Vejledning til katastrofeplanlægning for små virksomheder
Det kræver en mange penge og arbejdskraft til at bringe en virksomhed tilbage online efter en massiv naturkatastrofe - som Sandy, Harvey eller Irma - men det kan være lige så udfordrende at genåbne efter en lokal hændelse som brand eller oversvømmelse. Når det drejer sig om at forberede din virksomhed til at overleve en katastrofe, bør du nok holde denne gamle sportskonsol i tankerne: Det bedste forsvar er en god fornærmelse.
At få dit professionelle hus i orden tager tid, men jo hurtigere du kommer i gang, Jo mere forberedt din virksomhed vil være, hvis katastrofe rammer. Da mange virksomheder ikke ved, hvor man skal begynde med katastrofeplanlægning, tappede vi nogle få eksperter fra branchen til at kurere fem af de bedste katastrofeplanlægningstips til små virksomheder.
Redaktørens bemærkning: Er du interesseret i katastrofegendannelsesløsninger som backuptjenester? Hvis du vil have information til at hjælpe dig med at vælge den tjeneste, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor, og vores søsters websted, BuyerZone, giver dig gratis information fra leverandører:
Planlæg at kommunikere
Ifølge Christopher Berry, senior direktør i Krolls sikkerhedsrisikostyringspraksis, planlægning af, hvordan en virksomhed vil kommunikere med interessenter, kunder og leverandører under og efter en katastrofe er et must. Berry sagde, at virksomhederne skal "sikre sig, at kontaktoplysningerne for alle medarbejdere er ope til dato og passende inklusive hjem, mobilnumre og e-mail-adresser. " Gennemgå denne liste årligt. Da elektroniske filer muligvis ikke er tilgængelige, hvis strøm eller internetservice afbrydes, ville det være klogt at "overveje at holde en kopi af den relevante liste sikkert udefra i et hjem sikkert."
Udvid listen med et trin ved at tilføje navnene og kontaktoplysningerne til dine nødtjenesteudbydere, som din virksomhed muligvis skal nå efter en katastrofe. Det er tid til at finde ud af, hvilket gasfirma der betjener din bygning, eller hvem din lokale forsikringsrepræsentant skal være, før du beskæftiger dig med et problem, ikke efter.
Berry anbefaler også "at etablere en proces for at holde medarbejdere, kunder og leverandører underrettet vedrørende forretningsaktiviteter i en nødsituation. Dette kunne gøres ved at sende statusopdateringer på en virksomheds Facebook-side eller ved at bruge selskabets hjemmeside. " Lad folk på forhånd vide, hvilke metoder din virksomhed vil bruge til at give opdateringer.
Bestem en backup- og adgangsplan
Det er også vigtigt at komme med en proces til beskyttelse af dine optegnelser og data. Chloe Demrovsky, administrerende direktør for Disaster Recovery Institute International, rådgiver små virksomheder om at "lave kopier af vitale poster og deres vigtigste dokumenter og gemme dem elektronisk, sikkert ... [i] overkommelig skybaseret opbevaring."
Sørg for at du planlægge test af dine sikkerhedskopieringsdata for dine medarbejdere for at sikre, at filerne er komplette og nemme at få adgang til. Du ville hader at finde ud af, efter at katastrofen ramte, at en vigtig fil ikke uploadet korrekt eller en gammel hjemmecomputer er for gammel til at få adgang til en nøgleapplikation eksternt.
Andy Abramson, administrerende direktør for boutique marketing bureau Comunicano, anbefaler også, at små virksomheder overvejer overgangen til cloud-baserede tjenester til den daglige drift, før katastrofer rammer. "Heldigvis fordi vi alle er sky, hele tiden [ved hjælp af Googles G Suite] ... er alle mine data der," sagde han.
Abramson sagde, at Comunicano også bruger Dialpad for kommunikation og UberConference for samarbejde, "så alle Mine telefonsamtaler, tekstbeskeder og optagelser lagres også i Google Cloud. "
Da Abramson's hardware mislykkedes ham, fik han igen at køre i løbet af et par minutter efter at have fået adgang til sine cloud-konti på en ny bærbar computer. en finansiel og forsikringsplan
Det kan være svært at forestille sig, men mere end 40 procent af virksomhederne genåbner sig ikke efter en katastrofe, ifølge Federal Emergency Management Agency. En del af årsagen er, at mange små virksomheder ikke har en tilstrækkelig forsikringsplan eller et system til at holde pengestrømme i deres virksomhed i nødsituationer.
Andy Wood, administrerende direktør for forsikringsselskabet Insureon, anbefaler at vælge opsigelsesforsikring foruden almindelig ansvarsdækning. Ikke at have en "forretningsafbrydelsespolitik" betyder, at udgifter, der er nødvendige for at genstarte en virksomhed i tilfælde af en orkan [eller anden forretningsforstyrrende hændelse] ikke er omfattet. " Hvis du har det, kan denne dækning hjælpe med at erstatte tabte indtægter, mens du arbejder for at få dine døre genåbnet.
Selvom du har den rigtige forsikring, kan det tage et par uger til et par måneder for at give al den krævede dokumentation til en påstand efter en katastrofe. Du vil være villig til at holde din virksomhed bugtet i løbet af denne tid. Efter at en uforsigtig lejer forlod hanen over natten over, vandt vandet ned og oversvømmet Hollywood Mirrors direktør Adam Watson's hele produktbeholdning. "Den eneste grund til, at vi overlevede, er, at jeg gerne holder tre måneders løbende omkostninger i banken som et sikkerhedsnet," sagde Watson. Det tog fire måneder at få forsikringsanmodningen betalt, vandrenset og nyt lager på lager.
"Det er vigtigt, at du har reservefonde til uventede katastrofer som dette," sagde Watson. "Hvis du går tom for penge, vil du være ude af drift. Det er så enkelt og så nemt som det, og det kan ske for nogen."
Forberedelse til medarbejderbehov
Dine medarbejdere er hjertet i din virksomhed , så glem ikke at medtage deres behov i dine katastrofeforberedelsesplaner. Peter Yang, medstifter af ResumeGo, anbefaler at inkludere "rigelig tid for dine medarbejdere til at evakuere regionen med deres familie" i dine planer. Det var det, han gjorde før den nylige orkan Harvey slog et af sine kontorer i Houston. Han prædokede også sine medarbejdere i en anden region, så de kunne afhente sløret i løbet af overgangstiden.
Hvis dit team arbejder fjernt eller rejser for erhvervslivet, er det vigtigt, at du har et system til rådighed for at checke ind under en lokal hændelse eller katastrofe. Erik Endress, CEO for Share911, ved, at virkningen af realtidskommunikation kan have på en virksomhed under brand, oversvømmelse eller orkan. Endress 'software gør det muligt for arbejdsgiverne at vide, hvilke medarbejdere der er sikre, og som kan have brug for hjælp under katastrofer. Denne adgang hjælper med at sikre, at arbejdsgiverne får medarbejderne den hjælp, de har brug for, og får alle tilbage til arbejde hurtigere, når faren passerer.
Practice the plan
Matthew Hilton, Switchvox produktmarkedsføringschef hos Business Communications Company Digium, anbefaler dig " træne dine medarbejdere til det punkt, hvor planen kan gøres nemt. Øv, øve og udøve igen, så der er ingen overraskelser, når en rigtig begivenhed opstår. " Et plantrin, der synes at være enkelt - som at postere virksomhedsopdateringer til klienter på Facebook - kan kræve mere omtanke end det fremgår.
For eksempel, hvem poster opdateringerne? Hvor mange gange opdateres opdateringer på en dag? Hvad sker der, hvis der ikke er opdateringer i en bestemt periode - er det en opdatering? At uddybe planens detaljer og praktisere de forskellige scenarier reducerer risikoen for forvirring og den tid, din virksomhed kan være offline.
Med held skal du aldrig bruge din katastrofeplan, men det betyder ikke dig og din medarbejderne bør ikke være klar til at bruge det ved drop af en hat.
3 Ting at overveje, før du starter en virksomhed
ÅRets start er typisk en tid til beslutninger, nye kostvaner og langsigtede mål. Mens det altid er en god idé at forbedre dit personlige liv, giver det nye år også muligheder i dit faglige liv. Tag tid til at vurdere, hvor du er i din karriere, og hvis det er på tide at foretage en karriereændring. "Mens du opfylder dit nytårs resolutions, skal du sørge for, at dine iværksætteropgaver står øverst på din liste", sagde Tom Portesy, formand for MFV Expositions og vært for International Franchise Expo.
Er der for mange fjernbetjeninger dårligt for erhvervslivet?
At give dine medarbejdere chancen for at arbejde hjemmefra, er måske ikke win-win-forslaget, som mange mener, at det er, ny forskning finder. Selv om telekommunikation generelt betragtes som værende god for både medarbejdere og arbejdsgivere , det har sine ulemper, ifølge en undersøgelse, der for nylig blev offentliggjort i tidsskriftet Academy of Management Discoveries.
Populære Indlæg