Hvad er kontraktledelse?

Kontraktstyring er processen med at styre oprettelse, gennemførelse og analyse for at maksimere driftsmæssige og økonomiske resultater i en organisation, samtidig med at den finansielle risiko reduceres. Organisationer møder et stadigt stigende pres for at reducere omkostningerne og forbedre virksomhedens præstationer. Kontraktstyring viser sig at være et meget tidskrævende element i virksomheden, hvilket letter behovet for et effektivt og automatiseret kontraktstyringssystem.

Grundlæggende principper for kontraktstyring

Når to virksomheder ønsker at drive forretning med hinanden, er en kontrakt specificerer de aktiviteter, der er indgået af begge organisationer og de vilkår, som de hver især vil opfylde deres dele af aftalen. Kontrakter påvirker virksomhedernes rentabilitet på en meget stor måde på grund af vægt på omsætning og omkostninger. Når en kontrakt formuleres dårligt, kan en organisation miste utallige tusindvis af dollars over en simpel teknik, de manglede ressourcerne til at identificere. Effektiv kontraktstyring kan i sidste ende skabe et stærkt forretningsforhold og bane vejen til større rentabilitet på lang sigt, men kun når det forvaltes korrekt.

Elementer af succesfuld kontraktstyring

Det er ikke nok, at en organisation har fagfolk på plads til at håndtere kontraktstyring. Medarbejderne skal forstærkes med tilstedeværelsen af ​​processer og softwarekammerater for at imødekomme stigende compliance og analytiske behov. Når en kontraktstyringsstrategi gennemføres med succes, kan organisationer forvente at se:

• De forventede forretningsfordele og finansielle afkast bliver realiseret
• Leverandøren er samarbejdsvillig og reagerer på organisationens behov
• Organisationen møder ingen kontrakttvister eller overraskelser
• Levering af ydelser er tilfredsstillende for begge parter

Aktiviteter, der udgør en god kontraktstyring

Grundlaget for kontraktstyring er afhængig af implementeringen af ​​succesfulde aktiviteter efter tildeling og upstream. I løbet af præstationsfasen skal medarbejderne fokusere på grunden til at etablere kontrakten, og hvis leverandøren kan opfylde betingelserne i aftalen. Yderligere overvejelse er nødvendig for at forstå, hvordan kontrakten vil fungere, når den er tildelt. Undgå uønskede overraskelser kræver omhyggelig forskning og klarhed om formål i den aktuelle kontrakt.

Kontraktstyring kræver fleksibilitet for begge parter og en vilje til at tilpasse kontraktvilkår for at afspejle eventuelle skiftende omstændigheder. Problemer er uundgåelige, hvilket betyder, at organisationer skal være forberedt på det uventede og kunne tilpasse kontraktvilkårene, når det er nødvendigt.

Kontrahovedstadier

Kontrakter spiller en vigtig rolle i slutningen af ​​kvartalet og er brudt op ind i etaper for at organisere indsatsen og strukturere den typiske kontraktproces. Når du er færdig manuelt, kan det være ret tidskrævende at oprette en kontrakt. Processen omfatter følgende trin:

1. Begyndelsesbegæringer. Kontraktstyringsprocessen begynder ved at identificere kontrakter og relevante dokumenter til støtte for kontraktens formål.
2. Forhandlingsaftaler. At skrive en kontrakt med hånden er en tid forbrugsaktivitet, men ved brug af automatiserede kontraktstyringssystemer kan processen blive ret strømlinet.
3. Forhandling af kontrakten. Ved afslutningen af ​​udarbejdelsen af ​​kontrakten skal medarbejderne kunne sammenligne versioner af kontrakten og notere eventuelle uoverensstemmelser for at reducere forhandlingstiden.
4. Godkendelse af kontrakten. Den instans, hvor de fleste flaskehalse opstår, er at få ledelsesgodkendelse. Brugere kan forebyggende bekæmpe dette ved at skabe skræddersyede godkendelsesprocesser, herunder parallelle og serielle godkendelser for at holde beslutninger i bevægelse hurtigt.
5. Gennemførelse af kontrakten. Gennemførelse af kontrakten giver brugerne mulighed for at kontrollere og forkorte signaturprocessen gennem brug af e-signatur og fax support.
6. Forpligtelsesstyring. Dette kræver en stor del projektledelse for at sikre, at leverancer opfyldes af nøgleinteressenter, og kontraktens værdi forringes ikke i løbet af de tidlige faser af væksten.
7. Revisioner og ændringer. At samle alle dokumenter, der er relevante for kontraktens oprindelige udarbejdelse, er en vanskelig opgave. Når oversete elementer er fundet, skal der være systemer til at ændre den oprindelige kontrakt.
8. Revision og rapportering. Kontraktstyring indebærer ikke blot at udarbejde en kontrakt og derefter skubbe den ind i arkivskabet uden en anden tanke. Kontraktsrevisioner er vigtige for at fastslå, at begge organisationer overholder vilkårene i aftalen og eventuelle problemer, der måtte opstå.
9. Fornyelse. Brug af manuelle kontraktstyringsmetoder kan ofte resultere i savnede fornyelsesmuligheder og tabte forretningsomkostninger. Automatisering af processen gør det muligt for en organisation at identificere fornyelsesmuligheder og skabe nye kontrakter.

Kontraktstyringssoftware

Mens traditionen normalt skal håndtere kontrakter manuelt via mappe- og arkivskabsopbevaring, er praksis spredt med ineffektivitet, der kun kan forringe fra en organisations samlede effektivitet. Integration med en automatiseret kontraktstyringstjeneste vil hjælpe med at frigøre utallige mandtimer og automatisere utallige processer i forbindelse med administration af en kontrakt og dermed skabe mere værdi for et firma.

Bag forretningsplanen: Little Earth Productions

Ava DeMarco og hendes partner, Rob Brandegee, grundlagde Little Earth Productions i deres baggård for 23 år siden. I dag beskæftiger de 35 personer, der hjælper med at producere sportsbeklædning til mere end 170 hold på tværs af NFL, NBA, MLB, NHL og NCAA. Over tid sagde DeMarco, at Little Earth har ændret sig meget, men aldrig troede hun og hendes partner, at selskabet ville vokse så uhyre.

(Forretning)

Snapshot Small Business: SpearmintLOVE

Vores små virksomheder Snapshot-serien indeholder billeder, der repræsenterer, på kun ét billede, hvad de små virksomheder, vi handler om, handler om. Shari Lott, grundlægger og administrerende direktør i SpearmintLOVE, forklarer, hvordan dette billede repræsenterer sin virksomhed. Jeg har siden jeg begyndte at arbejde for min fars producerevirksomhed, da jeg var syv år gammel, jeg vidste, at jeg ville drive egen virksomhed en dag.

(Forretning)