Tænk før du skriver: 7 måder at gøre dine e-mails mere professionelle
På trods af de mange digitale kanaler, folk bruger til at forbinde på arbejdspladsen i dag, er e-mail fortsat et af de mest anvendte professionelle kommunikationsværktøjer. Uanset om du interagerer med ansættelsesledere, nuværende arbejdsgivere eller kolleger, vil du gerne være så poleret som muligt i dine meddelelser.
Business News Daglige forretnings- og karriereeksperter for deres råd. Sæt din bedste virtuelle fod frem, hver gang du rammer Send med disse tips:
Husk at nogen kan læse den, når den er sendt.
Som enhver skriftlig besked på en online platform er dine ord ikke private. Hvis du ikke er i orden, når alle ser din email, skal du ikke sende den. Du kan ikke tage din besked tilbage, når den er leveret, så vær forsigtig med, hvad du skriver.
"Før du trykker på Send, spørg dig selv, 'Ville jeg være stolt af denne email, hvis den var på forsiden af avisen ?' Fordi det, der er skriftligt, let kan deles med andre, siger Jennifer Brown, grundlægger og CEO for PeopleTactics.
Få mest muligt ud af din underskrift.
Signaturer gør det muligt for dine modtagere at få en følelse af, hvem du er på fagligt niveau. Sørg for, at du indeholder din titel, firmanavn, yderligere kontaktoplysninger, sociale medier og hjemmesider, siger Lisa Chase Patterson, formand for The Book Bank Foundation.
Hvis du bruger din email fra dit skrivebord og telefon, er det vigtigt at Du matcher din underskrift på begge enheder, siger Zach Feldman, chef akademiker og medstifter af New York Code + Design Academy. Det er uprofessionelt at underskrive meddelelser med grundlæggende signaturer som "Sendt fra min iPhone." [Gå ud over iPhone Mail app med disse e-mail-apps til iOS .}
Opret skabeloner til ofte brugte svar.
Hvis du modtager ofte stillede spørgsmål, er det smart at bruge skabeloner for at sikre, at du giver tilsvarende feedback med hvert svar. Dette sparer dig tid til at artikulere unikke passende meddelelser, siger Lori Bruhns, ejer og formand for Lori Bruhns LLC.
"Efter min erfaring kan de fleste fagpersoners e-mail-svar være forskrivet og tweaked nogensinde så lidt for at gøre det personligt og signifikant til den specifikke e-mail, der besvares, "sagde hun. "Jeg foreslår at tænke på de tre øverste e-mails, der er mest modtagne og skrive et svar på hver enkelt."
Hold det enkelt og organiseret.
Måden du formaterer dine e-mails på, er lige så vigtig som de ord, du vælger. For at præsentere dine e-mails effektivt skal du bruge punktposter til vigtige ting, siger Cynthia Bazin, formand for SmartChic. Dette giver modtagere mulighed for at scanne din e-mail og bestemme det overordnede formål, som de fleste fagfolk vil sætte pris på, tilføjede hun.
Todd Horton, grundlægger og administrerende direktør for KangoGift, anbefaler at holde e-mails enkle. Spørg ikke for mange spørgsmål og forventer et hurtigt svar, sagde han. I stedet begrænse dig til blot et hovedspørgsmål eller punkt pr. E-mail.
"Dette gør to ting: Det hjælper med at gøre meddelelsen nemmere at fordøje og gør det mere håndterbart for modtageren at behandle," tilføjede Horton. korrekturlæst.
Fejl, typografier og stilistiske fejl kan få dig til at virke uprofessionelt eller inkompetent. Korrekturlæsning er afgørende for at øve før du sender en email.
"Skrivning af dine tanker og ikke korrekturlæsning af dem, før du klikker Send kan ødelægge ethvert håb, du havde på professionalisme," sagde Ed McMasters, marketingchef og kommunikationschef på Flottman Company.
For at undgå utilsigtet at sende en ufærdig e-mail, skal du tilføje din modtagers adresse, efter du har skrevet og redigeret din besked.
"I en hvilken som helst e-mail, virksomhed eller ej, kan jeg gerne sætte modtagerens emailadresse i sidste øjeblik, lige før sender ", siger Kerri Garbis, formand og medstifter af Ovation Communication. "På den måde kan jeg være sikker på at læse og genlæse, hvad jeg har skrevet og foretage eventuelle ændringer uden at bekymre mig om en utilsigtet send."
Overvej din timing.
At sende e-mails kan få dig til at glemme dem helt og få dig til at virke uansvarlig og upålidelig. Lori Kaye, grundlægger af Lion Linq, sagde, at du skal svare på din chef, klient, jævnaldrende eller prospekt samme dag, de sender dig email.
"Hvis du ikke har et passende svar eller de rigtige materialer, skal du bare lade dem vide, at du har modtaget deres meddelelse og giver dem [datoen] ... de kan forvente at få de oplysninger, de har brug for, "tilføjede hun.
Brug din emnelinje klogt.
Mange undervurderer vigtigheden af e-mail-emnet linje. Da de tjener som et eksempel på resten af e-mailen, skal emnelinjer være koncise, men grundige nok til at fange læsernes opmærksomhed.
"Folk prioriterer, hvilke e-mails de læser først af, hvem afsenderen er - du skal læs e-mails fra din chef med det samme - og andet af hvad emnelinjen siger, sagde David Erickson, vicedirektør for online marketing på Karwoski & Courage.
Han rådgav, at du spørger dig selv, hvad der vil gøre din modtager interesseret i at læse helhed af din besked og at væve det ind i din emnelinje.
Nogle kildeinterviews blev udført for en tidligere version af denne artikel.
10 Bedste iOS Apps for Business
Hvis du er ind på Apples mobilplatform og bruger en iPad eller iPhone, kan nogle apps virkelig hjælpe med at strømline din virksomhed. Heck, nogle endda arbejder cross platform med Apples andre operativsystemer til Apple Watch og Mac, så du kan synkronisere meget af din virksomhed på tværs af alle dine Apple-enheder.
Springer tilbage: 5 Store virksomheder, der gendannes fra konkurs
At gå dybt ind i erhvervsliv er en stressende og krævende oplevelse. Dæmpende overskud, dyppesalg og manglende evne til at udbetale lån betalinger er ofte fortrolige med konkurs - en virksomheds værste mareridt. Men indgivelse til konkurs betyder ikke altid slutningen af virksomhedens liv. Faktisk kan det i nogle tilfælde endda betyde muligheden for at skabe en ny begyndelse.
Populære Indlæg