M-Files Review: Bedste dokumentstyringssoftware Samlet

Hvorfor M-Files?

M-Files er et kraftfuldt dokumentstyringssystem, digitalt arkiverings- og produktivitetssystem, der fylder flere roller og har applikationer til snesevis af forskellige medarbejdere. Det har funktioner til både SMB'er og virksomheder, der kan håndtere et hvilket som helst antal dokumenter til kategorisering og søgning. Du kan se dine virksomheds dokumenter med enhver internetaktiveret enhed.

Brugervenlighed

M-Files hovedgrænseflade ligner det velkendte Windows Explorer-layout. Du kan hurtigt navigere i din database med mapper og udføre lignende funktioner som f.eks. Kopiering og deling af filer til forskellige kilder med blot et højreklik. Dette reducerer behovet for dyr og tidskrævende træning drastisk, da de fleste medarbejdere allerede skal kende en Explorer-type interface. På samme måde emulerer grænsefladen Mac Finder-grænsefladen på Mac. Men en mærkbar forskel er, at mapper er unødvendige. Dokumenterne er udpeget med flere metatags til sortering. Disse omfatter dokumenttype, klient, projekt, dato og status. Der er flere andre tags, du kan manuelt anvende til at gøre browsing og søgning efter bestemte dokumenter nemt.

Dit computersystem og netværk behandler M-filer som et andet drev, som giver dig mulighed for at trække og slippe dine filer til andre steder i din computer eller omvendt. Du kan gemme filer fra et hvilket som helst program til M-filer som om du ville have et andet drev.

M-Files er både en on-premise server og cloud-løsning. Med et hybridsystem som dette, er backup og gendannelsessystemet nemt at håndtere i tilfælde af tab af data.

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der hjælper dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterwebsted. BuyerZone giver dig gratis information fra forskellige leverandører:

Funktioner

M-filer gør scanning og organisering af mange papirdokumenter nemt med optisk genkendelse og optagelse. Denne funktion giver dig mulighed for automatisk at klassificere scannede dokumenter baseret på layout og endda indhold. M-filer bruger intelligent tegngenkendelse til at scanne dokumentets tekst og anvende de nødvendige tags til at kategorisere det. Med denne funktion kan du scanne i tusindvis af dokumenter ad gangen, som automatisk sorteres for let søgning senere.

Dette er en af ​​flere automatiseringsfunktioner, som kan forbedre kontorets arbejdsgang. Flere forskellige processer, som f.eks. Anmeldelse og godkendelsesmeddelelser til kontrakter og standardoperationer, kan programmeres til M-Files for at holde dit kontor kørende som en olieolieret maskine og spare tid på de daglige opgaver.

M -Files holder nøje kig på hvert dokuments historie, herunder når det sidst blev åbnet, hvem åbnede det og hvilke ændringer de gjorde. Den omhyggelige versioning giver mulighed for nem revision og backtracking, som regel helt tilbage til, hvornår dokumentet blev oprettet. Tilladelser kan indstilles for bestemte brugere at have prioritet over bestemte dokumenter og tillade dem at lave noter og kommunikere, mens et dokument er i gang med en anden. Andre tilladelser tillader visse brugere at medforfatter et dokument og foretage samtidige redigeringer. Personale kan også udpege bestemte filer til offline brug, hvis de skal gå uden internetadgang. Udpeg efter projekt, type eller kunde, og du vil kunne tage dem på din bærbare eller mobile enhed. Når du er tilbage på netværket, synkroniseres filerne automatisk med dine ændringer.

Du kan dele filer med kollegaer, klienter og andre tredjeparter direkte gennem grænsefladen, hvilket reducerer behovet for overflødige e-mails og vedhæftede filer med det rigtige Tilladelser givet automatisk. Integration med Outlook giver dig mulighed for hurtigt at slippe e-mailvedhæftninger i M-filer til automatisk kategorisering.

Omkostninger

M-Files 'pris for din virksomhed er baseret på virksomhedens behov, hvor mange brugere du planlægger at tilføje til systemet, og hvis du beslutter dig for at gå med et on-premise system, et cloud system eller hybrid . Mens M-Files er et godt system til små og mellemstore virksomheder, fortalte repræsentanter os, at minimumsprisen starter med omkring $ 1.000 om måneden, hvilket sandsynligvis gør dette system til en bedre værdi for virksomhederne. Heldigvis kan du downloade en prøveversion af applikationen for at se om grænsefladen passer til din virksomhed.

Kundeservice

Vores interaktioner med kundeservicerepræsentanter var positive. De gav kyndige og direkte svar på vores spørgsmål og var gennemsigtige om prisfastsættelse. Da vi beskrev omfanget af vores små virksomheder og budget, var de ærlige i deres vurdering, at deres program måske ikke passer til vores budget, men de hjalp os stadig og var glad for at demo produktet for os alligevel. Du kan nå repræsentanter hurtigt via telefon, email og live chat. Udover direkte support er M-Files vært for en omfattende knowledgebase, komplet med datablade, ofte stillede spørgsmål og vejledninger. Webstedet er også vært for et fællesskabsforum, hvor du kan spørge andre brugere om spørgsmål og løsninger.

Begrænsninger

M-Files er en hybrid af cloud storage og on-premise-opbevaring, hvilket betyder at du kan få adgang til dine dokumenter fra næsten ethvert internet -tilsluttet enhed via en browser. Du skal dog stadig installere software og give tilladelse til enheden, for at det og andre applikationer kan genkende M-Files som et sted for at gemme dokumenter til.

Selvom grænsefladen ser ud til at kende, kan den måske kaste nogle brugere væk mapper er ikke påkrævet. Systemet katalogiserer flere metatags på et dokument for at kategorisere det, men for at maksimere dets søgbarhed, skal du og dine medarbejdere tilføje dine egne specialiserede tags, især når man beskæftiger sig med et stort antal dokumenter. Denne måde at arkivere kan tage lidt at vænne sig til for dem, der er vant til traditionelle metoder til at organisere digitale dokumenter.

Klar til at vælge et dokumenthåndteringssystem? Her er en sammenfatning af vores komplette dækning:

• Dokumentstyringssystemer: En købers vejledning
• Bedste dokumentstyringssoftware og -systemer 2018
• Bedste billigere dokumentstyring
• Bedste dokumentstyring til små virksomheder
• Bedste Mobile Document Management

">

">Sådan accepterer du kreditkort online, i butik eller hvor som helst

Valg af firma, der hjælper dig med at acceptere kreditkort, kan være udfordrende, og der er flere faktorer at overveje, inden du vælger en service. For at finde den mest bekvemme og billigste vej mellem din kundes kreditkort og din bankkonto, vil du søge efter lave takster, få gebyrer og månedlige servicekontrakter.

(Løsninger)

FileHold Express Review: Bedste dokumentstyringssystem til små virksomheder

Vores undersøgelse og analyse af dokumentstyringssystemer i 2018 fører os til at anbefale FileHold Express som det bedste dokumentstyringssystem til små virksomheder. Vi valgte FileHold fra snesevis af dokument styringssystemer vi overvejede. For vores fulde metodologi og en mere omfattende liste over dokumentstyringssystemer, besøg vores bedste pluk-side.

(Løsninger)