Valg af videokonference-service: En købers vejledning
Videokonference er blevet et uundværligt redskab for virksomheder, der forbinder eksterne medarbejdere og partnere på en måde, som telefonopkald og e-mails ikke kan. Underfladen af ikke-verbal kommunikation og deltagerens tonehøjde forbedrer samtalens klarhed og meningsfuldhed. I erhvervslivet kan dette være forskellen mellem en færdig aftale og en ubesvaret mulighed.
Det er vigtigt at vælge den rigtige videokonference-service til din virksomhed. Hvor mange deltagere vil jævnligt sidde på dine opkald? Har du brug for at integrere andre programmer, f.eks. Google Dokumenter, for at dele med andre brugere? Hvor ofte har du til hensigt at benytte videokonferencer? Du skal overveje alle disse faktorer, før du træffer en beslutning. Køb af alle klokker og fløjter kan vise sig at være spild af penge, men at holde sig til en gratis tjeneste muliggør ikke alle de funktioner, du har brug for.
For at hjælpe dig med at indsnævre dine valg, udarbejdede Mobby Business følgende guide til valg af en videokonference-tjeneste, der passer til dine behov.
Er du allerede parat til at vælge en videokonference-tjeneste? Her er en sammenfatning af vores komplette dækning:
- Bedste videokonferencetjenester 2018
- Bedste samlede videokonferencetjeneste til erhvervslivet
- Bedste billig videokonferenceservice
- Bedste videokonferenceservice for mange deltagere
- Bedste Cloud- Baserede video- og telefonkonferencer Samarbejdsværktøjer
Hvordan vælger du den rigtige videokonference-tjeneste
Som med ethvert andet køb er det vigtigt at vide, hvad du skal bruge for at komme ud af din videokonference-tjeneste, før du vælger den rigtige du. Forskellige virksomheder har forskellige behov; for eksempel kan et stort firma måske slække i snesevis af deltagere på én gang, mens et mindre firma måske kun kræver en-til-en-konferencer. Her er hvad du bør huske ud over dit budget.
- Antal deltagere: Overvej hvor mange deltagere sandsynligvis vil sidde på disse konferencer regelmæssigt. Nogle tjenester giver dig mulighed for at forbinde en håndfuld deltagere gratis, så hvis du ikke behøver at forbinde mange mennesker, skal du muligvis ikke betale meget, hvis noget. Andre tjenester er specialiseret i at forbinde et stort antal brugere; nogle endda tillader ubegrænsede brugere at deltage i konferencen. Området er bredt, så det at vide, hvad du har brug for, før du begynder at kigge, kan spare tid og hjælpe dig med at bestemme, hvor mange penge du bør overveje at bruge.
- Brugervenlighed: Det er ligegyldigt hvor mange deltagere Du er vært for, hvis de ikke kan finde ud af, hvordan du bruger softwaren. Sørg for at vælge en videokonference-tjeneste, der er intuitiv og nem at navigere. Ellers kan du starte præsentationer uden at væsentlige deltagere ser eller savner en mulighed for at forbinde helt. Lad ikke en uvenlig brugergrænseflade være den eneste ting, der holder din virksomhed tilbage.
- Typer af møder: Nogle af de avancerede tjenester giver dig mulighed for at lancere forskellige lokaler afhængigt af typen af møde. Kan du lide at være vært for open-forum Q & As, hvor alle kan give feedback? Giver du en præsentation eller et foredrag og foretrækker at andre deltagere bliver dæmpet? Ved at vide, hvilke typer møder du typisk er vært for, eller hvis du er vært for en række møder, skal du søge efter en tjeneste, der kan rumme alle dine behov.
- Mobil oplevelse: Hele punktet med videokonferencer skal kunne sluttes til folk eksternt, og nogle gange betyder det at forbinde fra en mobilenhed. I lighed med brugergrænsefladen generelt vil du prøve en videokonference-tjeneste på dine mobile enheder, både tabletter og smartphones - for at sikre, at alle deltagere, der forbinder via mobilen, får en lige så positiv oplevelse som dem, der forbinder via desktops.
- Video- / lydoptagelse: Nogle gange er det nyttigt at gemme højdepunkterne på et møde til senere. Sikring af din videokonference-tjeneste har video- og lydoptagelseskapacitet, hvis du kan lide at gå tilbage og afspille møder eller konferencer. Hvis dine deltagere ikke er gode til at tage notater, ville et online arkiv af tidligere møder gøre dem nogle gode. Du kan også gemme møder for møder til introduktions- eller træningsmaterialer til nye medarbejdere.
- Skærmdeling: Du kan forbedre møder og præsentationer meget ved at gøre dem mere interaktive, og skærmdeling er et centralt element i at holde deltagerne engageret. Hvis du skal forklare de finere punkter i en præsentation eller vise en ekstern medarbejder, hvordan du får adgang til bestemte dokumenter, kan skærmdeling hjælpe dig med at gøre det hurtigere.
- Programintegration: Mange videokonferenceplatforme tillader integration af tredje -party-applikationer, såsom Microsoft PowerPoint. Deling af software, som du allerede ejer inden for et videokonference-system, kan hjælpe dig med at importere præsentationer og dokumenter. Desuden har mange tjenester noteroptagelser, og nogle giver deltagerne mulighed for at komme ind på handlingen med egne noter. Overvej hvilke applikationer du skal arbejde inden for dit konferencesystem og afgøre, hvor meget indflydelse du ønsker deltagerne skal have over et møde.
- Kundesupport: Sidst men langt fra mindst er kvaliteten af en virksomheds kundeservice. Det er nok værd at give kundeservicen et opkald, før du beslutter dig for at være partner med et firma, så du kan få en fornemmelse for, hvordan det behandler dig. Når noget går galt, vil du have en teknisk supportlinje, der reagerer hurtigt og præcist og behandler dig med den alvorlighed og respekt, din virksomhed fortjener.
Når du har bestemt dine behov, er det værdifuldt at gennemse ledige gratis forsøg og lege med systemerne. Mange videokonferencetjenester tilbyder gratis forsøg, der varer overalt fra en uge til en måned; nogle tilbyder endda gratis forsøg, indtil der anvendes en vis mængde data. Der er ingen grund til at gå i blind, når virksomheder tilbyder så mange testkørsler. Udnyt de gratis forsøg, og sørg for, at en service virkelig opfylder dine behov, og adresser dine prioriteringer tilfredsstillende, før du køber.
Råd fra eksperterne
Før du går videre i din søgning efter den rette videokonference service, er her nogle råd fra industrieksperter om hvad man skal huske på og hvilke spørgsmål der skal stilles. Følgende tips hjælper dig med at undgå nogle af de mest almindelige faldgruber virksomheders erfaring med videokonferencer.
Kontroller kompatibilitet med andre tjenester.
"Hvis du skal bruge mere end et værktøj, skal du sørge for at de interopererer. Der er mange proprietære ting derude, køb ikke tjenester eller produkter, der begrænser dig, for det er især et problem, når nogen uden for din organisation bruger en anden tjeneste. " - Michael Helmbrecht, chefsprodukt og operatør på Lifesize
Evaluer niveauet af support.
"Når du overvejer softwareudbydere af konferencer, skal du sørge for at tilbyde niveauet af kundeservice og teknisk support dig behov. Hvad sker der, hvis du har et problem? Er der nogen tilgængelig 24/7 for at gå igennem fejlfinding? Er træning forudsat inden dit første webmøde? " - Dennis Collins, marketingchef på West Unified Communication Services
Hvad holder fremtiden?
Videokonferencer udvidet menneskelig kommunikation på en måde, som telefonen gjorde mere end et halvanden år tidligere . På samme måde holder nye teknologier i dag allerede lovet om at forbedre og revolutionere videokonferencer, som vi forstår det. Især inddragelse af forstørret virkelighed (AR) eller virtuel virkelighed (VR) i videokonferencer kan skabe en mere fordybende, effektfuld oplevelse. "
" Jeg tror, at AR og VR har mange løfter, "sagde Helmbrecht. "I dag er de i meget specifikke applikationer, men jeg tror, at teknologien, især på den bærbare side, vil udvikle. Det næste stykke bro til AR og VR er lige meget rigere indhold ... og er mere interaktiv, mens de stadig har en fordybende og engagerende videooplevelse. "
Forestil dig at stå i et virtuelt rum med dine forretningsforbindelser, diskutere operationer midt i et hav af interaktive diagrammer, skemaer og prototyper. AR og VR åbner verden for videokonferencer for muligheden for at samarbejde på tværs af store geografiske afstande som om deltagerne fysisk var i samme rum. Den fremtid nærmer sig hurtigt som teknologien udvikler sig; videokonferencer vil kun blive en mere integreret del af forretningen i den digitale tidsalder.
Nogle kildeinterviews blev udført for en tidligere version af denne artikel.
Leder du efter en bedre måde at styre og dyrke din lille virksomhed på? CRM-software (Customer Relationship Management) kan gøre hele forskellen. Uanset om du er på udkig efter en robust CRM-software løsning, en simpel designet til meget små virksomheder eller en gratis version, der passer til dit budget, er der et CRM software valg til dig.
Sådan vælger du en Reputation Management Service
Online reputation management (ORM) hjælper dig med at løse PR-katastrofer eller helt forhindre dem i første omgang. Disse tjenester arbejder også med at etablere og beskytte dit mærke, når krisen er blevet behandlet. ORM kan have en stor indvirkning på din personlige succes og din virksomheds succes Omdømme ledelse går langt ud over blot at forbedre dine søgeresultater.
Populære Indlæg