Email Etiquette: Dos and Don'ts of Professional E-mails

At reagere på e-mails er en nødvendighed i erhvervslivet, men det tager tid at skrive et tankevækkende, høfligt svar på hver enkelt, der kan spise en god del af din dag. Google har tilføjet en Smart Reply-funktion til Inbox by Gmail og Google Allo, der giver emailers mulighed for at vælge hurtige, automatisk genererede svar foreslået for dem baseret på e-mail-teksten.

Mens der er tid og et sted til dette, Casual svar på professionelle e-mails kan gøre mere skade end godt, ifølge Sharon Schweitzer, grundlægger af Protocol & Ethiquette Worldwide. Automatiserede svar kan reducere forbindelserne mellem afsendere og modtagere, og at skabe mere generiske end tilpassede e-mails kan føre til fejlkommunikation.

Jodi RR Smith, ejer af etiketkonsulentvirksomhed Mannersmith og Schweitzer delte deres råd til at holde e-mails korrekt og professionelle, herunder nogle vigtige doser og ikke, og hvornår man bruger CC og BCC mulighederne.

Dos

Gør: Brug korrekt hilsen

Åbning af en mail med "hej" eller "hej" kan være OK for kolleger Du er venlig med, men for nye kontakter rådede Schweitzer med at starte din email med en ordentlig respektfuld hilsen, som "godmorgen", "god eftermiddag", "god aften" eller "hej". dag "eller" hilsener "er andre sætninger, der ofte bruges på den internationale arena," tilføjede hun.

Gør: Proofread

Før du sender, skal du sørge for omhyggeligt korrekturlæsning og redigering af din e-mail. Du skal søge efter stavefejl, homonymer, grammatik og tegnsætning fejl, sagde Smith. Uforsigtige e-mailfejl vil kun få dig til at se dårlig ud for dine modtagere.

"Disse fejl ser uprofessionelle ud og reducerer sandsynligheden for, at e-mailen bliver taget alvorligt," tilføjede Schweitzer. "Email software leveres med mange professionelle værktøjer som stavekontrol. Brug dem."

Gør: Bliv kortfattet

Det er altid bedst at holde dine e-mails kort og søde. E-mails er ikke ment at være lige så korte som tekstbeskeder, sagde Smith, men de er ment som en form for hurtig kommunikation. Hvis din email er for ordlig, kan du prøve at redigere den for at gøre den mere præcis.

"Modtagere vil kun læse den første linje eller to, før de beslutter at beholde eller slette [en email]," sagde Smith. "Sørg for at du siger, hvad du skal sige tilstrækkeligt."

Gør: Hold roen

Send aldrig nogen e-mail, mens du er vred eller ellers følelsesladet, anbefalede Smith. I stedet forsøge at roe sig ned og derefter tale med den person, du har brug for at adressere ansigt til ansigt eller over telefonen, hvis et personligt møde ikke er muligt. Hvis du gør det, kan du undgå unødvendige forandringer, sagde Smith.

The Don'ts

Må ikke: Brug buzzwords

Akronymer og buzzwords kan forvirre modtagere og få dig til at se uprofessionelt, sagde Smith. Hold dig til at skrive ud fulde ord og brug lægens vilkår for at få dit punkt på tværs, selvom undtagelser kan foretages afhængigt af hvem du e-mailer. For eksempel kan akronymer være acceptable i lejlighedsvis intern email, men enhver e-mail, du sender - især til klienter - skal skrives på et sprog, der er let at forstå, sagde Smith.

Ikke: Sæt nogen ned

Emails kan deles hurtigt og nemt, og der er konsekvenser for at nedbryde andre i varig, digital kommunikation. Undgå pinlig selv - eller værre, mister dit job - ved at sørge for, at du ikke gør nogen kollegaer eller forretningspartnere.

"Du vil aldrig sige noget ondt om nogen i en email," sagde Smith. "Det er simpelthen for nemt for det at blive videresendt og få det til at blive læst af en person, som det ikke var beregnet til."

Må ikke: Punctuate poorly.

Når du skriver en professionel email, skal du holde udråbstegnene til et minimum. Et udråbstegn er for mange, sagde Smith. Hold din tegnsætning professionel, og medmindre du er venlig med den tilsigtede modtager, sagde Smith, at du også bør undgå at bruge humørikoner i e-mails.

"De små blinkende ikoner er til tekstbeskeder," sagde Schweitzer. "De er upassende og uprofessionelle i en forretningsmail. Emoticons kan omdirigere e-mail til et spamfilter eller junk mailbox."

Ikke: Glem samtalen tættere

Afslut din e-mail med en lukning som "bedste" "Med venlig hilsen", "oprigtigt", "tak" eller en anden passende sætning.

"Ved at lade modtageren vide, at der ikke er behov for et svar, fortsætter e-mail-cyklen ikke i evighed," sagde Schweitzer .

Andre tættere valgmuligheder omfatter "ikke nødvendigt svar", "tak igen", "se dig på mødet" og "lad mig vide, om jeg kan få yderligere hjælp."

Sådan CC og BCC korrekt

Kulkopi (CC) og blind carbon copy (BCC) værktøjer er vanskelige. Nogle gange er de nyttige, men hvis de bruges ukorrekt, kan de være problematiske.

Når du bruger CC-funktionen, sagde Smith at huske på, at mindre er mere. Du skal også tænke på, hvad det er, du sender, og hvor vigtigt det er for andre. "

" "Overvej virkelig hvem der skal være i løkken om denne kommunikation," sagde Smith. "Har de brug for disse oplysninger, eller er der noget, de kan føje til samtalen?" Schweitzer tilføjede, at nogle gange er folk så stolte af deres arbejdsprodukt, at de tilføjer et dusin modtagere i CC-linjen og derefter basker i rampelyset efterglød, når alle kommenterer hvor meget eller hvor godt de laver. Dette kan fortolkes som en flot skryt, et skrig for opmærksomhed eller selvcentrerethed, så hold CC-erne til kun dem, der har brug for at vide.

Med BCC-funktionen kan du tilføje nogen til en e-mail-samtale uden at andre ved det, så det kan være lidt sværere at afgøre, hvornår eller hvis det er rigtigt at bruge det. Smith sagde, at der er tidspunkter, hvor BCC-ing andre er en god ide.

Hvis du planlægger noget, men ikke alle i samtalen kender hinanden endnu, bruger BCC alles private e-mails, indtil de er klar til at dele dem med gruppen.

Hvis du er blevet bedt om at afslutte en opgave, så lader den personen vide, at opgaven er i gang, når du inkludere anmelderen via BCC.

• Hvis du svarer til en klient, der er utilfreds , BCC-ing din chef vil sikre, at han eller hun ikke vil blive overrasket, hvis kunden kalder.
• Smith sagde, at det er bedst at forlade dem, der ikke falder ind under kategorien "need to know" ud af en email og reducer rod i deres indbakke. Og hvis du ikke er sikker, sagde Smith, at den bedste tilgang til at tage er at spørge den person, du vil have til CC eller BCC, hvis de gerne vil blive medtaget.
• For flere forretningsmetiketips, besøg denne Mobby Business Guide .

Nogle kildeinterviews blev udført for en tidligere version af denne artikel.

4 Sjove måder at forbedre kommunikationen med medarbejdere på

Arbejdet bliver gjort mere effektivt og effektivt, når der er klar og overbevisende kommunikation inden for en organisation, sagde Todd Kemp, chefkonsulent med ansvar for ICF og grundlægger af NorthWise Group. "I et højt tillidsklar kommunikationsmiljø kan folk arbejde på højere niveauer af ydeevne, fordi der er mental og følelsesmæssig frihed til at fokusere på opgaver og engagere sig varmt og kollektivt med kolleger," Kemp fortalte Mobby Business.

(Ledelse)

35 Inspirerende Leadership Quotes

Uanset om de førte til et firma eller et land, forstod historiens bedste ledere vigtigheden af ​​at give motivation og retning for at nå større mål. Dårlige ledere mister troen og tilliden til de mennesker, de fører, mens store ledere synes at lede uden indsats. Karakter, handlinger og tanker hos en leder, god eller dårlig, gennemsyrer en organisation.

(Ledelse)