At gøre eller til at delegere: Hvilke opgaver er værd din tid?
Som iværksætter suger du sandsynligvis en masse forskellige opgaver dagligt. Markedsføring, forretningsudvikling, kundeservice, regnskabsføring, webdesign og mere falder helt under din opfattelse - men måske skal de ikke.
Ifølge en undersøgelse af tidsstyring af Alternativstyrelsen arbejder flertallet af små virksomhedsejere mere timer om ugen, end de gerne vil, og de fleste af disse timer bliver brugt i deres forretning snarere end på det - det vil spilder værdifuld tid på den daglige minutiae i stedet for at fremme og vokse virksomheden. Nogle ting, som undersøgelsen af respondenterne sagde, at de mister mest tid, omfatter:
- E-mails
- Administrativt ansvar
- Uplanlagt kommunikation
- Venter på oplysninger
- Opgaver, der er blevet "opad delegeret" til dem af medarbejdere
Som de undersøgte virksomhedsejere benyttede Nancy Hua, administrerende direktør for mobilappoptimeringsfirmaet Apptimize, det meste af hendes "arbejdstid" på disse typer opgaver og reddet de vigtige opgaver for hendes personlige tid efter åbningstid.
"Jeg plejede at udføre mine daglige opgaver - møder, ansættelse, administration, e-mails - under normal arbejdstid og derefter kl. 17.00 til 1.00 var jeg arbejdet med alt, der krævede hårdere, udvidet planlægning og strategisering", fortalte Hua Business Nyheder Daily. "Omkostningerne ved denne tilgang er, at du arbejder konstant, og du er ofte ikke i toppetilstand, når du gør det vigtigste, unikt værdifulde arbejde."
Selvom de driver en velfungerende virksomhed, er iværksættere har tendens til at lade meget mere arbejde jord på deres tallerkener, end det er nødvendigt. Hvorfor påvirker dette dilemma så mange virksomhedsejere? TABs vicepræsident David Scarola mener, at det er et spørgsmål om manglende overdragelse.
"De fleste virksomhedsejere delegerer ikke så meget som de burde", siger Scarola, hvis firma tilbyder business coaching og rådgivningstjenester. "De bruger meget tid på at gøre noget for at betale noget meget lavere løn til at gøre. De har heller ikke nogen til at svare på. Det vil sige, at de ikke har nogen [over dem] for at holde dem ansvarlige. Dette gør det muligt at arbejde hårdt, men ikke [arbejder] smart. "
Så hvordan vælger du hvilke opgaver du skal holde fast på, og hvilke som skal delegere eller outsource? Erhvervsledere delte deres tanker om prioritering og finde ud af, hvad der virkelig er vigtigt nok til at bruge din tid på.
Parring af dine forpligtelser
Hvis du er seriøs om at skære unødvendige opgaver fra din dag, er det første du skal gøre bliver fortrolig med delegering. "
" Tidligere eller senere er alle opgaver, der ikke udtrykkeligt delegeres, ender på ejerens plade, "siger Geoff Woo, administrerende direktør for næringsstoftilskudsselskab Nootrobox. "Der er masser af corporate housekeeping for at holde dørene åbne, for ikke at nævne de nye initiativer, der er nødvendige for at vokse virksomheden. Fordi der er så meget på pladen, er det nemt at føle, at du løber på hamsterhjulet med opgaver. "
Hua bemærkede, at du i mange tilfælde er den eneste, der har den fulde forretningskontekst, og nogle beslutninger kan blokeres i afventning af dine input. Men du skal kunne stole på dit hold til at tænke som dig og lære at kommunikere - eller endda overkommere - med hinanden for at holde bolden rullende, når du ikke er den, der håndterer en opgave. Dette er især tilfældet, hvis du ved, at der er noget andet menneske har mere ekspertise end du, sagde Hua.
For at starte denne proces skal du identificere, hvad Scarola kalder "platin" aktiviteter - dem, du ved, at du skal bruge størstedelen af din tid på, og det eneste du kan gøre. Når du har fundet ud af, hvad du absolut skal gøre, anbefalede Scarola at oprette en "to-don't" liste for at hjælpe dig med at beslutte, hvad der skal delegeres til et betroet teammedlem eller tredjepartsfirma.
"Start med at registrere de ikke-væsentlige aktiviteter, du bruger tid på," sagde han. "Du kan begynde at aflevere disse i løbet af tiden."
Allison Maslan, en forretningscoach og seriel entrepreneur, sagde, at alle opgaver, der involverer micromanaging (f.eks. Hyppige præstationsvurderinger eller statusopdateringsmøder), skal kasseres enhver kommunikation, der ikke aktivt bringer ny forretning eller opbygger relationer, der hjælper virksomheden med at vokse. I stedet sagde hun, at små virksomhedsejere har brug for at se sig selv som et større firma, uanset deres sande størrelse, for at indsnævre opgaverne "stort billede" som nye forretningssamtaler, PR og trendsundersøgelser.
"Grundlæggeren skal bruge tid på at arbejde med virksomhedens vision, bygge nøgleforhold, vokse holdet, "sagde Maslan. "Hvis de stadig forsøger at gøre alt for at forblive magre ... vil de enten brænde ud hurtigt eller spinde på samme niveau i årevis."
Takle dine daglige opgaver
Spekulerer på, hvor du skal begynde på din opgaveliste, eller hvordan man får det hele gjort? Her er et par tips, der hjælper dig med at gøre fremskridt uden at føle dig for overvældet.
Lav en daglig og ugentlig plan. Iværksætterne, der skaber og holder fast i en tidsplan, er dem, der er i stand til at få mest udført under deres dag. Scarola anbefalede at lave en liste over de vigtigste opgaver, du har til hensigt at gøre for hele ugen hver mandag morgen. Derefter kan du oprette daglige planer og udfylde andre opgaver omkring de kritiske.
"Start ikke med at læse e-mails og reagere på afbrydelser, når du kommer ind på kontoret," fortalte Scarola Mobby Business. "Arbejd en forsætlig opgaveliste hver dag ud. [Når du] forpligter sig til at gøre noget, blokerer du kortere tid på kalenderen for at arbejde på den opgave."
Hold din plads organiseret. Organisation og effektivitet går hånd i hånd hånd. Tag dig tid til at rydde enhver fysisk og digital "rod" i dit arbejdsområde. Derefter forpligter sig til at holde det på den måde for at spare dig tid og frustration, når du udfører dine opgaver.
"Der er et reelt forhold mellem clearing rod - både internt og eksternt - og [produktivitet]," sagde Maslan. "Hvordan kan du alligevel returnere et telefonopkald, hvis du ikke kan finde informationen?"
Forstå truslerne for din virksomhed (og handle i overensstemmelse hermed). Når du forsøger at finde ud af hvilken opgave fortjener din opmærksomhed først anbefalede Hua at tænke på dine vigtigste strategiske trusler - det vil sige, spørg dig selv, hvad der vil skade din virksomhed mest, hvis du ikke tager det hurtigt i gang.
"Når der er et dusin brande omkring dig, er det svært at modstå fristelsen til at starte whacking på nærmeste flåde, "sagde Hua. "Men ... du er nødt til at fokusere på de største trusler, selvom de ikke er i brand endnu. Jeg minder altid mig om at se bort fra de millioner suboptimale problemer omkring mig for at sikre, at jeg oplader i den rigtige retning."
Begræns antallet af "nøgle" -opgaver pr. Dag. Nu hvor du har skåret din opgaveliste ned til det væsentlige, kan det virke som om hver enkelt genstand på listen skal være din højeste prioritet. Tricket er at prioritere denne liste yderligere og holde antallet af "must-do's" til et minimum. Woo anbefales at vælge en eneste opgave, der absolut skal gøres om dagen.
"Hver dag er der en række krav, der kommer ind eksternt," sagde Woo. "Det er nemt at blive overvældet, hvilket får dig til kun at gøre marginale fremskridt på hver af disse opgaver. Det er værd at afsætte et par minutter i begyndelsen af dagen for at komme op med den ene, mest vigtige ting at få gjort for dagen , og derefter udføre den. "
Tilbage til mine rødder: Hvordan jeg genoptagede mine forældres forretning og slog recessionen
Jeg var 16 år, da min iværksætterrejse begyndte i 1980. Det år, Mine forældre åbnede et uafhængigt uddannelsescenter for børn, kaldet The Learning Experience i Boca Raton, Fla. Jeg begyndte at arbejde der som vaktmester, fyldte gulve, vaske tavler og sørge for at dørene var låst om natten. Jeg genkendte det ikke, men det var en lærerig oplevelse for mig lige så meget som det var for de børn, der var indskrevet der.
Crazy Companies: Bizarre men succesfulde forretningsidéer
Noget er fishy Fik en skør forretningsidé men bange for at prøve det? Det kan ikke være så skørt som du tror. MobbyBusiness spores nogle få virksomhedsejere, der lever, gør ting, du aldrig ville forvente. Alex Andon har hovedfag i marine biologi ved Duke University. Nu ejer han San Francisco-baserede Jellyfish Art , som sælger levende dyrejakker og vandtanke.
Populære Indlæg