Overvejer en virtuel assistent? 5 tips til at få det til at virke

Er der så mange opgaver på din opgaveliste, at du næppe har tid til at fokusere på din virksomhed? Hvis det er tilfældet, kan det være på tide at tænke på at ansætte en virtuel assistent.

Uanset om det er en enkelt person dedikeret til at arbejde med din virksomhed eller en tjeneste, der yder assistance efter behov, kan en virtuel assistent (VA) fri dig fra administrative opgaver og lade dig fokusere på det, du bedst gør. Ved at ansætte en fjernbetjent kan du få den hjælp, du har brug for uden omkostningerne i forbindelse med en fuldtidsansat medarbejder.

Hvis du tænker på at bruge en VA til din virksomhed, er det nogle få tips til succesfuldt at finde og arbejde med en.

Ved, hvem de er.

Virksomhedsejere ansætter almindeligvis VA'er til opgaver som PR, sociale medier og andre opgaver i forbindelse med kunden. Hvis du vil betro nogen med dit mærke, er det første skridt at sikre dig, at du stoler på den person.

"Personlighed er vigtig", siger Diana Ennen, grundlægger af Virtual World Publishing. "Du vil have en VA, som du følger med og føler dig tryg ved at stole på dine forretningsoplysninger. Det er OK at få testimonialer og se referencer."

Hvis du ansætter en assistent gennem et personalefirma eller en tjenesteudbyder, skal du sørge for at læs sine anmeldelser og få eksempler på tidligere arbejde, når det er relevant.

Sørg for, at de forstår din virksomhed.

Hver VA har en anden baggrund og færdighedssæt, så du vil finde en, der er bekendt med typen af arbejdet du gør.

"Du vil sikre dig, at VA forstår din forretning og den måde du arbejder på," sagde Jennette Pokorny, chef driftsansvarlig for Human Resources Service Provider EverNext HR. "At skulle træne en VA i din virksomhed bør ikke være dit fokus. Intervju med VA eller firmaet du ansætter som du ville være en intern medarbejder. Spørg dig selv:" Skal de passe til mine behov? Har oplevelsen på de områder, jeg vil bruge dem i? '"

Udvikle betalingsmuligheder op foran

En VA-udbyder vil ofte have en fast pris for at ansætte deres assistenter, men hvis du arbejder med en freelance VA, du bliver nødt til at udarbejde et betalingssystem. Timepriser kan virke som den nemmeste løsning, men fordi VA'er arbejder eksternt, sporer præcis, hvad de laver hver time, kan det være svært.

"Paying time er normalt en undergang for alle," sagde Lis Dingjan, grundlægger af branding og Webudviklingsfirma The Identity. "Det opfordrer ikke din VA til at arbejde effektivt, da nogle opgaver kun tager et par minutter, og det vil skabe et frustrerende arbejdsforhold. Pakke tingene op og [indstil en pris] for batchopgaver, hvis det er muligt."

Uanset om Din lønstruktur, sørg for at du får den bedste service til prisen. Ennen bemærkede, at billigere ikke altid er bedre.

"De mere kvalificerede VA'er kan være dyrere, men de er det værd," sagde hun til Mobby Business. "Ved, hvad du har råd til, og se efter en assistent, der opfylder dine behov."

Vær opmærksom på deres tidsplaner.

Som med enhver fjern medarbejder kan tidszoneforskelle påvirke måden du og din VA arbejder sammen. Business coach Yoon Cannon bemærkede, at hvis en assistent bor i en anden tidszone, skal du kontrollere, at de kan reagere på dig i din arbejdstid.

En anden faktor, der skal tages i betragtning er, at du sandsynligvis ikke er den eneste forretning med hvilken en assistent arbejder. Det er vigtigt at respektere det faktum, at VA ligesom dine faste medarbejdere har andre forpligtelser uden for dine opgaver.

"Husk at VA'er ikke er dine medarbejdere", siger Jackie Gernaey, administrerende direktør for New York-kapitlet for business coaching service provider Alternativstyrelsen. "De kan have konkurrerende tidsplaner med andre kunder."

Kommuniker klart

Kommunikation er nøglen til ethvert vellykket forretningsforbindelse, og det gælder især VAs. At forklare dig selv grundigt via digitale kommunikationsmidler kan nogle gange være svært, men det er nødvendigt at sikre, at din assistent udfører sine opgaver korrekt.

"Hvis en VA ikke fuldfører din opgave med succes, skyldes det ofte, at du ikke forklarer opgaven klart nok," sagde iværksætter og forretningsrådgiver Nate Ginsburg.

"Din egen delegation og kommunikationsfærdigheder spiller en vigtig rolle for at skabe et vellykket resultat med dine VA'er, "tilføjede Cannon. "Tag de få ekstra minutter til at være superklare og specifikke i al din kommunikation."

Oprindeligt udgivet på Mobby Business .

5 Måder at holde medarbejdere engageret i løbet af ferien

Feriesæsonen er glædelig, stressende og spændende for de fleste alle, især som medarbejderens nedtælling til Thanksgiving, jul eller Hanukkah. "Jeg elsker ferieånden og den positive holdning det bringer til liv og arbejde. Det bringer energi og energi bringer kreativitet og motivation, "siger Andrew Filev, CEO for Wrike, en projektledelsestjeneste.

(Ledelse)

Millennials Give Performance Reviews en svigtende grad

Det kan ikke være hvad du siger i præstationsvurderinger, men hvor ofte du siger det, der kan få dine yngste medarbejdere til at søge efter et andet job, foreslår ny forskning. Den traditionelle præstationsproces, der er baseret på sjælden tilbagemelding, har en betydelig negativ indvirkning på mange tusindårige medarbejdere, ifølge en undersøgelse fra Human Resources Services-udbyderen TriNet.

(Ledelse)