5 Enkle dokumenterede måder at forbedre dine e-mail-vaner
Har du lyst til, at dine e-mails tager over dit liv? Hvis du bruger hele din tid ind og ud af kontoret, læser og svarer på meddelelser, har du sikkert ret. Men den gode nyhed er, at der er nogle hurtige og nemme måder at få kontrol over din indbakke på, som får dig til at føle sig meget mere produktiv og meget mindre stresset.
Klar til e-mail-eftersyn? Følg disse fem viste tips.
Afmeld
Du tror måske, at du gør dig selv en tjeneste ved at abonnere på relevante e-mail-nyhedsbreve, men det kan være bedre at finde andre måder at holde dig i løkken uden at tilstoppe din indbakke . Modtagelse af mange e-mails hver dag er allerede overvældende, og hvis du er en abonnementsharder, gør du kun tingene hårdere for dig selv.
Ifølge en undersøgelse fra Harris Interactive kan medarbejderne ikke følge med mere end 50 e-mails på en dag, rapporterede ABC News. Undersøgelsen, som satte spørgsmålstegn ved omkring 2.000 amerikanske voksne, viste, at kun 6 procent af medarbejderne sagde, at de kunne bære mere end 50 e-mails om dagen. Undersøgelsen viste også, at en ud af fem medarbejdere føler, at de er under pres på grund af e-mail overbelastning.
Ved at skære nogle af eller alle de abonnementer, som du ikke absolut har brug for, kan du også skære ud af stresset Du oplever som et resultat af en altid fuld indbakke.
Planlægning af email breaks
Det kan forekomme indlysende, men at kontrollere dine e-mails hvert 5. minut kan få dig til at føle sig stresset og kan gøre dig mindre produktiv. Hvis du konstant tjekker og reagerer på e-mails, hver gang en ny meddelelsesmeddelelse dukker op, får du aldrig højt prioriteret arbejde. Men det er ikke godt for virksomheder at lade folk hænge i din indbakke. I stedet skal du prøve at planlægge bestemte klokkeslæt i løbet af dagen for at åbne og svare på e-mails.
En undersøgelse, der blev offentliggjort i tidsskriftet Computers in Human Behaviour, så på arbejdstagere, der kun begrænsede sig til at kontrollere deres email kun tre gange om dagen. Undersøgelsen viste, at disse arbejdstagere var mindre spændte, mindre stressede og mere produktive end dem, der forladte deres anmeldelser og kontrollerede deres e-mails konstant i løbet af dagen, rapporterede New York Magazine.
Hvis du er bekymret for manglende presserende meddelelser fra kunder eller vigtige opdateringer fra din chef, så prøv at konfigurere filtre i din indbakke for at advare dig kun, når de betydelige e-mails kommer igennem. Gem resten af dine meddelelser for dine tildelte email breaks.
Forlad e-mails på kontoret
Når du er ude af kontoret - være det når du kommer hjem efter en lang dag, når det er weekenden eller endda når du er på ferie - sørg for at du har fået dine e-mails slukket. Med de fleste medarbejdere, der bruger smartphones, der er bundet til deres arbejdsemails, kan det føle sig umuligt at undslippe fra kontorets ansvar og stress, men undersøgelser viser, at opretholdelse af denne forbindelse er faktisk dårlig for dit helbred.
Ifølge en undersøgelse af arbejdspladsindstillinger 59 procent af de amerikanske arbejdstagere bruger deres mobile enheder til at arbejde efter normale åbningstider, fortæller Fortune.com. En anden undersøgelse fra Good Technology fandt, at 68 procent af befolkningen tjekker deres arbejds-email inden kl. 8, 50 procent tjekker det mens de er i seng, 57 procent gør det på familieudflugter og 38 procent kontrollerer endda deres email på middagsbordet. Dette kan dog forårsage mere end bare stress på dit mentale helbred; det kan også medføre fysiske problemer. Sammen med psykiske problemer kan det også føre til gastrointestinale og kardiovaskulære problemer ved at tjekke e-mail uden for arbejdstiden. En undersøgelse i tidsskriftet Chronobiology International findes, som rapporteret af Fortune.com.
Det er OK at tjekke ind, hvis du forventer en vigtig opdatering, men det er bedre for dig, hvis du ikke kan opholde dig i kontormodus på dine ikke-arbejdstider.
Skift til instant messaging
Nogle gange er den bedste email-strategi ved at vide, hvornår man slet ikke skal bruge e-mail. Hvis du har frem og tilbage med din chef eller en medarbejder, der ikke kræver et møde fra ansigt til ansigt, men tager værdifuld tid over e-mail, kan du udnytte din virksomheds øjeblikkelige meddelelsessystem. Du kan også bruge andre chat muligheder som Slack eller Gchat. Instant messaging (IM) kan tage noget af ventetiden ud af din samtale og holde dig væk fra din allerede stressende indbakke.
Ifølge en rapport fra The Radicati Group fortsætter brugen af instant messaging fra virksomhederne at vokse; Antallet af IM-konti globalt udgjorde 3,2 mia. i 2015. Og det bruges ofte i de samme situationer, hvor mange mennesker normalt vil stole på e-mail. Og ifølge The Guardian har mange virksomhedsejere konstateret, at skift til instant messaging har reduceret stress og forenklet daglig intern kommunikation. For eksempel sagde Steven Drost, administrerende direktør for Stipso, at han plejede at vågne op til 100 e-mails hver dag, men efter at have skiftet til IM, anslog han, at hans indbakke var omkring 60 procent mindre fulde. The Guardian rapporterede. instant messaging kan også være en distraktion. Brug derfor din chatklients muligheder ved at indstille din status til optaget eller utilgængelig, når du er i møder eller arbejder på et projekt, der kræver din uindividede opmærksomhed.
Hold e-mails kort
Ingen kan lide at læse længe, relaterede e-mails, så spild ikke din tid med at sende wordy e-mails enten.
Ifølge en undersøgelse fra MailTime, jo længere en email er, desto mindre sandsynlige modtagere er faktisk at læse den. Undersøgelsen viste, at 19 procent af befolkningen ikke vil læse en email, der er længere end et afsnit, 51 procent ikke vil læse forbi andet afsnit, 76 vil ikke læse en email længere end tre afsnit og 84 procent vil ikke læse e-mails længere end fire afsnit. Så hvis du vil spare dig selv tid og sikre, at din besked er faktisk effektiv, skal du holde den kort.
Dette inkluderer også e-mail fremad; udsendelse af store, uorganiserede tråde er overvældende for dine kolleger og medarbejdere, fores sagde. Prøv i stedet at udvælge de vigtige detaljer og sende kun det, der er nødvendigt (og til hvem - ikke være for generøse med knappen for svar-alle).
Glem resultatopgørelser! Dette virker bedre
Virksomheder ville være bedre at give regelmæssig og hyppig tilbagemelding om medarbejdernes ydeevne, I stedet for at gennemføre årlige eller halvårlige vurderinger, som de fleste arbejdsgivere gør, finder ny forskning. Fra dårlige ratingstrukturer til frygt for at give negativ tilbagemelding nævner en ny Rice University-undersøgelse en række problemer, som årlige anmeldelser iboende er til stede.
Gør dine medarbejdere almindelig datasikkerhed alvorligt?
I en post-9/11 verden bliver vi ofte mindet om, at vi alle er ansvarlige for sikkerheden. IT-ledere kæmper stadig med måder at få alle i deres organisationer til at tage datasikkerhed alvorligt. Med en række virksomheder, der tillader - endda opmuntrende - deres medarbejdere at bruge deres personlige enheder til at få adgang til virksomhedernes informationer, er data politiets job Avira, en leverandør af datasikkerhedssoftwarere, undersøgte for nylig sine brugere og fandt 38,95 procent af de adspurgte, der sagde, at de overholdt sikkerhedspolitikkerne på arbejdspladsen.
Populære Indlæg