Hvad er forretningsprocessautomatisering (og hvordan kan det hjælpe din virksomhed)?

Her er problemet med teknologi: Det virker ikke altid. Hvert produkt, service eller løsning kan fungere perfekt godt alene, men hvis det er usystematisk kombineret, vil det sandsynligvis opstå operationelt kaos. Dette skyldes, at jo flere teknologier en virksomhed implementerer, jo mere komplicerede systemer bliver - og jo større hovedpine vil de sandsynligvis forårsage i det lange løb. BPA er en type software eller systemiseret metode, der tager vanskelige, overflødige eller ellers komplekse opgaver og forenkler dem til strømlinede hænder -fri proces. På engelsk betyder det, at BPA bruger mindre teknologi til at få det samme arbejde, hvilket gør dine operationer meget mindre komplicerede og meget mere effektive. Målet med BPA er at spare virksomheder tid og penge ved at gennemføre kedelige opgaver automatisk, hvilket øger produktiviteten ved at lade dine medarbejdere fokusere på deres kerneområder af talent.

Hvad er nogle eksempler på forretningsprocessautomatisering? kan bruges i stort set ethvert aspekt af en virksomhed. Fra dokumentstyring og workflow-automatisering til e-mail-underretninger og andre gentagne opgaver kan BPA bidrage til at reducere omkostningerne og undgå spildt arbejdskraft inden for en lang række driftsområder. Tre hovedeksempler er kundeadministration, marketing og kundesupport.

Kundeadministration

Forvaltning af kunder og konti kan være overvældende for små virksomheder. Brug af BPA-software kan gøre dit liv meget nemmere.

"Som et voksende online marketing bureau med to kontorer og kunder over hele landet er der mange bevægelige stykker til hver konto," siger Katelyn McKinley, direktør for klienttjenester hos marketingfirmaet Blue Corona Inc.

Hvor som helst fra tre til 10 personer kan håndtere hver enkelt Blue Coronas kunder, så agenturet bruger BPA-softwaren Central Desktop som et centralt hub for medarbejdere og klienter, sagde McKinley.

Vi bruger Central Desktop til at sikre, at vi aldrig taber bolden, og hver konto medlem er opdateret om, hvad der sker med kontoen, ved hvad der skal gøres til enhver tid og kan få adgang til de filer, de har brug for ved at klikke på en knap, "sagde hun.

Her er nogle måder, hvorpå McKinley sagde, at Central Desktop har hjulpet med at automatisere og strømline agenturets processer:

Samarbejde.

Når nye kunder logger på, oprettes et projekt fra en skabelon, der har alle selskabets standard kickoffmilestre dem og opgaver. Disse omfatter pinging af salgsrepræsentanten for at uploade den underskrevne kontrakt for hele holdet for at se, faktureringsafdelingen for at oprette den første faktura og kontoadministratoren for at planlægge et kickoff-opkald og udfylde en række klientindtagsdokumenter, der derefter deles med resten af ​​kontoholdet.

Automatiske opdateringer.

• Når der foretages ændringer i en eksisterende kundes kontrakt (f.eks. en ændring i deres budget, et nyt service-tillæg), er der en notesblok opdatering af kontoadministratoren ; Denne opdatering sendes automatisk til alle relevante parter (hovedsagelig fakturering) for at advare dem om ændringen. Dokumenthåndtering.
• Når kunder uploader dokumenter, som de vil dele med virksomheden (f.eks. fotos, dokumenter), skal deres konto Team meddeles via e-mail og kan logge ind for at downloade dem, vedhæfte dem til kommende opgaver og mere. Virksomhedsintranet.
• Når medarbejderne logger ind, er standardsiden virksomheden Intranet. Der kan medarbejdere få statusopdateringer fra andre medarbejdere, læse firmasalgsopdateringer og prognoser, se firmaets kalender og kommende arrangementer mv. Fra intranettet kan de også anmode om PTO / ferie (som automatisk sendes til HR for godkendelse), gå til firmaets politikker / håndbog online og meget mere. Det system, som virksomheden tidligere anvendte, involverede derimod en vasketøjsliste over forskellige tjenester til at udføre individuelle opgaver. I selskabets barndom brugte McKinley og hendes personale tjenester som Box.com til at dele filer, Basecamp til projektledelse og kun e-mail til samarbejde. I stedet fandt de, at forskellige mennesker og forskellige afdelinger var afhængige af et system og sjældent udnyttede andre, sagde Mckinley.
• "Jeg kunne gå videre og videre om de måder [automatisering har hjulpet] vores forretning, men at have en software til håndtering af fildeling, projektstyring og internt og eksternt samarbejde har eksponentielt øget vores effektivitet og kvaliteten af ​​vores arbejde," sagde McKinley. . Markedsføring og kundesupport

Som et alternativ til at bruge en enkelt forretningsbaseringssoftware kan virksomheder også oprette et appøkosystem for at strømline deres aktiviteter. Nøglen er at integrere forskellige webapps på en sammenhængende måde, der får dem til at fungere sammen i stedet for at fungere som separate systemer, siger Gabriel Mays, grundlægger af webstedets byggeplads, Just Add Content.

"Vi bruger forretningsautomatisering til at strømline vores marketing og kundeservice indsats, "sagde mays. "Til markedsføring bliver nye blogartikler automatisk sendt til Twitter, Facebook, LinkedIn og Google+. Dette fjerner smerten ved at skulle indsende manuelt til hvert af disse netværk, så vi kan fokusere på andre ting."

Forretningsautomatisering har også hjalp Mays til at gennemføre e-mail marketingkampagner. "Webstedsbesøgere, der tilmelder sig vores nyhedsbrev, tilføjes automatisk til vores e-mailmarkedsliste og sender et gratis kursus til at gøre deres hjemmeside bedre i løbet af en uge [med] en lektion hver dag," sagde han.

Den samme teknologi kan bruges til at forbedre kundesupport. For eksempel, når en anmodning om hjælp er sendt, oprettes en billet i virksomhedens help desk software for at sikre, at anmodningen spores korrekt, forklarede Mays. Derudover uploades alle filer, der sendes med hjælpen, automatisk til en Dropbox-konto for nem adgang og opbevaring, tilføjede han.

Forretningsautomatisering kan også integreres med CRM-software (Customer Relationship Management). "Kunder, der kontakter os via salgskanaler, tilføjes automatisk til vores CRM, så vi kan følge op," sagde Mays. "Derudover transkriberes alle voicemails, der er efterladt i vores telefonsystem efterfølgende, og sendes til os via hjælpekortsystemet for nem opfølgning næste morgen."

Stadig ikke overbevist om, at forretningsautomatisering passer til dig? Her er flere eksempler på, hvordan virksomheder bruger BPA til at maksimere deres ressourcer:

Færre administrative opgaver

"Vi driver en rejse concierge-forretning til Disney Destinations. Vi bruger automatiseringssoftware til alt - kundestyring, automatisk e-mails, betalingspåmindelser, takbogstaver, planlægning af spørgeskemaer, påmindelser om rejseforsikring og endda automatiske månedlige betalinger for visse ting. Vi bruger Infusionsoft og har skræddersyet det til rejsebranchen. Det har frigjort tid til, at vi virkelig kan personliggøre vores kunders ferier og tale med folk på telefonen, så vi ikke gør så meget admin. Det har også trimmet ned bundlinjen med alt det, der kan automatisere, at personalet ikke behøver at gøre eller spore. " -

Amy Sinclair, ejer,

Erfaringerne

Optimeret webstedsadministration "Jeg bruger AffiloTools til den daglige ledelse og overvågning af vores hjemmesider og spotte problemer og fastsætte dem, før de får KissMetrics hjælper mig med at finde ud af, hvordan vores kerne kunder bruger vores hjemmesider. Customer.io hjælper vores kunder på vigtige øjeblikke, når de bruger vores hjemmesider. Optimalt er det vigtigt at optimere vores destinationssider for at forbedre konverteringsfrekvenserne. Endelig tilbyder Geckoboard en højt overblik over vores virksomheds præstationer og bruges inden for vores kontor. " - Simon Slade, administrerende direktør og medstifter,

Affilorama

Bedre projektstyring "Den forretningsproces automatiseringssoftware, som vi bruger, er Redmine. Redmine giver mine medarbejdere mulighed for at holde styr på projekter og opgaver og Hold dig opdateret med nye udviklinger. Programmet sender automatisk en email, når nogen modtager en ny opgave eller fuldfører en gammel. Redmine følger historien om hvert projekt og opgave, så du kan gå tilbage til ethvert tidspunkt for at henvise til noget eller se hvordan det udviklede sig. Der er også mulighed for at stille spørgsmål via Redmine, som har hjulpet os med at kommunikere mere effektivt. Før vores implementering af Redmine blev nogle af vores opgaver tabt eller glemt. det siden vi begyndte at bruge det. Det har gjort os mere ansvarlige og virkelig forbedret vores tidsstyring. " - Vladimir Gendelman, CEO,

Virksomhedsmapper

Effektiv personsporing "På MIT Sloan er vores mål at opbygge et samfund af innovatører til bæredygtighed ud af vores elever og alumner, fakulteter og forskere og partnere i erhvervslivet , regeringen og ngo'er. Det udvidede fællesskab skaber en bred vifte af kontakter, og vi har begyndt at bruge SalesForce til at holde styr på alle. Cirrus Insight tillader mig at oprette kontakter i vores database, logge e-mails og se grundlæggende information om folk, når jeg hører fra dem uden at skulle gå gmail. Det er en stor hjælp. " - Jason Jay, direktør for bæredygtighedsinitiativ, MIT Sloan

Mindre kompliceret juridisk arbejde

Vi bruger brugerdefineret software til at automatisere det juridiske arbejde for at få kunderne ud af mobiltelefonaftaler. Fra kundens synspunkt er de tre involverede juridiske trin (1) påvisning af en overtrædelse, (2) en gyldig indsigelse og (3) at skifte til en ny udbyder i henhold til den nuværende udbydernes kundeaftale. Vores automatiseringssoftware giver kunderne mulighed for at gennemføre disse tre trin på cirka 5 minutter på CellBreaker.com over en 7-dages periode. Super nemt; super hurtig; og garanteret at være effektive. - Jon Colgan, grundlægger og administrerende direktør,

CellBreaker.com

Forbedret prognose Brug af Excel som et planlægningsværktøj fungerer fint, men der er ikke en rimelig metode, som jeg er klar over holde regneark opdateret og korrekt i tide. I sidste ende er det udførelse og betaling for et handelsprogram, der lider. AFS TradePro TPMs prognosemuligheder gør det muligt for Popcorn, Indianas operationshold at planlægge produktionen bedre. Vores indkøbsteam kan gennemgå langsigtede prognoser for at sikre råmaterialer, og logistik kan planlægge transportbehov for at understøtte ekstra volumen under en kampagne. Efter 60 dages levetid på TPM-systemet reducerede Popcorn, Indiana sine handelsfremmende fradrag med over 50 procent. TPM hjalp også Popcorn, Indiana reducerer sin prognosefejl Key Performance Indicators (KPI) med halvdelen; eliminere behovet for at gennemgå og sortere flere Excel-workbooks tidligere indsendt i forskellige formater af hver salgsrepræsentant; og arm salgsteamet med faktabaseret information for at indlede frugtbare diskussioner med kunderne. "- John Kittle, vicepræsident for forretningsplanlægning og indsigt,

Popcorn, Indiana

Mere effektiv kommunikation " AffinityLive er, hvordan vi automatiserer vores agenturs proces. Vi ser øget produktivitet og samlet virksomhedseffektivitet. AffinityLive forener vores proces og strømlinerer kommunikation på tværs af alle afdelinger og kontorer. Fra faktureringens synsvinkel brugte det 10 dage at komme ud af vores vedligeholdelsesfakturaer; nu tager det kun to. Automatisering hjælper os med at styrke de sundhedsvæsen, videnskab og teknologi mærker, der gør verden til et bedre sted. - Rebecca Angelos, vicepræsident for operationer,

HDMZ

Oprindeligt udgivet på Mobby Business .

---

Telefondoktor: Hvordan jeg blev kundeserviceguru

Flere forretninger går tabt på grund af dårlig service og dårlig behandling end dårlig produkt. Kunder skal behandles som en velkommen gæst, når de ringer til en forretning eller kommer i en butik, og ofte behandles vi som irritation eller afbrydelse. Jeg går rundt i landets træningsvirksomheder, foreninger og virksomheder for at gøre det bedre job, når offentligheden ringer.

(Forretning)

Big Sugar er den nye store tobak, og jeg står over for industriens hoved-på

Iværksætteri er ikke for svag i hjertet - især ikke i drikkevareindustrien. Nuværende statistikker placerer succes i den ikke-alkoholholdige drikkevareindustri med ca. tre procent. Succesen kvantificeres af det, der hedder "proof of concept", hvilket svarer til ca. 10 millioner dollars i årlig omsætning.

(Forretning)