Usundt forhold til din indbakke? Sådan bryder du onde e-mail-vaner
Mens e-mail har eksisteret i årtier, er folk forbundet med det nu mere end nogensinde, finder ny forskning.
Ifølge en undersøgelse af Reachmail, selvom kontrol af e-mail hele dagen kan reducere produktiviteten, gør næsten 84 procent af respondenterne det så ofte. Faktisk sender mere end halvdelen af respondenterne over 10 e-mails hver dag.
Det er ikke kun i arbejdsdagen, at arbejdsemails er distraherende mennesker. En anden undersøgelse fra Reachmail viste, at 75 procent af amerikanerne tjekker deres email på fridage og i de sene aftener, og 61 procent tjekker indbakken mens de er på ferie.
Mens e-mail er en stor traditionel form for kommunikation, bør det ikke være altopslugende. Sådan udvikler du disse vaner og skaber et sundere og mere effektivt forhold til e-mail.
Udvikl en e-mailplan
En af de nyeste trends i e-mail-styring er kendt som "indbakke-nul". Målet er at holde din indbakke ren hele tiden, men de, der udøver denne teknik, har tendens til at tjekke deres email mere end 25 gange hver dag, ifølge undersøgelsen "Work Email Trends After Hours".
Hvis du vil være mindre distraheret via e-mail og mere produktiv, grøft konceptet og lav en tidsplan for at begrænse mængden af tid brugt læsning og svar. Dette minimerer afbrydelser, der sporer din produktivitet på opgaver og sikrer, at du afsætter en tilstrækkelig tid til dem.
Der er ingen regel for, hvilken type tidsplan der fungerer bedst. Hvis du ikke er sikker på, hvor ofte du skal være i din indbakke, skal du prøve at tjekke den på tre udpegede tider hver dag i en uge i et bestemt tidsrum. Derefter reducere tiden den følgende uge, indtil du finder det minimale antal tid, der er nødvendigt for at reagere korrekt.
Forvaltning af forventninger og oprettelse af grænser er en vigtig del af oprettelsen af en e-mailplan. Sørg for, at kunder eller medarbejdere er opmærksomme på den nye tidsplan ved at oprette et automatisk svar med din e-mail-vært eller tilføje dine e-mail-svarstider i din underskrift. På denne måde vil folk, der er vant til øjeblikkelige svar, ikke blive overrasket eller fornærmet, hvis det tager dig tre timer at reagere i stedet for tre minutter.
Organiser indhold i mapper
Oprettelse af mapper, der indeholder rettidige e-mails eller informative meddelelser, er en god måde at blive organiseret på. Hvis du arbejder for et firma med flere afdelinger, kan det være en fordel at organisere din konto ved afdelingen med undermapper for tidsfølsomt materiale.
Afmeld fra emailkæder
En integreret del af e-mail-organisationsprocessen er i magi af unsubscribe link. Det er nemt at blive oversvømmet med tilbud fra virksomheder og leverandører ved at tilmelde sig deres blymagneter, men hvis deres efterfølgende korrespondance kun tilføjer din e-mail-backlog, kan det være på tide at afmelde. Vær hensynsløs med dette; marketingfolk ved, at de har brug for at tjene abonnenternes opmærksomhed, og dit abonnement er deres privilegium.
Hvis du opretter en e-mailplan og gennemfører en streng organisationspolitik, gør din indbakke ikke mere håndterbar, det kan være på tide at overveje et e-mail-administrationsværktøj .
Er tusindårige blevet specielt behandlet på arbejdspladsen?
Når det drejer sig om at tiltrække og fastholde talent, er der ingen tvivl om, at nogle virksomheder skævmer mod årtusinder. Arbejdsgivere giver nem mobiladgang til arbejdsfiler, opmuntrer til sociale medier-interaktioner med virksomheden, fremhæver velgørende initiativer og giver konsekvent feedback fra medarbejdere, ligesom Gen Y kan lide.
Start et nyt job? Vent ikke med at få et godt indtryk
Arbejdsgiverne forventer, at du slår jorden i gang med mere end 60 procent af de ledende medarbejdere siger, at nye medarbejdere har mindre end tre måneder til at bevise deres værd, ifølge til en nylig undersøgelse fra bemandingsfirmaet Robert Half Finance & Accounting. Mindre end 10 procent af arbejdsgiverne giver nye lejer op til et år for at vise deres værdi.
Populære Indlæg