9 Dokumenter Din virksomhed skal holde evigt

Tilladelser

Et sæt dokumenter, der er afgørende for, at alle virksomheder skal være let tilgængelige, er tilladelserne, der tillader drift, siger Ian Aronovich, medstifter og administrerende direktør for GovernmentAuctions. Org.

"Mange virksomheder er helt afhængige af tilladelser, og de kan ikke lovligt udøve visse aktiviteter uden dem," fortalte Aronovich MobbyBusiness. "Som følge heraf, hvis du er en virksomhed, der kører på tilladelser, der ydes af staten eller den lokale regering, kan du bedre holde dem rundt hele tiden."

Skatteposter

En virksomheds skatteregister er andre dokumenter Det er værd at holde sig omkring, sagde Aronovich. "Optegnelserne er afgørende for at holde styr på tilstanden og fremskridt i din virksomhed," sagde Aronovich. "Og når IRS (Internal Revenue Service) ønsker at foretage en række inspektioner, har du bedre at have alle dine skattejournaler for at undgå komplicerede forhold."

Aktionæraftaler

Senen Garcia, en administrerende partner på Florida-baserede SG Law Group sagde, at han rådgiver sine kunder om aldrig at miste deres aktionæraftaler.

"Dette dokument indeholder mange vigtige bestemmelser om aktionærers engagement, som f.eks. Beskyttelse for aktionærer og ansvar for aktionærer, ligesom rettigheder til første afslag, kurset af handling for at modtage kompensation for en tilbagekøb af virksomheden eller endda købesalgsaftaler, "sagde Garcia.

Vedtægter

Garcia sagde selskabsvedtægter er også vigtige dokumenter at beholde. "Dette dokument er det styrende dokument for et selskab og indeholder procedurer for håndtering af vigtige spørgsmål, såsom afstemning af bestyrelsesmedlemmer og årlige møder," sagde Garcia.

Leasinger

Uanset om de er til udstyr eller kontorlokaler, Leasingaftaler bør opbevares, siger Gary Naumann, direktør for Enterprise Center Spirit hos WP Carey School of Business ved Arizona State University.

"Ikke kun kan disse have en nyttig levetid efter opsigelsesdatoen, de kan også indeholde gunstige vilkår, du var i stand til at forhandle der vil tjene dig godt i fremtidige forhandlinger, "sagde Naumann. "Med den kæmpe forretning, der altid ledsager en ny transaktion, er det meget nyttigt at have forudgående aftalebetingelser let tilgængelige til sammenligning."

Bestyrelsesmøder

Virksomheder, der er oprettet som virksomheder, bør aldrig forkaste formelt bestyrelse minutter, rådede Christopher McCauley, en Alabama advokat og præsident for Whizkins. Han sagde, at protokollen giver et glimrende billede af bestyrelsens beslutningshistorie.

"Disse oplysninger er relevante for due diligence formål med at forberede sig på finansiering, revision af et selskab og mulige retssager fra en form for regering eller aktionærer" McCauley sagde. "Disse dokumenter er generelt ikke arkiveret, så statsobservationer vil ikke have [kopier]."

Formationsdokumenter

Som en forretningsmægler, der letter salg af virksomheder helt igennem escrowprocessen, sagde Deborah Meeker De vigtigste dokumenter, som virksomhedsejere skal beholde, er dem, der involverer dannelsen af ​​deres selskab eller partnerskab.

"Når et selskab sælges, går det gennem en forretningsmæssig escrow-proces, og et titelfirma skal verificere de personer, der har autoriteten at underskrive på vegne af et selskab eller partnerskab for at sælge, "sagde Meeker, en forretningsmægler med Murphy Business & Financial Corp." Hvis der ikke er noget dokument, der viser de nuværende juridisk autoriserede parter med alle underskrifter, og en part er død eller efter købes ud, vil skabe problemer, salgsprocessen kan blive ganske lang, vanskelig og dyr, da advokater skal involvere sig for at forsøge at sortere alt ud. "

Aktiebeviser

Don Fornes, grundlægger og administrerende direktør for Software Advice, mener, at hans aktiecertifikater er de vigtigste dokumenter til at holde fast til, indtil han dør.

"Dette er det primære bevis for, at du ejer dit firma eller virksomheden du har investeret i, "fornes sagde. "At have dette kan afhjælpe tvister om bevis for ejerskab, og at få dem erstattet er en forholdsvis vanskelig proces, især hvis firmaet eller andre ejere ikke er på din side."

Forpagtninger

Til mursten Nina Ries, direktør for Ries Law Group i Santa Monica, Californien, understregede betydningen af ​​at holde pant og andre lånedokumenter, udbetalingsbreve, der bekræfter tilfredsheden af ​​disse gældsforpligtelser, og gerninger til enhver ejendomsejere ejer.

"Mens amtet opretholder også fortegnelser over ejendomsretten, og mens långivere er forpligtet til at indgive tilfredsstillelse af gælden, når betalingen er udbetalt fuldt ud, vil du have bevis for, at den fulde betaling bliver foretaget, hvis långiveren glemmer eller der er en blanding -på på amtoptagerens kontor, "sagde Ries. "Af samme grund bør du permanent beholde optegnelser over eventuelle domme, der er indtrådt mod dig, sammen med bevis for tilfredshed ved disse domme."

Forstå dine kunder: 8 Undersøgelsesværktøjer til små virksomheder

Forbrugerundersøgelser er værdifulde værktøjer til at tage pulsen fra din målgruppe. Hvad ser dine kunder på, lytter til, tweeting om og køber lige nu? Hvad tænker de på dine produkter og priser? Hvad er deres forventninger til kundeservice? I stedet for at handle på en hunch kan du tage forretningsbeslutninger ud fra data.

(Ledelse)

Hvis du lytter op, vil dine medarbejdere gå op

Hvis du vil have dine medarbejdere til at spille en mere aktiv rolle i din virksomhed, skal du lytte til hvad de siger, viser en ny undersøgelse. De nr. 1 årsagsmedarbejdere tager ikke mere initiativ på arbejde, viser undersøgelsen, at deres ledere ikke får deres input før de træffer beslutninger. Undersøgelsen, udført af John Izzo, forfatter til den nye bog " Opstart: Hvordan tager ansvar ændrer Alt (Berrett-Koehler, 2012), defineret som "at tage initiativ til at gøre virksomheden bedre, herunder at oprette nye ideer, foreslå bedre måder at drive forretning på og tage høj grad af indsats for at forbedre organisationens tjenester.

(Ledelse)