indbetaling, i stedet for via papircheck. Virksomheder spare en anden $ 1,20 ved at levere pay stubs online, undersøgelsen fundet.

"APA indikerer endvidere, at hvis en check går tabt og skal udskiftes, kan der være en ekstra omkostningsbesparelse på $ 8 til $ 10 per udskiftningskontrol , Siger Wade.

Papirløse lønningssystemer hjælper også med at sikre, at små virksomhedsejere betaler og arkiverer deres skatter til tiden, siger Tomer London, medstifter og chefproduktofficer for lønningssystemudbyderen Gusto. Papirløse lønsedler programmerer automatisk alle lokale, statslige og føderale skatter automatisk, så virksomhedsejere behøver ikke længere at huske at sende formularer eller foretage betalinger, sagde London.

"Løbende lønningslister manuelt er en tidskrævende, kompliceret og fejlagtig proces, "sagde london. "Som følge heraf bliver en tredjedel af de små virksomhedsejere bødet hvert år for at indgive eller betale deres lønningsafgifter forkert."

Wade pegede på flere andre fordele ved papirløs lønning:

Det sparer tid

• - Arbejdsgivere spare tid, de ville have brugt til at forberede kontrol, levere kontrol til medarbejdere, løse tabte og uleverede checks, fastsætte problemer med check-indbetaling og håndtere svigsproblemer. Virksomhederne sparer også den tid, de ville have brugt at besvare medarbejderspørgsmål, som medarbejderne kunne løse ved at se deres information online. Pålidelighed
• - Arbejdsgivere er i stand til at betale medarbejdere til tiden uanset helligdage eller uventede hændelser, såsom dårligt vejr eller naturkatastrofer. Medarbejdere ved, at de vil blive betalt i tide og ikke behøver at komme i arbejde for at afhente deres kontrol eller vente på, at deres kontrol skal leveres. Tilgængelighed
• - Arbejdsgivere har nem adgang til deres lønningsdata online eller via en mobil enhed. Medarbejdere har også nem adgang til deres lønningsdata, som ofte indeholder personlige oplysninger, direkte indbetalingsoplysninger, paystubs og W-2'er. London sagde, at papirbaseret lønning også er iboende manuelt og opdelt, mens papirløse systemer tillader talrige integrationer med populær regnskabssoftware, som QuickBooks og Xero.

"Folk behøver ikke længere manuelt at optage lønningsposter," sagde London.

Før de går helt papirløse, skal virksomhederne først sikre sig, at deres stater tillader det. Wade sagde, at visse stater kræver, at arbejdsgiverne tilbyder papircheck som betalingsmiddel, mens andre stater kræver, at medarbejderne kan fravælge levering af online paystub.

Desuden kræver Internal Revenue Service, at alle medarbejdere samtykker i at modtage deres W -2 formularer online. Medarbejdere, der ikke samtykker, skal modtage en kopi af papir.

Hvis du er interesseret i at lære mere om, hvad du skal se efter i et lønningssystem, skal du se vores betalingssystems købers vejledning. Hvis du ved hvad du vil, vil vi opfordre dig til at læse om, hvad vi anbefaler som de bedste lønningssystemer til en række forretningstyper.

Redaktørens note: Søger du information om lønningssystemer? Udfyld spørgeskemaet nedenfor, og du vil blive kontaktet af lønmodtagere, der er klar til at diskutere dine lønningsbehov.

---

Special Answering Services Review: Bedste telefonsvarer til lægehjælp

Vi anbefaler Special Answering Service som den bedste call center service til lægehjælp i 2018. Efter Hvorfor specialtjenester? Customizable Specielle telefonsvarer tilbyder et udvalg af forskellige planer afhængigt af dit opkaldsvolumen. Virksomheden tilbyder otte forskellige prisplaner: Økonomi (inkluderer nul minutter): $ 31 pr.

(Løsninger)

Bedste løsning til mobilkortbehandling

Efter meget forskning og analyse af kreditkortprocessorer anbefaler vi Square som den bedste mobile kreditkortprocessor for små virksomheder i 2018 . Square? Brugervenlighed Små virksomheder, der bruger Square rave om, hvor nemt det er at bruge. Fra opsætning til udstyr og software tilbyder Square en af ​​de hurtigste måder at acceptere kreditkort på mobile enheder.

(Løsninger)