Kommunikationsværktøjer har lavet spring og grænser i de sidste 20 år. Vi har flyttet fra telefonopkald og fax til e-mails og tekst. Med disse ændringer kom et nyt sprog og nye regler for professionel kommunikation etikette. Eksperter anbefalede at forlade humor ud af e-mails for at undgå fejlfortolkning, og argumenter kom over brugen af salutationer og signaturer i svar og fremad, for ikke at nævne kampen om personlige citater i signaturblokke.
Flash frem til i dag. Nu omfatter mange produktivitetsværktøjer instant messaging i deres holdrum og har taget den udfordring et skridt videre med indførelsen af humørikoner i deres systemer. Mens mange af os bruger smiley ansigter, triste ansigter og "LOL" i vores dagligdags uformelle kommunikation med venner og familie, skal de bruges til professionel korrespondance?
"Disse typer kommunikationsværktøjer giver mulighed for fleksibilitet," sagde Dennis Collins, senior marketingchef ved West Unified Communications. "Mange gange bliver kommunikationsværktøjerne skyldige, ikke brugeren, for upassende brug. I stedet skal ledere fokusere på resultaterne af øget og øjeblikkelig kommunikation, og ikke midlerne til at komme dertil."
Der er mange positive til at bruge Slack, Teamwork Chat og det store udvalg af lignende kommunikationsværktøjer. Sharon Schweitzer, en international forretningsmetikekspert, forfatter og grundlægger af adgang til kultur, siger samarbejdsværktøjer giver hold med en udpeget platform til at diskutere og udvikle projekter, så alle kan dele og konsolidere deres ideer.
"Den åbne Udveksling mellem kolleger giver dem mulighed for at sende og modtage information så hurtigt [som muligt], forstærker produktivitet og krydstog kommunikation, "sagde hun. "For et projekt, der omfatter flere teams eller personer, der arbejder fjernt, hjælper disse apps med at genoprette medarbejdere, fremskaffe fremskridt og lette samarbejde. Apperne giver også en udpeget platform til kommunikation på arbejdspladsen uden forstyrrelser af Facebook Messenger eller Google chat, hvilket giver mulighed for større kontor effektivitet. "
Vejledning om, at åben udveksling kan være en udfordring. Mens Collins opfordrer små virksomhedsejere og ledere til at omfavne teknologien og gå med strømmen, opfordrer han også til at indstille parametre.
"Sæt forventninger," sagde han ", og giver vejledninger til deres brug. Tilpasningen af forskellige medier gør en forskel. Du kan 'tale' på en måde i en e-mail og udtrykke det samme udtryk i en chatbesked, kun forskelligt på grund af den mere uformelle karakter. "
Dette inkluderer brugen af humørikoner. Collins har flere grunde til at bruge humørikoner i chats er en god ting, primært når det kommer til konteksten.
"Indhold, der ikke er relevant, er bare støj," sagde han. "Vi bliver oversvømmet med indhold, men når indhold har kontekst, er det lettere at forstå. Emoticons giver den sammenhæng, gør endimensionelle meddelelser mere robuste og viser bøjning." Det giver det, som personen siger en visuel kommunikationsfornemmelse, tilføjer et ekstra lag for at fortælle, om de skrevne ord er ment som en joke, seriøs eller sarkastisk, for eksempel.
Øjeblikkelig kommunikation har også andre fordele. Det bryder ned hierarkiske grænser. I stedet for en email til en chef, så en anden til deres chef, en til den store chef og tilbage igen, nu kan et spørgsmål blive stillet i realtid. Fordi folk ikke har den opmærksomhedsspænding, de har brugt, giver kortere meddelelser med større hyppighed bedre og mere umiddelbare svar, idet et projekt bevæger sig fremad i stedet for at vente på et spørgsmål og svar, der rejser op ad stigen og nedad.
Der kan også være en ulempe ved brug af humørikoner, indenfor eller uden for din organisation. Ifølge en ny undersøgelse fra Amsterdam University, herunder smiley ansigter i din email korrespondance fører læsere til at se dig som mindre kompetente. Hvis det er en bekymring, har Schweitzer nogle råd: For professionelle udvekslinger skal du forlade emojis, LOLs og memes.
"Husk, at din online arbejdsplatform er først og fremmest et professionelt kugle designet til at lette en effektiv og effektiv dialog," anbefalede hun. "Spamming af dine medarbejdere med GIF'er er en sikker måde at forårsage problemer og irritere dine holdkammerater. Hold dine beskeder kort og søde."
Hun går også ind for at bruge professionelle kommunikationsplatforme internt. "Eksterne værktøjer risikerer at udsætte private, fortrolige, varemærkede, finansielle eller andre følsomme oplysninger til offentligheden eller konkurrenterne. Åbn kanalen til de interne grupper, der samarbejder sammen, og sørg for at lukke samtalen til alle, der ikke er involveret i projekt. "
En anden negativ er brugen af platformene til personlig virksomhed. Det bør ikke bruges til at sende beskeder til medarbejdere om ikke-forretningsmæssige emner som weekendplaner eller personlige problemer.
Inden for en organisation er brugen af fælles emojis, memes og GIF'er kan fremme kendskab og fremme den samarbejdsmæssige følelse. Nøglen er at give og håndhæve retningslinjerne for passende kommunikationsformer over kommunikationsværktøjet og -kanalen på arbejdspladsen.
"Brug det som ledelsesmulighed," sagde Collins, "ikke en chefhandling. Sæt dig ned med holdet og forklar protokollen til ind- og udgående kommunikation og arbejde sammen med disse protokollepunkter. Forklar hvad der er OK, og hvad der ikke er. Når det er bestemt, overvåge og engagere - udøv det, du prædiker. "
" Ledelsen kan koordinere med HR for at udarbejde skriftlige retningslinjer til brug for platformen, "tilføjede Schweitzer. "HR-ledere kan træne og debriefe medarbejdere om platformens funktion, værktøjer og retningslinjer, så deres brug forbliver professionel. Retningslinjer forhindrer personlig og uautoriseret brug (for eksempel kontorskvaller). Instruktér medarbejdere om at afstå fra at sende personlige eller følsomme meddelelser; vær klar at som med ethvert onlinemeddelelsessystem er meddelelser ikke private. "
For at forhindre, at dit team bliver distraheret af meddelelser, skal du oprette en overstyring af ledelsen eller politikken, der kræver, at de justerer deres indstillinger, så de kun modtager advarsler vedrørende dem og deres arbejdsgruppe. Dette reducerer spildtid og øger produktiviteten.
Endelig understreger, at en messagingplatform ikke er en erstatning for personlige møder, telefonopkald eller videokonferencer, som alle er mere nemmere og effektiv kommunikation. Mens onlineapplikationer er praktiske, bør de aldrig tage plads til interpersonelle interaktioner i realtid. Det er okay at sende besked for at se, om nogen er til rådighed til at tale, men diskussioner af stof skal stadig ske personligt. Intet elektronisk smiley ansigt eller "LOL" kan erstatte et ægte smil eller et team griner, diskuterer og arbejder sammen.
Emotionsmanne skal gemme i jobinterviews
Vær opmærksom på nervøse nellier - især mænd - du har brug for at få dine følelser kontrolleret, hvis du vil lande et job, viser ny forskning. En undersøgelse fra forskere fra University of Guelph i Canada opdagede, at jobsøgende, der er ivrige udfører værre på jobsamtaler med virkningerne større for mænd end kvinder.
Jobkandidater skal understrege færdigheder, siger eksperter
Med så mange mennesker, der går efter et begrænset antal job, er det afgørende, at jobsøgende gør de fleste af de chancer, de har. Et af de første indtryk arbejdsgivere har af en jobkandidat kommer fra deres CV. Ved gennemgang af et CV vil mange arbejdsgivere fokusere på færdigheder sektionen. Færdighedsafsnittet fortæller en arbejdsgiver hvilken type job kandidaten ville være god til, og om kandidaten har det, der kræves for at lykkes i den stilling, de ansætter.