Valg af et Business Phone System: En Købervejledning

Hvis du søger efter et nyt forretningssystem i 2018, er der flere spørgsmål, du skal besvare først.

1. Har du brug for et komplet telefonsystem, der omfatter fysiske kontortelefoner, eller kan din virksomhed komme med en virtuel telefontjeneste, der er afhængig af mobilenheder i stedet for traditionelle kontortelefoner?

2. Hvis du har brug for kontortelefoner, hvilken slags tjeneste vil du have? Du skal vælge mellem en traditionel fastnettelefonitjeneste, som leveres af et lokalt eller regionalt telefonselskab, og et VoIP-system (voice over Internet Protocol), som kører over internettet og tilbydes af en lang række udbydere.

3. Hvis du vælger VoIP, vil du huske systemet i din virksomhed (lokalt) eller være vært hos din tjenesteudbyder (skybaseret)?

Vi hjælper dig med at besvare disse spørgsmål, men hvis du allerede ved hvad du har brug for og bare vil se vores anbefalinger til de bedste business telefonsystemer, besøg vores bedste valg side.

Redaktørens notat : Leder du efter oplysninger om business telefonsystemer? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores leverandører vil kontakte dig for at give dig de oplysninger, du har brug for.

Hvis du ikke er sikker på det endnu, læs videre. Vi vil udfylde fordelene og ulemperne ved disse typer af telefonsystemer:

• Virtuelle telefonsystemer
• Fastnetelefoner
• VoIP
• Cloud og lokalsystemer

Virtuelle telefonsystemer

• Virtual telefonsystemer arbejder ved at forbinde et hovedtelefonnummer til fjernarbejdere via deres mobil- eller hjemmetelefoner.
• Disse typer af systemer fungerer som en omfattende viderestillingsløsning, hvor opkald overføres til hver medarbejders udpegede telefon (celle eller hjemme)
• Disse systemer omfatter en række funktioner, såsom automatiserede receptionister, voicemail, viderestilling af opkald, opkaldsscreening og online-faxning.

Fordele: Denne type tjeneste tillader virksomheder med medarbejdere at arbejde fra andre steder end firmaets kontor for altid at præsentere et professionelt ansigt. Det giver også fjernbetjeninger adgang til en række telefonsystemfunktioner, som mobil- og hjemmetelefoner ikke tilbyder.

Ulemper: Virtuelle systemer er ikke komplette telefonsystemer. Dine opkald behandles stadig på dit mobil- eller hjemmenetværk. Dette betyder, at du bliver opkrævet for opkaldet på det virtuelle system og bruger dine mobil- eller hjemmekontrolminutter.

Bedst til: Virksomheder med en stor gruppe af fjernbetjeningsvirksomheder eller selskaber med eget ansvar.

Traditionel fastnettelefoner

• Fastnetelefoner er i dette tilfælde traditionelle telefonsystemer, der typisk støttes af et lokalt eller regionalt telefonselskab.
• Fastnetelefoner, der også kaldes offentlige telefonnet (PSTN), er analoge systemer, der kører via telefonselskabets traditionelle kobling ledninger.
• For at drive en fastnetjeneste har du brug for lokalt PBX (private branch exchange) hardware. Dette er den hardware, der bruges til at oprette flere udvidelser og tillade telefonens systemfunktioner, såsom overførsel af opkald og opkald af mapper.
• Nogle fastnet systemer betragtes i dag som hybrider med VoIP-systemer. Der er en traditionel telefonlinje, der forbinder til en virksomheds datanetværk. Datanetværket i virksomheden bruges derefter til at forbinde hver enkelt telefon.
• Mange fastnet-systemer udfases af telefonsystemudbydere.

Fordele: Fastnet-systemer er en pålidelig og tidsbestemt løsning, som mange virksomhederne er behagelige at bruge.

Ulemper: De fleste telefonsystemudbydere bevæger sig væk fra fastnet, hvilket gør dem sværere, ikke kun at købe, men at reparere, skal noget bryde.

Bedst til: Store virksomheder, der få budgettet til at betale for dem og et internt it-personale til at køre og vedligeholde dem. Nødvendig for virksomheder uden højhastigheds internetadgang.

VoIP-telefonsystemer

• I stedet for de kobberledninger, som fastnetelefonerne bruger, bruger VoIP-telefonsystemer den samme internetforbindelse, som et firma allerede bruger til at komme online.
• VoIP-systemer leverer funktioner, som tidligere kun store virksomheder, der bruger dyrt PBX-hardware, havde adgang til, f.eks. automatiserede arbejdstagerne, opkaldskøer og computerintegration, der gør det muligt at sende voicemails til e-mail-indbakke og computere, der skal omdannes til softphones.
• VoIP-systemer giver fjernarbejdere adgang til en virksomheds telefonsystem fra deres mobile enheder.

Fordele: VoIP-systemer leverer et sofistikeret telefonsystem komplet med alle klokker og fløjter. Disse systemer er nemme at konfigurere og konfigurere, og betydeligt billigere end fastnet-systemer.

Ulemper: Disse systemer er afhængige af din internetforbindelse. Så hvis du er i et fællesskab med spotty internet service, ville denne type telefonsystem ikke virke for dig.

Bedst til: Små virksomheder, der ønsker funktionaliteten af ​​et sofistikeret telefonsystem til en rimelig pris, og virksomheder, der ønsker deres fjerntliggende medarbejdere at få adgang til telefonsystemet.

Hvis du beslutter dig for, at et VoIP-system passer til dine behov, har du nu en anden beslutning om at gøre. Mens alle fastnet-systemer kræver, at du huser det nødvendige udstyr i din virksomhed, giver VoIP-systemer dig mulighed for at købe dit udstyr direkte og selvvært eller at leje udstyret fra din tjenesteudbyder og få udbyderen vært i skyen.

VoIP-systemer på stedet

• Med lokalsystemer er alt udstyr, der indeholder PBX-hardware til at holde telefonsystemet kørende, placeret inden for din virksomhed.
• Systemer i lokaler kræver en stor kapital udgifter, da du køber udstyret på forhånd.
• Mens du betaler engangsafgifter for al hardware med et selvbetjent system, betaler du månedlige gebyrer for din SIP-trunking eller PRI-kredsløb, hvilket gør det muligt at foretage opkald til gøres og modtages.
• Dit it-personale er ansvarlig for at håndtere vedligeholdelse, reparationer og opgraderinger af systemet.

Fordele: Du har altid kontrol over din service. Du stoler på dig selv for at sikre, at den er i gang og konfigureret, hvordan du kan lide.

Ulemper: Der er en betydelig forskudspris, da du skal købe alt udstyr. Derudover har du brug for medarbejdere, som kan servicere og vedligeholde systemet.

Hvad eksperterne siger: "Mange af vores større kunder med behov for høj tilgængelighed, høj sikkerhed og tilpasning slutter med lokaler [ systemer "," Beth English, grundlægger af kommunikationsrådgivning EE & Associates og nuværende bestyrelsesformand for Society of Communications Technology Consultants International, fortalte Mobby Business. "Nogle store virksomhedskunder vil ofte vælge den lokalsamlede løsning, fordi de måske har personalet til at understøtte det, de har brug for en masse tilpasning, eller de er meget bekymrede for privatlivets fred."

Bedst til: Virksomheder der ikke føler sig trygge ved hjælp af skyen og vil have total kontrol over deres system og adgang til udstyr til enhver tid. Også godt for virksomheder med et internt IT-team, der kan oprette og vedligeholde et VoIP-system. Desuden er lokalsystemer bedre egnet til virksomheder med lovgivningsmæssige eller overholdelseskrav, der kan være vanskelige at møde i skyen.

Cloud-baserede VoIP-systemer

• Med skybaserede systemer er der ingen vedligeholdelses- eller hardware-andre end telefoner at bekymre sig om. Tjenesteudbyderen huser, opretholder og opgraderer alle PBX-teknologier til dig.
• Skyen tillader voksende virksomheder nemt at tilføje nye linjer og giver hurtig adgang til nye funktioner.
• Virksomheder betaler typisk et månedligt gebyr på en per- brugerbasis.

Fordele: Der er ingen PBX hardware eller ringetone tjeneste til at købe og vedligeholde. Din udbyder tager sig af det for dig. Du kan konfigurere og konfigurere systemet til din virksomhed, alt fra din computer.

Ulemper: Du har ikke kontrol over hardwareen. Hvis systemet går ned, skal du stole på din udbyder for at rette det så hurtigt som muligt.

Hvad eksperterne siger: "Hvis en virksomhed ikke har et stort personale og ikke har nogen til at styre sit system, er det en rigtig god mulighed at gå med en hosted løsning," sagde engelsk. "[Cloud-baserede telefonløsninger] slippe af med hovedpinen i at skulle opretholde dit eget telefonsystem."

Bedst til: Voksende virksomheder på et fast budget, der ikke har IT-personale til at drive og vedligeholde PBX hardware. Også godt for virksomheder, der ønsker hurtig adgang til nye telefonsystemfunktioner eller har flere placeringer og vil have deres system på en platform.

Nu da du kender det grundlæggende, er du måske klar til at træffe nogle beslutninger. Hvis det er tilfældet, så tjek vores bedste valg for business-telefonsystemer.

Ofte stillede spørgsmål om firma telefonsystemer

Er du stadig ikke sikker på, om du endda har brug for et telefonsystem, eller hvis VoIP passer dig? Intet problem. Her er nogle spørgsmål og svar, der kan hjælpe dig med at træffe en beslutning.

Q: Har jeg brug for et telefonsystem?

A: Det enkle svar er ja. Fordi så meget af en virksomheds succes afhænger af, hvordan det præsenterer sig, har alle virksomheder fordel af en slags business-telefonsystem.

"Vi mener, at uanset størrelse eller type skal enhver virksomhed have de værktøjer og løsninger, der er nødvendige for at præsentere sig selv på en professionel måde, samtidig med at man maksimerer deres evne til at arbejde effektivt og forblive forbundet med kunder og kolleger, "siger Jim Gustke, marketingchef hos Ooma, en virksomhedstelefonsystemleverandør.

Q: Kan ikke mine medarbejdere og jeg bruger bare vores mobiltelefoner til erhvervsmæssige formål?

A: Det er helt sikkert muligt, hvis du vil investere i et virtuelt telefonsystem. Brug af et virtuelt telefonsystem giver dig mulighed for at bruge din mobile enhed, mens du stadig præsenterer et professionelt billede.

Gustke sagde imidlertid, at han ikke ville råde over at bruge mobile enheder uden et virtuelt system. "Selvom det kan være intuitivt, er mobiltelefonplaner simpelthen ikke indstillet til at tilbyde de samme forretningsfunktioner, der specifikt er designet til erhvervstelefonsystemer. For eksempel kan mobiltelefoner ikke tilbyde en virtuel receptionist til at besvare opkald og hurtigt og nemt forbinde kunder med de rigtige kontaktpersoner eller give vigtige forretningsoplysninger som timer og retninger. "

Q: Jeg har altid haft et traditionelt fastnet system. Vil jeg være ulempe, hvis jeg fortsætter med at bruge denne type system i fremtiden?

A: Problemet med fastnet-systemer er ikke deres funktionalitet. De opererer stadig på et højt niveau. Det største problem, du vil løbe ind i med traditionelle fastnettelefonsystemer, er, at nye muligheder ikke længere bliver bygget.

Melissa Swartz, grundlægger af telekommunikationsrådgivningsfirmaet Swartz Consulting, sagde, at branchen har flyttet væk fra tidsfordelingsmultiplexeringsteknologien bruges i traditionelle fastnet-systemer, hvilket har resulteret i en stopper for forskning og udvikling for disse typer systemer. "Der er ingen yderligere forbedringer," sagde Swartz. "Industrien koncentrerer F & U-ressourcer på VoIP, forenet kommunikation og skyarkitekturer."

Derudover sagde hun, at der ikke er nogen softwareopgraderinger til rådighed. Det betyder, at du ikke får adgang til mange nye funktioner og muligheder.

Endelig forsvinder teknisk ekspertise på disse typer af arvsystemer, ifølge Swartz.

"Dele er stadig mest tilgængelige, men bliver sværere at opnå, "sagde hun.

Q: Hvordan kan jeg vide, hvilket telefonsystem og udbyder der passer til min virksomhed?

A:

Beslutningen kommer virkelig ned på de ressourcer, du har til rådighed. Du skal overveje dit budget, uanset om du er en voksende virksomhed, om du har et it-personale, der kan køre og vedligeholde et internt telefonsystem, og om du har adgang til en højhastigheds internetforbindelse. Når du 'vælger en telefonudbyder, sagde Swartz, at det er vigtigt at kigge efter en, der tilbyder mere end bare de værktøjer og funktioner, du vil have i et telefonsystem. Hun sagde, at du vil have en leverandør, der har den tekniske ekspertise, tid og ressourcer til at levere det niveau af support, din virksomhed kræver.

"Undervurder ikke vigtigheden af ​​supportpartneren i din beslutning - sørg for, at deres virksomhedskultur er kompatibel med din," siger Swartz.

Q: Med sky-systemer er der kun et månedligt gebyr, eller er der andre omkostninger Jeg bør være opmærksom på?

A:

Swartz sagde, at der kan være nogle upfront-omkostninger med cloud-hosted telefonsystemer. "Du skal typisk betale for de telefoner og gateways, der ligger på forudsætningen, så du ikke helt undgår upfront-omkostninger, medmindre udbyderen vil" leje "telefonerne til dig." Derudover er nogle Udbydere opkræver opsætnings- og uddannelsesgebyrer.

Q: Med et cloud-hosted system deler jeg en server med andre virksomheder, eller er der en server, der passer til min virksomhed?

A:

Mange cloud-telefonsystemer udbydere tilbyder virksomheder mulighed for at bruge en delt server eller betale ekstra for deres egen dedikerede server. engelsk sagde at vælge en dedikeret eller delt server afhænger af, om du vil have systemet udelukkende afsat til dig, eller hvis du vil købe det som en tjeneste på samme platform, som udbyderen tilbyder til alle andre.

"Det er en god mulighed for en person, der ikke har mange særlige krav eller har brug for en masse tilpasning," sagde engelsk om delte servere. "Hvis du er en stor [organisation] med komplekse behov, vil det ikke være en god mulighed."

Q: Er forbindelsen på et VoIP-system så god som på en fastnet?

A:

Mens nogle brugere måske er bekymrede for kvaliteten af ​​et VoIP-system, og hvordan det lyder, er teknologien kommet så langt, at det næsten ikke er muligt at fortælle forskellen mellem fastnet og internetbaserede opkald. "Det er meget sammenligneligt, hvis ikke bedre, "sagde David Lee, vicepræsident for platformprodukter til RingCentral, af VoIP-forbindelser. "Mange operatører har skiftet til VoIP-baserede systemer, og de fleste kan ikke fortælle forskellen."

For at sikre, at opkaldskvaliteten forbliver klar og stærk, skal virksomhederne være omhyggelige med, hvordan de opretter deres datanetværk, ifølge engelsk. "

" Du skal afsætte en vis mængde båndbredde for at sikre, at opkaldet har kvalitet, og taleopkaldet skal prioriteres over din anden trafik, "sagde engelsk. : Hvilke typer funktioner er tilgængelige i et VoIP-telefonsystem?

A:

Mens funktionelle telefonsystemer tidligere kun blev brugt af store virksomheder, giver nutidens VoIP-muligheder de samme fordele for små virksomheder. Her er nogle af de funktioner, du kan finde mest gavnlige:

Voicemail Voicemail-to-email

• Voicemail-to-text
• Voicemail-transkription
• Viderestilling af opkald
• Opkaldsoptagelse
• Opkaldskøer
• Muligheden for både lokale og gratisnumre
• Interaktivt stemmeopkald
• Interoffice instant messaging
• Konferenceopkald
• Automatiserede medarbejdere
• Extension dialing
• Ringgrupper
• Kataloghjælp
• Opkaldsoverførsel
• Internetfaxing
• Opkaldsrapporter
• Opkaldsovervågning
• Ubesvarede opkaldsbeskeder
• Videokonference
• Online møder
• Instant messaging
• Integrationer med populære programmer , f.eks. Microsoft Outlook, Salesforce og Googles tjenester.
• Spørgsmål: Kan fjernansatte få adgang til et telefonsystem?
• A:

VoIP-teknologi giver medarbejderne frihed til at tage og foretage forretningssamtaler overalt uden behov til en business-dedikeret mobiltelefon. Business VoIP-systemer tilbyder smartphone-applikationer og mobilitetsfunktioner, som giver medarbejderne den fulde funktionalitet af deres skrivebordstelefoner når som helst og hvor som helst.

Q: Hvorfor skal jeg passe på, om mine medarbejdere har adgang til telefonsystemet, når de er ude af kontoret? A:

Mobilitetsfunktioner hjælper arbejdsgivere med at vise, at deres medarbejdere altid er der for at tage sig af deres kunders behov. Mens tidligere kunne medarbejdere kun bruge deres personlige mobiltelefoner til at tale med klienter, da de var væk fra deres skriveborde, kan mobil telefonværktøjer til virksomhederne telefonere nå arbejdstagere uden at give deres private numre, når de vil blive kontaktet uden for kontoret, Lee forklaret.

"Det giver dig mulighed for at repræsentere dig selv med din virksomhedsidentitet," sagde han. Q: Hvis min virksomhed har flere steder, er det ligegyldigt, om jeg har et lokalt eller et skybaseret system?

A:

Selvom både lokale og hostede systemer kan understøtte organisationer med flere steder, kan det ved hjælp af en hostet løsning forenkle ting, siger engelsk. "Hvis du har mange distribuerede websteder, og du skal snakke sammen, er det en måde at standardisere og konsolidere det på en platform."

Nu hvor du ved, hvilke typer af telefonsystemer der er tilgængelige, og hvad hver enkelt tilbyder, nødt til at bestemme hvilken udbyder der er bedst for dig. For at indsnævre dine valg opfordrer vi dig til at tjekke vores bedste valg til forskellige typer virksomheder samt vores komplette leverandørliste, hvis vores forslag ikke passer til dine behov. En rundup af vores bedste valg, vores begrundelse for Valg af hver enkelt og vores grundige leverandørliste for forretningssystemer findes her.

Klar til at vælge et telefonsystem for virksomheder? Her er en sammenfatning af vores komplette dækning:

De bedste forretningssystemer 2018

Bedste telefonservice

• Bedst til små virksomheder
• Bedst til små kontorer
• Bedste virtuelle telefonsystem
• Bedste til opkald Centers
• Redaktørens note: Leder du efter oplysninger om forretningssystemer? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores leverandører vil kontakte dig for at give dig de oplysninger, du har brug for.

• ---

  

  Vælge den rigtige regnskabssoftware til små virksomheder

  Regnskabssoftware gør det nemmere for dig at spore din virksomheds økonomiske sundhed og overvåge pengene, der flytter ind og ud af dine konti. Det kan oprette fakturaer, spore udgifter og generere en række rapporter, der hjælper dig med at analysere din virksomheds præstationer fra forskellige vinkler.

  (Løsninger)

  

  Bedste e-handelssoftware 2018

  Virksomheder har forskellige behov for e-handelssoftware baseret på deres budget, produkter og andre faktorer. Vi undersøgte og gennemgik snesevis af e-handelssoftwareløsninger for at finde de bedste til små virksomheder. Her er en oversigt over vores bedste valg og hvordan vi valgte dem. For at hjælpe dig med at finde den rigtige e-handelssoftware til din virksomhed, skal du læse vores købers vejledning: Valg af den rigtige e-handelssoftware til dine behov .

  (Løsninger)