Valg af en virksomhedsprinter: Købervejledning

Den type printer, du vil afhente på en kontorforretningsbutik, kommer ikke til at skære den til erhvervsmæssig brug, i det mindste i de fleste tilfælde. Selv små kontorer har normalt brug for langt mere sofistikerede maskiner til effektivitet og produktivitet.

De fleste virksomheder vælger netværksprintere, der kan deles af flere brugere, i stedet for individuelle printere til hver skrivebord. Disse maskiner sparer ressourcer og har en tendens til at vare meget længere end de ikke-kasserede sorter. De tilbyder også hurtigere udskrivningshastigheder, bedre håndtering og avancerede efterbehandling. De fleste er også i stand til at kopiere, scanne, e-maile og faxe.

Netværksprintere er tilgængelige i hundredvis af modeller og i forskellige typer, alle med forskellige funktioner og funktioner, hvilket kan gøre købsprocessen skræmmende. De kan være ledningsnet eller trådløse; laser, LED, inkjet eller fast blæk; og sort / hvid eller farve. Nogle er kompatible med mobiludskrivning, mens andre ikke er det. Du vil også finde store variationer i omkostninger.

I denne købers vejledning afbryder vi dine muligheder for at forenkle købsprocessen. Vi vil forklare de typer businessprintere, tilgængelige funktioner og muligheder, netværksindstillinger, omkostninger og betalingsmuligheder. Vi tilbyder også nogle praktiske tips til valg af den rigtige leverandør.

Typer af businessprintere

Laser / LED

Laser og LED-printere, der er meget ens, er langt de mest populære i kontorer. Ved hjælp af en lyskilde projicerer de et billede på en roterende tromle, som derefter overfører toner til papiret. Disse er pålidelige og hurtige, og de producerer tekst af høj kvalitet. Hukommelses- og harddiskfunktionerne er ideelle til netværk. Løbende omkostninger er rimelige, fordi toner er forholdsvis billigt sammenlignet med andre trykningsmetoder.

På downside er laser og LED-printere dyre på forhånd. De er heller ikke ideelle til fotoudskrivning.

Blækpatroner

Blækpatroner er mere almindelige til personlig brug og hjemmekontorer, selvom de kan være velegnede til små virksomheder. Disse arbejder ved at sprøjte flydende blæk gennem et pinhoved. Blækprintere er billigere foran og billedkvaliteten er høj, så de er gode til brochurer, flyvere og dokumenter, der indeholder grafik. De kan udskrive på mange typer medier.

Selv om det er muligt at finde en inkjet printer til kontorkvalitet med netværksfunktioner, er disse mindre almindelige. Dette skyldes primært de høje løbende omkostninger ved udskiftning af blæk, hvilket ikke er praktisk til højtryksprint. Disse printere er også meget langsommere.

Yderligere printertyper

Mindre almindelige printertyper omfatter:

& bull; Solid-ink-printere , der smelter blokke af farvet voks på papir. Disse har tendens til at være sammenlignelige med laserskrivere i sort-hvid udskriftskvalitet, pålidelighed og løbende omkostninger, men de er overlegne til farveudskrivning. De er også mindre og mere kompakte. Imidlertid er fastblækprintere tilbøjelige til at smitte. Og fordi de er mindre almindelige, er der langt færre modeller at vælge imellem.

& bull; Snapshot-printere trykker på billeder. Fotokvaliteten er meget højere end med andre typer printere. Disse er mere almindelige til brug i hjemmet, men de kan også have forretningsapplikationer.

Farve-sublimeringsprintere , der kommer meget tæt på fotokvalitet ved hjælp af varmeoverført farvestof. Typisk er disse printere forbeholdt virksomheder som grafiske designfirmaer, som skal have overlegen billedkvalitet. Omkostninger pr. Side er ekstremt høj - $ 2 eller mere.

Kablet mod trådløse printere

De fleste af os bruger trådløse printere derhjemme. Hvorfor bekymre dig om at forbinde din computer, når du kan udskrive fra hvor som helst? Kabelforbindelser er dog typisk hurtigere, mere pålidelige og langt mere sikre, som alle er vigtige i forretningsmiljøer, hvor printere bruges mere ofte og af flere mennesker på én gang. Trådløse opsætninger er derimod mere fleksible sammen med at være billigere at implementere. De er også kompatible med mobile enheder som smartphones og tablets.

I vores stadig mobile verden har mange virksomheder - især store virksomheder - valgt at installere applikationer, der tillader mobiludskrivning, enten ved at forbinde enheden til printeren eller ved hjælp af en Wi-Fi- eller Bluetooth-forbindelse. Dette kaldes ofte skydeprint eller mobiludskrivning. Ikke alle printere er kompatible med denne nye teknologi, men det er noget at overveje, om du har en meget mobil-afhængig arbejdsstyrke. Nogle kontorprintere er også kompatible med mobiludskrivningsteknologier som Apple AirPrint, HP ePrint og Google Cloud Print, men det er noget, du skal kontrollere.

Farve vs Monokrom

Hvis du kun udskriver forretningsdokumenter i almindelig tekst-regneark, notater og bogstaver -monokrom er nok fint. Hvis du har brug for at udskrive grafik, brugerdefinerede logoer eller dokumenter med diagrammer og andre billeder, vil du gerne gå med en farveprinter. Monokrome printere sælger stadig overraskende godt, fordi de reducerer løbende omkostninger, men husk at du sandsynligvis sidder fast med den printer, du vælger i mange år. Hvis du har brug for evnen til at udskrive farve i fremtiden, skal du finde en anden kilde.

Virksomhedsprinterfunktioner

En af de første ting at overveje, når det kommer til funktioner, er, om du har brug for en enkelt funktion eller multifunktionsprinter (MFP). Ligesom det lyder, gør en-funktion printere en ting: Udskriv dokumenter. MFP'er kan udføre mange andre opgaver, herunder scanning, kopiering, e-mail og konvertering af dokumenter. Forskellige modeller kombinerer forskellige funktioner.

MFP'er er omkostningseffektive, fordi du undgår at skulle købe flere maskiner, og de optager mindre plads. De hjælper med at strømline dokumenthåndtering og forretningsflytning, fordi du kan faxe, scanne og e-maile dokumenter alle fra samme maskine. Men de er dyrere. Og hvis en person bruger maskinen til at udskrive, skal en anden medarbejder vente på at sende en fax, lave en kopi mv.

Dernæst overveje udskrivningshastighed og lydstyrke, som har en betydelig indvirkning på prisen. Generelt er printhastigheder på mindre end 20 sider pr. Minut (ppm) for langsomme til kontormiljøer; hastigheder på 20 ppm til 40 ppm er tilstrækkelige til de fleste kontorer; og hastigheder over 40 ppm er ideelle til brug i høj volumen. Nogle af de mest sofistikerede maskiner når op til 100 ppm, selv om dette er langt mere end de fleste små virksomheder har brug for. Udskrivningsvolumen kan variere fra basismodeller, der kun indeholder 100 ark i bakken og 250 i kassetten til multifunktionsmaskiner, der indeholder 500 ark i bakken og 2.000 eller mere i to eller flere kassetter.

Hukommelse er også vigtigt. De fleste kontorprintere spænder fra 64 MB til 256 MB RAM, selvom nogle avancerede printere tillader dig at tilføje ekstra hukommelse, hvis det er nødvendigt senere.

Yderligere funktioner, du måske vil overveje, er:

• Automatisk dobbeltsidet udskrivning -Også kendt som duplexing, skal du udskrive på begge sider af papiret uden at genoplade maskinen.
• Automatisk dokumentfødere (ADF) -Scan, kopiere, e-mail og fax dokumenter med flere sider.
• Multipurpose bakker -Print på specialpapir som konvolutter, postkort, visitkort, brochurer og stort papir.
• Dots per inch (dpi) -Det antal prikker pr. Kvadrat tomme kan printeren passe på et stykke papir. Jo højere antal, skarpere dokumenter og billeder vil være.
• USB og kortlæsere til at udskrive uden computer.
• Interaktive berøringsskærmebetjeninger for nem brug og bekvemmelighed.
• Energy Star-overholdelse for reducerede driftsomkostninger.

Netværksindstillinger

Deling af en printer blandt så mange medarbejdere som muligt giver praktisk og økonomisk mening. For at gøre dette skal printeren være forbundet til dit kontornetværk, som gør det muligt for brugere at udskrive til en enkelt maskine fra deres respektive desktops, laptops, mobilenheder og nogle gange eksternt.

Der er to måder at forbinde en laserprinter til dit kontor netværk: Køb en printer, der har indbygget netværksfunktioner eller vedhæft en printer til en dedikeret printernetkort. Printere med indbyggede funktioner er enklere at forbinde men vil sandsynligvis koste mere. I begge tilfælde kan du enten leje en ekstern sælger til at foretage opsætningen (hvis den ikke er inkluderet i købs- eller lejeprisen) eller stole på dit interne it-personale (hvis du har en).

Mange kontorer har brug for mere end en printer. Kun så mange medarbejdere kan stole på samme printer uden at køre i logjam, så virksomheder vælger ofte at købe en laserprinter til hver afdeling, gruppe eller team. Separate printere kan opholde sig på samme netværk, så medarbejderne kan skifte frem og tilbage blandt dem. Dette er især nyttigt, hvis medarbejderne skal skifte fra en monokrom maskine til en farvemaskine, for eksempel. Du kan også bruge undernetværk, der giver bestemte brugere adgang til kun bestemte printere. Disse bruges nogle gange til at begrænse eller begrænse adgangen til farveprintere, fordi deres driftsomkostninger er så meget højere.

Erhvervskriveromkostninger

Åh, det magiske spørgsmål: Hvor meget skal jeg bruge? Dette er et vanskeligt spørgsmål at besvare uden at kende de specifikke behov i din virksomhed, men vi giver dig en generel ide om hvad du kan forvente.

Du kan købe en grundlæggende hjemme printer til under $ 100 i disse dage, men don ' Forvent ikke, at printerpriserne skal sammenlignes. Printerkvalitet i erhvervskvalitet er langt mere avanceret og sofistikeret, og prisen afspejler det.

Grundlæggende inkjetprintere designet til meget små virksomheder starter i størrelsesordenen $ 150 til $ 300, men disse er ikke robuste nok til de fleste kontorer. Sikker på, at de er en mulighed, hvis du er på et meget begrænset budget, men også faktor i de samlede omkostninger ved ejerskab, som omfatter udskiftning af blæk. På et vist niveau af udskrivningsvolumen overstiger kostprisen ved et billigt inkjet plus blækomkostningerne at købe en dyrere laserprinter, der har lave løbende omkostninger.

De mest grundlæggende farvelaserskrivere starter ved $ 300, men modeller, der er egnede for små til mellemstore kontorer koster normalt $ 750 til $ 3.000. High-end-laserskrivere med netværkskapacitet koster ofte $ 5.000 til $ 10.000 eller mere.

Leasing vs. Buying

Mange virksomheder vælger at lease printere frem for at købe dem direkte. Dette sparer forhåndsudgifter - du betaler lidt eller ingenting ned - og det giver dig mulighed for at handle i maskinen hvert par år til en nyere eller bedre egnet model. Du ville ikke lease en $ 300 inkjet printer, selvfølgelig, men det begynder at give mening, når du taler om laserprintere, der koster tusindvis eller titusindvis af dollars. Én ting at bemærke, selvom: Leasing er dyrere i det lange løb på grund af leasing / finansieringsgebyr.

Leasingbetalinger spredes over en periode på måneder, normalt 12 til 60. Jo længere lejekontrakt, jo lavere månedlige betalinger vil være.

Printervedligeholdelse og service

Laserskrivere kræver regelmæssig vedligeholdelse, herunder rengøring, inspektion og udskiftning af brugte og defekte dele. Regelmæssig vedligeholdelse hjælper med at forhindre uventede brud, og det forlænger maskinens levetid.

De fleste producenter og sælgere tilbyder vedligeholdelses- og serviceaftaler mod et ekstra gebyr. Disse dækker typisk udgifterne til kontorbesøg til regelmæssig service og vedligeholdelse samt reservedele, såsom en toner og tromler. Nogle sælgere opkræver en fast årlig rente, mens andre prislægger deres planer baseret på dit udskrivningsvolumen. En standard sats baseret på udskrivningsvolumen er 1 eller 2 cent pr. Side. Mange producenter tilbyder rabatter, hvis du køber planen, når du køber maskinen, i stedet for at vente, indtil garantien udløber, eller hvis du betaler for flere år på forhånd. Husk også, at prisen på serviceplaner stiger, efter at garantien udløber, fordi du bliver nødt til at betale sælgeren for at sikre, at maskinen er i orden.

Du behøver ikke købe en serviceaftale -En sælger bør ikke tvinge dig - men det er klogt. Du bliver ikke nødt til at håndtere uventede reparationsomkostninger undervejs, og du vil sandsynligvis få hurtigere service, hvis maskinen ikke fungerer.

Inden du underskriver en serviceaftale, skal du læse fine print for at finde ud af, hvad den dækker . Nogle dækker ikke hvad der betragtes som rutinemæssig vedligeholdelse, og definitionen af ​​den kan variere fra virksomhed til virksomhed. Andre vil ikke dække varer som toner. Vær også ikke bange for at stille detaljerede spørgsmål. Hvis printeren bryder sammen, hvad er proceduren for at anmode om et serviceopkald? Hvor lang tid tager det for en tekniker at ankomme? Er dele og komponenter opbevaret på lager til fart under reparationsprocessen?

Sådan vurderer du dine behov og budget

Før du begynder at handle, er det vigtigt at vurdere virksomhedens behov - hvad vil du have, printeren skal gøre? Hvor mange mennesker vil bruge det? Er hastigheden vigtigere, eller vil du prioritere udskriftskvaliteten? Vil du bruge printeren til grundlæggende dokumenter som regneark og Word-filer, eller vil du udskrive dokumenter, der indeholder grafik og fotos?

Identificer, hvordan printeren skal bruges, og lav en liste over dine højeste prioriteter og skal have funktioner. Listen behøver ikke at være en vær-og-slut-alle. Chancerne er, at du snuble over andre funktioner og prioriteter senere i processen. Men det tager tid at vurdere dine behov på forhånd, hvilket gør det lettere at luge gennem de utallige muligheder, der er til rådighed, og det hjælper leverandører anbefaler de typer og modeller, der passer bedst til din virksomhed.

Overvej dit budget også. Hvad er du villig til og / eller i stand til at bruge? Kom op med et ideelt udvalg og derefter et loft - en pris, der er din absolutte grænse. Husk på, at businessprintere er en vigtig investering, fordi de er kritiske for de daglige funktioner. Den billigste model på markedet giver ofte ikke det bedste bang for din buck på lang sigt. Du ønsker ikke at overskride dine midler, men du vil heller ikke fortryde købet senere.

Valg af sælger

Din endelige opgave er at vælge en sælger. Nogle leverandører sælger flere mærker, og andre arbejder direkte for en enkelt producent. Det er ligegyldigt, hvilken du vælger, så længe du vælger en velrenommeret sælger, der tager sig tid til fuldt ud at forstå dine behov, snarere end at skubbe til det højeste salg.

Nogle ekstra tips:

• Vær opmærksom på salget taktik -Se til sælgere, der uddanner dig om alle de tilgængelige muligheder. Vær forsigtig med alle, der forsøger at skubbe produkter, der er mere end hvad du har brug for. At lave forslag er fantastisk, men at være for aggressiv er ikke ok.
• Bede om referencer -Enlig velrenommeret leverandør bør være villig til at give referencer fra kunder, der har købt den samme model, du overvejer. Tal med disse kunder for at finde ud af om de er tilfredse med ikke bare modellen, men kundeservice. Har virksomheden været hurtig til at reagere på serviceopkald, for eksempel?
• Anmod om en prøveversion på stedet -Der især ikke med dyre maskiner, vær ikke genert med at anmode om en on-site prøveversion. Der er ikke noget som at bruge en maskine til at vurdere, om det passer godt. Er printeren brugervenlig? Er du tilfreds med funktionerne, udskriftskvaliteten og udskrivningshastigheden?
• Køb rundt -Met med flere leverandører, før du vælger en for at sammenligne referencer, priser og servicekvalitet. Udover prisen bliver du overrasket over, hvor meget du kan fortælle om et firma eller en sælger, bare ved at mødes personligt. En vil sandsynligvis skille sig ud.

BackgroundReport.com: Den bedste online DIY Baggrundskontrol Website

Efter meget forskning og analyse anbefaler vi BackgroundReport.com , da vores 2018 vælger den bedste online DIY baggrundsundersøgelseswebside. For at forstå, hvordan vi valgte Vores bedste valg, du kan se vores metode, samt en omfattende liste over baggrundstjekktjenester og websites på vores bedste side.

(Løsninger)

Infografisk: 4 måder at acceptere kreditkort

Accept af kreditkort er et must for små virksomheder. Uanset om din virksomhed lige er begyndt eller overgået fra en kontantmodelmodel, kommer en af ​​de største udfordringer med kreditkort til at forstå de forskellige typer kreditkortbehandling, som er tilgængelig for små virksomheder. Gå med den forkerte mulighed, og du kigger på en kostbar fejl og en fremtid fuld af hovedpine.

(Løsninger)